活動始動！アナログ職場でIT初心者チームが取り組むデジタル活用の業務改善活動のはじまり
こんにちは、むらかにです。
私は食品検査会社で働く事務員で、デジタル技術を活用した業務改善活動に取り組んでいます（IT初心者のため、プログラムが書けない人でも扱えるローコード・ノーコードツールを主に使用しています）。
私の職場は全然デジタル化も進んでいない紙にまみれたアナログ職場です。前回の記事では、社内のデジタルリテラシーを高めるため、皆で学べる環境を作ろうと、私もIT初心者ながら、社内の小集団活動としてデジタル活用の業務改善チームを結成しました。その後の進捗を報告したいと思います。
新入社員から部長までいろんなメンバーが集まった
今回の業務改善チームでは「デジタル知識が全くない人でも課題があって解決したいという熱意があれば大歓迎！一緒にデジタルツールで業務改善しよう！」と呼びかけて興味を持ってくれたメンバーを集めました。
メンバーを紹介しますと、人数は現在14名！狙ったわけではないのですが、20代〜50代まで年齢も仕事も役職もばらばらでバラエティ豊かに集まってもらうことができました。新入社員、中堅社員、ベテラン社員、時短勤務のワーママ社員、リーダー、部長といろんな属性の方に参加してもらえて嬉しいです！
また、スキル的にもエクセルVBAが使える人やJavaScriptを勉強中です！という人もいますし、全く初めてです！という人もいて様々です。
前回の記事の後、上の人から「自分のいる事業所だけでなく社内全体でメンバーを募集してはどうか」とのアドバイスをもらい、人事部から全社向け案内を出してもらえました（ちなみに弊社の規模は従業員数300人程度です）。そのおかげで別の事業所から参加してくださった方もいてありがたい限りです。なお、メンバー集めはこれで終わりというわけではなく、途中参加ＯＫ、定員無しで継続して仲間を増やしたいなぁと思っています。
活動の目的はこれ！
今回の活動は、私が以前に参加したデジタル活用の研修でやったようなことを社内で再現したいと思い、深く考えずに走り出したわけですが、目的を整理すると次のような感じかなと思います。
①自分の部署の課題とデジタルツールを結び付けて解決策を考えられるメンバーを育成する
上記の資料によると、従業員のリスキリングには3段階あり、「使いこなしのリスキリング」「変化創出のリスキリング」「仕事転換のリスキリング」と進んでいくようです。
今回集まったメンバーでやりたいのは、上記の二段階目にあたる「変化創出のリスキリング（従業員が自らデジタル技術による課題解決を構想・推進できるようにする）」です。皆さんそれぞれ自分の職場で不便だなぁと感じている課題があるので、それをこうやったらもっと楽にできるぞ！という発見をして、デジタルリテラシーの向上＆業務効率化につなげたいです。目指せ！残業ゼロ！
②社内にばらばらに存在するデジタル業務改善の知見を集約して情報共有する
各部署ではそれぞれ独自に効率化に取り組んでいたりしますが、弊社ではその情報を共有するしくみがありませんでした。なので、他所のうまくいった事例を教えてもらって自分のところでも活用したいです。
また、デジタルツールを使用する際には、シャドーITにならないように気を付けないといけませんが、システム担当者の許可があるツールはこれですということが情報共有できれば、皆が安全にツールを使っていけるのではないかと思いました。
③各自が各現場で改善活動を継続できるモチベーションを保てるようなコミュニティを作る
私の一番の目的はこれです。勉強しないといけないんだけど、ひとりでは全然やる気が続かない私を助けてほしい！
最近読んだ上記のリスキリングの本に書いてありましたが、近頃はMOOCs（ムークス（Massive Open Online Course）：大規模公開オンライン講座のこと、いつでもどこでも自分の好きな時間にPCやスマホからアクセスして学ぶことができる）に対して、CBCs（Cohort-Based Courses：個人が共通の目的を持つ仲間と一緒に同じグループで学習する共同学習モデルのこと）が急速に伸びているらしいです。
MOOCsでは、自分のペースで学習できるという特徴がありますが、これが逆に学習意欲を維持できない原因となり途中で受講をやめてしまい、修了率が低くなってしまうらしいです。CBCsは同じ時期に仲間と一緒に参加して、励ましあいながら一定期間のオンライン講座を受講する方式で、後者のほうが修了率が高いというのも納得です。
買ったはいいが途中でやめてしまった資格勉強の本とか、我が家にもいっぱいありますし、やっぱりひとりで学習を進めるのは難しいので、励ましあって進みたいですね。
改善活動チームの進め方：「Done is better than perfect（完璧を目指すよりまず終わらせろ）」
