WordPressのお問い合わせからGoogle Chatへ通知を飛ばすようにした話
弊社の事務所に電話はないので
個々人でスマホを持っているので、代表電話はありません。
いや、正確にはかつてあったのですが、営業の電話しかかかってこず、その対応にリソースが奪われ…が続いた為無くしました。
結果的に良い提案だとしても、文書またはまとまった資料として送ってくれた方が検討しやすいですから。
電話を受けた人が、社内のミーティングでほかの人たちへちゃんと伝えられるとは限らないわけで…（聞いた本人もよくわかってないコトも多かったし）
だから最後は「メールを送ってください」となってしまうんですね。
が、大概文書になったら分かりにくいものしか送られてこないんで、その後話が止まるので…。
メールが届いていない、またはスパムになってないですか⁈
営業内容がまとまっていない件はそれはそれで問題ですが…
さて本題。
2024年に入ってから弊社のウェブサイト「お問い合わせ」から送られる通理メールが軒並み「迷惑メール」に分類されるようになりました。
SPFレコードの設定はすでに終わっていますが、それでも迷惑メールに入ります。
弊社唯一のアクセス窓口であるお問い合わせフォームからの告知が迷惑メールに入ってしまうのは問題です。
これにはGoogleの「メール送信者のガイドライン」要件変更が影響していることは明らか。
迷惑メールになっているなら気がつくので問題はないですが、SPFレコードなどを設定していないとそもそも届かないということが発生しています。
皆さんのドメイン、大丈夫ですか？
お問い合わせをGoogle Chatで受信
弊社の流れを整理すると、
お問い合わせフォームから問い合わせ
代表メールにお問い合わせフォームからの通知メールが届く
通知メールのお問い合わせ内容に対して返信
内容によってGoogleMeetによるヒアリング
となります。
このうち「2.」が生命線で、そもそもメールが届かなければガクブル😖ですが、幸いそこまで至っておりません。
しかしフォームからメールでの通知が不安定なのはよろしくありません。
そこでいろいろ考えまして…
Google Chatでフォームからの通知が来れば良いんじゃね⁈
へと思考が至りました。チャットのスペースに通知が来ればスペースに入っているメンバー全員が気付きます。
あとは現在利用しているフォームのWordPressプラグイン、Ninja Forms。
これはそのままでGoogleChatへ通知を飛ばす方法を考え、見つけたのが下記アドオン。
フォームからGoogleスプレットシートに書き出してくれます。
ちなみにContact Form7でも同様のアドオンがあります。
あとはアドオンの説明通りにGoogleアカウントと紐付け、設定すればスプレットシートにフォームから書き込んでくれます。
ここまで来ればあとはGASを使ってガシガシと書き込むと…
このようにGoogle Chatへ通知されるようになりました。
あと、フォームの送信完了画面に「自動返信メールが届いているか確認してね」的なメッセージを表示しておくと、問い合わせしてくれた人にも注意喚起できますのでお勧めです。
Google Workspace、お勧めします
自前のメールサーバでメールを送受信しているなら、Google Workspaceの利用をお勧めします。
受注の機会喪失などのリスクを考えたらコスパは良いと思いますし、共同作業で文書を作ったり、プレゼン資料を用意したりといった機能もあります。
またGoogle Formから直接Google Chatへメッセージを飛ばせるGASも存在していますので、不安定なメールに頼らない方向で考えた方が良いかもしれません。