Power Automate Desktopの初心者向け社内講座を実施した話
こんにちは、むらかにです。
私は食品検査会社で働く事務員で、デジタル技術を活用した業務改善活動に取り組んでいます（IT初心者のため、プログラムが書けない人でも扱えるローコード・ノーコードツールを主に使用しています）。
前回の記事では、社内の小集団活動としてデジタル活用の業務改善チームを結成して職場の身近な課題を解決する活動を始めました。
通常業務がばたばたしてしまって、前回の記事から時間が開いてしまいましたが、活動内容の進捗を報告いたします。
超初心者向けPower Automate Desktopの使い方講座を開催した
まずはPC作業の自動化にもってこい！無料でRPAが使えるPower Automate Desktopの使い方についてメンバーを集めてzoomで社内講座を開催しました。
①Power Automate Desktopでデスクトップに本日の日付のフォルダを作成するフロー
現在の日時を取得して、デスクトップに「はじめてのPAD（今日の日付）」という名前のフォルダを作ります。
②フォルダ内にエクセルファイルを3個連続して作成するフロー
Loopを使って繰り返しの処理をして、①で作成したフォルダの中にエクセルファイルを3個連続で作成します。
③フォルダ内の複数ファイルに書き込むフロー
For eachを使って繰り返しの処理をして、②で作成したエクセルファイルの各ファイルの最初の空行に書き込みます。
Power Automate Desktopを一度も使ったことがない人向けに、簡単で基本の繰り返しLoopとFor eachの使い方を教えたい！という思いで資料を作ってみました。
そして、当日の講座では、私が画面共有で1回説明しながらフローを作って、その後、参加者1名に代表で画面共有してもらって資料を見ながら自分でフローを作ってもらう（その間に他の人も自分でフローを作ってもらう）という流れで実施しました。
初心者講座を開催して私の反省点
講座を開催してうまくいったと思う部分はおいといて、次回への反省点と思う部分は下記のとおりです。
一斉に人を集めるのが難しい
私たちメンバーはそれぞれが自分の業務を持ったうえで活動しています。このため、当月はすでに1回1時間のミーティングを実施していたので、さらに追加で1時間集まるというのが難しく、リアルタイムで参加できたのは4名でした。ただ、勉強会の録画は共有できたので、参加できなかった人にも都合のよい時間に録画で学んでもらえたのは良かったと思います。
講座の実施内容３つを関連づけてしまったので、途中参加の人がついていけなかった
これは完全に想定していなかったので大失敗。
上記のフロー①②③の内容をそれぞれ独立させず、①で作成したフォルダを②で使うみたいな構成にしたので、業務の合間をぬって途中参加した人が①をやらずに②から参加するみたいなことができなかったです。また、同じく②の途中でわからなくなったら、それ以降の③も着手できないことになってしまい、せっかく参加してくれたのにわからないまま終わる感じになってしまいました。フロー①②③の流れがつながっているほうがわかりやすいかと思って、あえて関連付けたのですが、裏目に出てしまいました。
それでも私のフォローがうまければ、途中参加の人も最初にフォルダやファイルを手動で作るとかでなんとかなったんですが、自分自身が初講師でテンパっててフォローできず、なんかもうすみませんという感じになってしまいました。
求められていたものとは違ったかも
仕事が異なる様々な部署からメンバーが参加しているため、メンバーに共通した仕事というものは無いです。このため、今回の講座ではエクセル操作をテーマにしてみましたが、直接的に業務に使えるものではないので、これで良かったのか感がありました。
参加メンバーの感想
資料のとおりにやるのはできたが、実際にフローを組めるかはいろいろ触ってみないとわからない
途中でフローが動かなくなってしまったので、後で復習する
自分でフローを組み立てるのがしんどいかも。ただ、こういうふうに使えるということがわかって良かった。
使い方をどのように覚えたのか教えてほしい
エクセルのマクロ記録みたいなのが使えると良いと思う
今回の社内講座では資料どおりの手順で動かしてみよう！という感じだったので、あまり楽しくできなかったかもと思いましたが、忙しい中、集まってくれたメンバーには感謝でした。
また、私は使ったことがないのですが、Power Automate Desktopにもマクロ記録みたいなツールがあるので、自動で手順を覚えさせるというのを最初の使い方講座で学ぶのも良さそうだと思いました。
まとめ
実は、この初心者講習会の話は1ヶ月くらい前の話でして、このとき途中でつまってしまった人もその後の進捗ミーティングでお話を聞いたところ、PADを使いこなして自分でフローを組み立てていました。初心者講座について講師の私の反省点は多いもののやって良かった！と嬉しかったです。
進捗ミーティングの話は次回の記事にしたいと思います。
現在、職場の人員が減ってしまったのと難しめの案件が立て込んでいることもあり、職場が集団皿回し状態になっていて困っています！
手作業の自動化も大事ですが、そもそもやめる仕事を発見しないと大幅な削減はできないなぁと感じています。
日々の仕事をこなすことで精一杯になっていて視野が狭くなってるなぁと思う今日この頃。良いアイデアは余裕から生まれるんだなぁと思いつつ、皿を回すことを止められません！
年内は忙しいままっぽいのですが、少しずつでも進捗できるようになんとかしたいです。