マンパワーが足りない時は？既存社員、社員採用、事務代行どれがベストか徹底解説！
こんにちは、ワカルク公式note編集部です。
「メンバーの退職や産休育休で、欠員が発生！でも、業務量はそのまま…」「新しい取り組みにチャレンジしたい！でも、今の業務でメンバーは手いっぱい。マンパワーが足りない…」そんな悩みを抱える管理職やマネージャーの皆さんは多いのではないでしょうか。
その解決策として考えられるのが、
① 何とかして既存社員に頼む
② 新しい社員を採用する
③ 事務代行サービスを発注する
の3パターン。
今回の記事では、この3パターンのメリット・デメリットを整理・解説します。御社の課題や状況に合わせた、最適な選択の一助になれば幸いです。
既存社員に頼むメリット
コストがかからない
これが一番のメリットではないでしょうか。新規採用するにも、事務代行サービスを発注するにも、かならず追加予算が必要になりますが、既存社員なら追加費用は基本ゼロです（厳密にはそうは言い切れないと思いますが）。どうしても予算をかけられない！という場合は、やはり既存社員に頼むがベターでしょう。
会社のことをよく知っているから、走り出しが早い
既存社員なら自社での業務の進め方や部署の都合をすでに理解してくれているので、1から10まで説明しなくとも新しい仕事をスタートしてくれることが多い。そのため業務の立ち上げも早く、その後の進行もスムーズで、管理職としては最も業務負担もストレスもかからない選択肢だと言えます。
既存社員に頼むデメリット
既存の業務を外す、または軽減しないといけない
既存社員に新しい業務を頼む場合、その人のこれまでの業務を減らす必要がありますよね。減らした業務は他の社員に分配しないといけなくなるので、他の社員の業務が膨らみ、不満も膨らんでしまう…といったリスクがあります。
既存社員にも向き・不向きがある
「これまでの業務で成績優秀だったメンバーに期待して、別の新規事業の立ち上げを任せたけれど、なぜか上手くいかなかった…」というのはよく聞く話ですよね。「日々の業務遂行」と「新規立ち上げ」では、実は異なるスキルセットが必要です。適材適所という観点では向かないケースもあります。
社員を新規採用するメリット
新しい業務をまるっと任せられる
既存社員に新しい業務を頼む場合、どうしても既存業務との兼任にせざるを得ないケースが多いのではないでしょうか。でも、社員を新規採用すれば、新しい業務をまるっとそのまま任せられるので、その業務にフルコミットできパフォーマンスも上がり、マンパワー不足を心配する必要もありません。
その業務に合った人を採用できる
新規採用の場合、担当業務を提示した上でのオファーとなるので、既存社員に頼む場合と違い、その業務に合ったスキルセットや経験を持つ人に任せることができます。そのため、適材適所の人材配置が可能になります。
社員を採用するデメリット
売り手市場化により、採用コストが増大
労働人口の減少により、採用マーケットの「売り手市場化（求職者優位）」が年々加速しています。そのため、求人広告や人材紹介費用はもちろん、オファー額（＝給与）そのものも増大傾向にあります。
実際のスキルレベルは、実際に働いてみないとわからない
業務内容に合った経歴やスキルを持った人を採用できるものの、履歴書や面接のみでは実際のスキルレベルを正確に判断することはできません。採用後にミスマッチが発覚し、多額の採用コストが水の泡に…というケースも少なくありません。
育成・マネジメントコストがかかる
既存社員と異なり、入社後に研修やOJTといったオンボーディングやその後のマネジメントのための時間的・マンパワー的なコストがかかるのも、デメリットの一つ。「早急に業務を任せて、手間なく安定的に回したい」という管理者の思惑とのギャップが生じることもあります。
事務代行サービスを利用するメリット
採用と比べてコスパがいい
正社員を採用するとどうしても、採用費用＋給与（月数十万円〜）の多大なコストが発生してしまいます。しかし事務代行サービスの場合は、毎月の稼働時間ごとに細かく料金を設定している事業者が多く、業務ボリュームに合わせてコストを調整することが可能です。
その分野のスキルを持ったスタッフが対応
通常、事務代行サービスの場合、コーディネーターによる業務ヒアリングを通じて、最適なスタッフをアサインします。経理や人事・労務、広報、マーケティングetc、その分野に精通したスタッフが対応するので、期待に沿ったパフォーマンスを得ることができます。
「頼みにくい」等の心的ストレスがない
事務代行スタッフはあくまで社外スタッフなので、社内での人間関係を気にせず、契約の範囲内であればどんどん仕事を頼むことができます。そのスタッフの専門分野外の業務であっても、異なるスタッフをアサイン可能なため、管理者にとって最もストレスフリーな選択肢の一つだと言えます。
事務代行サービスを利用するデメリット
一定の業務ボリュームがないとコスパが悪い
事務代行サービスの場合、「月●時間稼働で●万円〜」というように最低限の稼働時間と料金が設定されています。そのため、依頼する業務量がそれに満たない場合でも、一定の料金がかかってしまいコストパフォーマンスが悪くなるリスクもあります。
発注するために、多大な手間がかかることも。
事務代行サービス業者によっては、依頼業務の整理や作業マニュアルの準備など、事前準備が多く必要になることもあります。そのため、自社内で完結するよりもかえって手間がかかってしまうケースも。業者選定にあたって「発注の手間がどれくらい必要なのか？」という視点を持つことも大切です。
以上、いかがでしたでしょうか？どの選択肢が、御社の現状にマッチするか少しでも明確になれば嬉しく思います。
ちなみに、私たちのお客様から「事務代行サービスを選んで良かった」というお声をいただくのは、上記の「事務代行サービスを利用するメリット」に加えて、
・新しい事業分野へのチャレンジに、既存社員にはないスキルが欲しかった
・社員1人を採用するほどの業務量はないし、育成の手間もかけられない
・発注時の業務の整理から伴走してくれるパートナーが欲しかった
というケースが多いです。そんな時はぜひお気軽にワカルクにお声がけください！