#309 いつかのミーティングで思ったこと

先日、電車を待つ間、ふと考えたことがあります。それは「会議の本質」と「時間の価値」についてです。僕はしばしば、会議が終わった後に「あまり意味がなかったかもしれない」と感じることがあります。しかし、それは本当に会議自体が無意味だったのでしょうか、それともその会議の運営に問題があったのでしょうか？
#無意味な時間

ファシリテーションの重要性

会議で重要なのは、ファシリテーターの存在です。ファシリテーターは、会議の流れをスムーズに進め、意見を効果的に整理し、時にはタイムキーパーの役割も果たします。しかし、優れたファシリテーション技術を持つ人材はそう多くありません。だからこそ、ファシリテーション能力を高めるためにも、意識的な努力が必要なのだと思います。ファシリテーションとは「facilitate」という英語が語源であり、「円滑にする」「楽にする」を意味します。ビジネスにおけるファシリテーションとは、会議において活発な議論や発言ができる雰囲気を作り上げ、その目的が達成されるように働きかけることです。
#ファシリテーション

一般的にファシリテーターの役割は、会議の司会進行をイメージする方も多いでしょうが、実際には「場」を作り上げ、会議や議論などの目的達成に導くことが求められます。つまり、ファシリテーターの役割は司会進行に留まらず、いかに参加者が意欲的に参加する「場」をデザインできるかが問われます。そのため、ファシリテーション能力を向上させるには、ファシリテーターの役割と求められる能力を正しく理解し、周到に準備する必要があります。
#テレビの司会者もそう

書記の役割

また、議論を明確に記録するためには書記も重要な役割を担います。議事録は会議後に参加者と共有され、その内容が今後の行動計画に反映されるため、非常に重要な仕事です。ホワイトボードを活用するなどして、会議の目的や議題、出された意見などをまとめておくことで、会議後にホワイトボードを撮影し、メールなどで共有することができます。
議論の骨子や決定・決議事項、今後取り組んでいくことなどを明確にするためにも、書記は必要な役割を果たします。会議の終了後には議事録を作成し、参加者を中心に共有することも大切です。議事録の作成・共有によって、参加者が出した意見や導き出した結論がデータなどに記録され残ることとなります。自分の意見に責任を持ち、自分から結論を考えたり意思決定を出したりすることにもつながると思います。
#書記

デジタルツールの活用

効率的な会議を実現するためには、デジタルツールの積極的な活用も欠かせません。デジタルツールを使って事前に情報を共有すれば、会議の時間を大幅に短縮できます。さらに、必要な情報が事前に共有されていれば、会議での議論はより具体的で生産的なものになります。本来、日常的に活発な情報共有ができる環境であれば、定例会議や報告会議のような意見交換や議論が不要な会議を廃止することもできます。本当に必要な会議のみを開催し、目的に沿った会議運営を行うことで、会議以外の時間を何かを生み出す生産時間に充てることができるようになります。
#より生産性の高い会議に向けて

会議の目的は「話し合い」そのものではなく、「決定を下す」ことにあります。話し合いだけで時間を費やすのではなく、具体的なアクションプランを設定し、それに基づいて動くことが重要です。また、会議は情報共有の場ではなく、既に提供された情報に基づいて具体的な策を練る場であるべきです。
#会議とは決定を下す場所

まとめ

以上のことから、会議をただの時間の消費として終わらせるのではなく、それを有効に活用するためには適切なファシリテーション、効率的な情報共有、そして明確な目的設定が必要です。それには、各自が責任を持って参加し、積極的に意見を出し合うことが求められます。僕たちは、そのためにどう動くべきか、今一度考えてみる必要がありそうです。
#ミーティング