テレワークで特に有効な能力
二年前に退職しましたが前職でのオフィスワーク及び在宅勤務のテスト(一週間テストというのを実はしてました)の経験と、この二年間の在宅での仕事を続けた経験を元に、新型コロナ対策の1つとして各地で急きょ取り入れられている在宅勤務に必要な能力とは何かを考えてみました。
この記事にて取り上げる能力という言葉は、もしかすると誤解を与えてしまうかもしれません。思考の方向性と言ったほうが近いかもしれませんが、一旦、能力と呼ばせて頂きます。
【事例】とあるオフィスワーカーの働く時間
オフィスワーカーの方の24時間を例にグラフを作成してみました。
オフィスでの業務を9-17時間の定時業務と2時間の残業を行った場合の例です。この方は30代半ばのリーダークラスです。この方のオフィスでの働く時間を分析してみると・・・
一日10時間を超えてオフィスで業務についているのに、メール確認や会議および会議の準備に多くの時間を要してます。そして個人に与えられたメイン業務の時間は驚くこと少なくなります。
では少なくなったメイン業務の時間は集中して業務にあたれるのでしょうか。「もちろん、十分な時間を業務に使用できているよ」という方も居るでしょう。でも絶対数は少ないのではないでしょうか。当然このメイン業務の時間の間には席に付いた途端にかかってくる電話や、後輩からの相談なども日常でしょう。特に頼れるリーダーであればあるほど、集中する時間は減ってしまうともいえるでしょう。
在宅テレワークでの変化の例
先の事例の方が、在宅でのテレワークになった場合、この人はどのような成果をあげられるでしょうか。
PJ会議に参加されていることから、何らかのプロジェクトに関わる業務を行っています。このプロジェクトも当然動かし続けながらの業務が要求されるため、在宅テレワークであったとしても会議時間は必要です。
これは体感ではありますが、会議時間は直接の対面よりもWeb会議などのほうが短く終わることがあります。対面では相手の表情を見て、なんか言いたそうだなと感じ、言い始めるまで目線や表情で促すことができます。しかしこの目線がWeb会議にはありません。そのため「言いたいことありますか?無さそうですね」とか「Aさん、何かありますか」と言葉ですぐに促してしまいがちです。少しずつの余白が無くなることでWeb会議は緊張感がある結果を導くこともでき、これまで2時間の会議が1時間半で終わるということもあるでしょう。逆にWeb会議のほうが時間がかかるとかの話はあまり聞きません。準備セッティングに手間取ったなどは論外です。
また相談なども目の前に居るからできることで、わざわざと思って遠慮したりするや、電話を受ける量も減るかたも出てくるかもしれません。しかしこれらは変わらないかもしれません。しかし一番長く取られる会議時間が短くなるとメイン業務に集中することができるようになったと言う人は多くなるかと思います。
では在宅勤務=業務の成果UPと言えるのか
業務における成果が増えたといえる人と、成果が出ない人では業務の内容によって大きく異なるため、一概にひと括りにした結論づけることはできません。
しかし業務内容とは別に成果が出やすい人と、出にくい人が居るように見受けられます。
新型コロナ対策として、急きょ在宅にてテレワークを始めた方も多い昨今、テレワークで特に有効な能力というものが、あるような気がします。しいてあげるとすると以下でしょうか。
・自分が集中できる場を作る、もしくは選ばない能力
・仕事とプライベートの切り替えスイッチを作る能力
・報連相(ほうれんそう)を能動的にできる能力
自分が集中できる場を作る、もしくは選ばない能力
自宅では集中する場所がない、書斎がないと無いない言っていても事態は収束しません。創意工夫によりこれらの場所を作ったり、家族に何時から何時はダイニングテーブルは仕事場にするとか家庭内ルールを作る交渉や、デスクでないと仕事出来ないという思い込みを変えることで場を整えることはできる人も多いのではないでしょうか。
仕事とプライベートの切り替えスイッチを作る能力
仕事とプライベートの切り替えに、何をしていますか? オフィスワーカーには通勤時間による切り替えや、顔を合わせた人への挨拶などで切り替えていく方が多いのではないのでしょうか。
在宅のテレワークでは通勤はありません。この切り替えのためにスーツに着替えるという人もいますね。何らかの切り替えスイッチを決め、ルーティンにすることで思考も切り替えやすくなることもあります。
報連相(ほうれんそう)を能動的にできる能力
報連相はいつもしているよという方も、顔を見ていない人に突然電話して相談の場合「今こんなこと話してよいのか・・・」「忙しいだろうな・・・」などの躊躇がうまれやすいのではないでしょうか。必要な報告・連絡もできるだけ簡潔になどと意識しやすいものです。
しかし在宅テレワークの場合、実はより濃密に報連相したほうが、業務はスムーズに進むことも多いです。遠慮する気持ちがあるなら、チャットなどを利用して「今、相談いいですか」とか確認すればよいので、より能動的に報連相などのコミュニケーションを取りましょう。
まとめ
オフィスの中では、指示待ちや不平不満を言っていればなんとかなった人も在宅でのテレワークでは「誰かが気がついてくれる」ことは少ないです。問題・課題も能動的に解決する力がより必要とされているのではないでしょうか。