「何度言ったらわかるの？」もうイライラしない！『伝える』を『伝わる』に変える３つのコツ
こんにちは、自分らしい幸せなキャリア実現パートナー、佐藤千鶴です。
NOTEでは、30年以上にわたって日本企業や外資系企業で働いてきた私の経験から、「先にこれ知ってたら、もっと楽しく仕事やれてたかも」というヒントをお届けしています。
第17回目のテーマは、「「何度言ったらわかるの？」もうイライラしない！『伝える』を『伝わる』に変える３つのコツ」です。
「何度言ったらわかるの？」私も周りもクタクタになってたころ
かつての私は、チームメンバーに仕事をお願いするたびに「頼んだことと違う！」とイライラし、心の中で「何度言ったらわかるの？」と叫んでいました。
あるとき、会議のために頼んだ弁当が時間通りに届かなかったことがありました。私は「ちゃんと手配してね」とお願いしていたのにもかかわらずです。私の「ちゃんと」を察して動いてほしいとこちらは期待していたのに。
こんなやりとりが続くうち、私もみんなも不満がたまり、チーム全体の空気がどんよりしてきました。ある日見かねた先輩に別室に呼ばれました。
そこで言われたのが、「『伝える』と『伝わる』は違うよ」でした。先輩が日ごろからやっているこの３つを聞いて、「あっ、私してない事ばかり」と気づきました。
気づき1：「ちゃんと」をやめて、具体的に伝える
私が頻繁に使っていた「ちゃんと」という言葉は、実は何も伝えてない、そこには相手に何を期待しているのかが見えてきません。私の「ちゃんと」と相手の「ちゃんと」はよほどのことがない限り違っているんです。
例えば、「弁当の手配をお願い」という頼み方ではなく、「幕の内弁当を5つ、12時に会議室に持ってきてください」と、具体的に動けるように頼む。この伝え方で相手はストレスなく、すぐ動けるようになる、これが「伝わる」ことなんだと気が付きました
気づき2：繰り返し伝えることを恐れない
人は1日で新しい情報の74％を忘れると言われています。「1度言ったから伝わっている、は絶対ない」と先輩は言いました。
『ビリギャル』の著者・坪田信貴さんも、「何回言えばわかるのか」の答えは500回だと語っています。また、組織変革のジョン・コッター博士も、変革を周知するには「何万回も繰り返す必要がある」と言っています。
先輩の「どうせ忘れるんだから、しつこいくらいがちょうどいい」を聞いて、大切なことほど、うるさいなと思われることを恐れず、繰り返し伝える必要があるんだと気が付きました。
気づき3：相手にとって簡単な言葉で話す
それまでの私は、正確に伝えようとするあまり、難しい言葉や専門用語を使って話していました。簡単な言葉にすると「それでは意味が変わっちゃうな」と思ってたんです。例えば「言語化する」と「言葉にする」は、まったく同じじゃない、それを私は気持ち悪いと思ってたんです。
でも難しい言葉を使った時点で相手が興味を急速に失い、目のまえで扉がガッシャーンと閉まるより、相手がわかる言葉で扉をまず開けてもらい、それからだんだん扉開いてもらう方が結果、正確に伝わるのではないか。
自己満足の言葉で「伝える」よりも大事なのは、相手がわかる言葉で「伝わる」ことだと気づきました。
私の始めた「伝わる」工夫
話す相手によって使う言葉やどこまで細かく伝えるかを調整する
カタカナ・英語、省略語、漢字の熟語、〇〇的〇〇化を使わない
話の要点を最初と最後 ２回繰り返し伝える
期待している具体的な行動を伝える 、例えば、「次回の打ち合わせ日程を決めてください」ではなく、「候補日を3つ出してください」と言うようにしました。
その効果は徐々にですが出始めました。相手が期待通り、時には期待を超えて動いてくれるようになったんです。チームのどんよりも晴れていきました。
「伝わらない」は相手のせいじゃない
伝わらないことを「相手が理解できないのが悪い」と私は思っていたんですね。でも「伝えるために自分ができること」はまだまだたくさんありました。
「伝わる」工夫することで、どんどん相手とかみ合っていく、そしてみんなで成果を上げていける。その先には自分らしい幸せなキャリアがあるはずです。
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