Done is better than perfect（完璧を目指すよりまず終わらせろ）は、Facebookの創業者のマーク・ザッカーバーグ氏の言葉で、意味合いとしては「はじめから完璧を目指すより、まず作ってから修正していった方が良い」ということだそうです。この言葉を私は研修に参加して初めて知りました。今回の活動でもこの言葉を合言葉に、まずは動くものを作って、使って、改善してというサイクルで進みたいと思っています。
また、今回の活動では、多様なメンバーに集まってもらったため、各自の使える時間もスキルも課題もバラバラです。このため、全員一斉に同じようなペースで進むのはやりたくても無理そうだと考えました。
そして、この活動は途中参加OKにしたいので、後から入ってきた人も居心地よく馴染めるようにしたいです。
そこで、チーム内のメインのコミュニケーションや情報共有はTeamsに集めて、各自が都合が良いときにアクセスしてゆるくつながりつつ、自走する方式でいってみることにしました。
活動内容としては下記のような感じを考えています。
Teams上で、適宜質問しあったり、各グループで使用している業務改善に役立つツールの情報共有をする
各人が各グループそれぞれの課題を設定し、課題を解決するようなツールを作成し、その進捗をTeams上で共有する（作り方がわからないのは、メンバーと一緒に作り方を考えたり、インターネットで調べたり、試行錯誤して進めていく感じ）
月1回1時間程度の情報交換ミーティングを実施（希望者のみ参加でOK）
この活動の進め方自体も「Done is better than perfect」で一旦動かしてみて、メンバーの反応を見ながら修正していきたいと思っています。
メンバーが取り組みたい課題の紹介（一部）
そして、チームの第一回ミーティングを下記の内容で開催しました。
①活動の進め方の説明
②メンバーが取り組みたい課題の発表
③Teamsの使い方の説明＆デジタルツールの紹介
メンバーが取り組みたい課題として挙げたもの（一部）を紹介します。
検査品リストの検体の中から当日に処理する予定のものがわかるように通知が出るようにしたい
検査部門のメンバーから挙がった課題です。
様々な検査項目があるため、検査スケジュールをエクセルの検査品リストと紙で管理しているそうですが、当日検査しないといけないものを見落としてしまう場合があるとのこと。メール等で通知が出るようにできないかと思っているとのこと。
たしか、Web版のPower Automateで時限式のメール送信ができたので使えるかも？と思いました。また、Googleカレンダーみたいなカレンダーに登録する方式もありでしょうか？
社内システムから抽出したデータを元に顧客へメールを送りたい
事務部門のメンバーから挙がった課題です。
顧客にメールを送るのにコピペ作業を何回も繰り返さないといけない作業があり、これを自動化できないかとのこと。
社内システムの操作やメール送信はPower Automate Desktopでできそうだなと思いました。（もしかしたら、以前に要らないと言われてお蔵入りになったメールを作成して下書き保存するという私のフローが日の目を見るかも？！）
また、その他にエクセルの手作業を自動化したいからエクセルVBAを覚えたいとの声もありました。Power Automate Desktopでもエクセル操作はできるので、やりたいことの難度に合わせて使い分けてもいいかもしれません。
そして、デジタルツールの紹介で評判が良かったのは、Power Automate Desktopで社内システムを操作する様子の動画でした。社内システムが勝手に動いて、文字が入力されていく様子がなかなかインパクトがあり、皆の興味をひけたようで嬉しい！
次回はPower Automate Desktopの初歩的な使い方を学ぶ勉強会をやりたい
ミーティングでの課題共有の結果、メンバーの課題を解決するためにPower Automate Desktopが活躍しそうだったので、まずは初歩的な使い方を学ぶ勉強会を参加希望者を集めてやりたいなぁと思いました。僭越ながら私が先生役をやる予定ですが、私も初心者なので使い方をおさらいしなくてはいけません！皆の興味が冷めないうちに早めに開催したいです。
また、活動に慣れてきたらメンバーがそれぞれ先生役になって、自分の知っているツールについて教える勉強会を開催できたらいいなぁと思います。知識を定着させるのは他人に教えるのが一番ですからね！
いまのところ、順調な滑り出しではありますが、これからどんな波乱万丈が待ち受けているのかドキドキしながら進めていきたいと思います。
以上、御覧いただきまして誠にありがとうございました。