意外と簡単？ Notionを“スマホだけ”で使いこなす最終結論
「会社のパソコンにはセキュリティが厳しくて、スケジュール管理ツールが入れられない……」
「手帳やスマホのメモアプリで管理してはいるけど、なんだか使いこなせない……」
そんなお悩みを抱えるビジネスパーソンは意外と多いのではないでしょうか。私もその一人です。仕事で使うPCには制限が多く、“じゃあ自分のスマホで何とかするしかない”と思った結果、思い切って『Notionをスマホだけで使いこなせるのか？』という検証実験を始めました。
前回の中間報告では、タスク管理や読書メモを中心に「スマホ✖️Notionを実際に運用してみて、どの程度いけるのか？」を検証し、意外とイケる！という手応えをお伝えしました。
でも「細かい設定がPCなしでできるの？」「本当に多機能を使いこなせるの？」などの疑問は、まだまだ残るところ。そこで今回は、最終報告としてQ&A形式で気になるポイントを掘り下げつつ、最終的な結論をまとめています。
もし今、スマホでのタスク管理に悩んでいるなら、今回の最終報告が必ず参考になるはずです。前回の記事にも設定手順や具体例をいろいろ紹介しているので、興味があればぜひそちらもあわせてご覧ください。
それでは「スマホだけで本当にNotionが回るのか？」のリアルな答えを見ていきましょう！
Q1. 結局、スマホだけでNotionって実用的？ 細かい不便はないの？
A：細かい不便はあるが、タスク管理・メモ運用なら大きな問題はなし！
• ビューの見づらさ
様々な表示方法がNotionでは使用可能なのですが、基本的にはPC使用をベースに作られている印象。スマホ画面だと例えばカレンダービューは「日付に小さな点が並ぶだけ」になったり…他のビューも画面が小さいので、一覧性が低いというデメリットも。
• 表示の最適化がカギ
ただし、上記はPCでも、他のスマホツールでも「多くの情報を一括で表示しすぎると逆に見づらい」というのは共通していること。
「これも見たい、あれも見たい」と詰め込みすぎると、スマホ画面では煩雑さが増します。必要なら詳細ページを開けばいい、くらいの発想で作ると運用がラクになります。
• スマホの強みは？
いつでもどこでも入力できること、これに尽きると思います。
思いついたときにサッとデータベースへ入力できるのは何物にも代えがたい利点。
タスクを忘れないよう即座に追加できるし、読書中に“気になったフレーズ”を取りこぼさずメモできるのはスマホならでは。
• 「Notionマニアほどの活用」はしていないかも
よくSNSで見るような綺麗なビューやものすごく便利な機能…みたいなものは実装出来ていません。
PCがあればこんなに良さそうなのが出来るのかと思うことが無いわけでもないですが、元々やりたかったことは「タスクを楽に管理し、それらを紐づけて一覧で確認すること」「読書などからの知見を一括管理して、見返すことが楽にできること」。この目的自体は達成出来ていて、スマホ運用に文句なしです。
Q2. Notionって多機能すぎて学習コストが高いって聞くけど、本当に初心者でも平気？
A：必要最小限から始めればOK！ 凝ったテンプレに飛びつかない方がむしろラク
• よくある悩み：「テンプレを落としてみたけどサッパリ…」
Notionには公式・非公式問わず大量のテンプレートが公開されており、目を引くものも多いです。が、テンプレが凝りすぎている場合、初見では「このプロパティ何？」と混乱しがち。
初めのうちは、「データベースを作る→必要なプロパティを設定→表示したいビュー（リスト、ボード、カレンダーなど）を作る」だけで十分。いわゆる“オシャレ”なテンプレートはあとからでもいじれます。
• 自分流の一番シンプルな形を作る→不便を感じたら追加
たとえばタスク管理なら「名前・締切日・ステータス」程度から始めてみる。読書メモなら「本のタイトル・感想・引用したいフレーズ」程度。そこに慣れたら「緊急度プロパティを付けたい」「スペースドリピートのための数値を付けたい」など、一つずつカスタマイズを重ねればいいのです。
• ChatGPTで疑問を解消する
使ってみて「こんなことがしたい」「ここが不便」などが出てきたらChatGPTに聞いてしまってください。それだけで運用のヒントがもらえるので、自分のニーズに合わせたNotionが出来上がっていくはず。
ただし割とPCでの操作法を教えてくるので、スマホ版でやりたいということをしっかり伝えることが必要です。
• 検索機能をもっと活用してみるのもアリ
Notionの検索はデータベース内のプロパティはもちろん、本文にも対応しているので、キーワードさえ思い出せば過去の断片メモやタスクを一瞬で呼び出せます。
多機能に見えて実は「とりあえず何でも入れておき、必要なときに検索で引っ張る」運用がシンプルかつ強力だったりします。
Q3. タスク管理は実際どう？ 便利なところ、イマイチなところを教えて
A：（便利）サブタスク化で抜け漏れ減＆手戻り激減
（イマイチ）先の予定をパッと確認しづらい
• タスクを細かく分ける習慣が自然についた
よく聞く仕事術に「タスクをTODOまで落とし込む」なんてものがありますよね。ただTODOで管理しようとすると今度は業務全体の流れを見失って抜け漏れが出たりすることも…
NotionでプロジェクトDB、タスクDB、サブタスクDBを作り全てを紐づけて管理することで、目的に向かったプロセスを意識して手順ごとに作業をTODOまで分解するクセが自然と身につきました。
結果として「やるべき工程をハッキリ書き出す→実行漏れを防止」「連絡待ちステータスで“相手からの返信待ち”も忘れない」など、プロジェクトを俯瞰的に捉えやすくなりました。
この1ヶ月ほどは締切をすっぽかしたり、やるべき作業を見落としたりといったミスが激減しています。
• 先々の予定を視覚的にパッと見るのは苦手かも…
先述の通りカレンダービューはスマホだと使えない印象…プロジェクト単位での進捗やスケジュール確認にはタイムラインビューを使うとある程度わかりやすいものの、複数のプロジェクト全体を俯瞰しようとすると長くなりやすく見づらいことも。
もちろんフィルター設定などうまく使えばできないこともないのでしょうが、いちいち設定するのも面倒です。
この辺りは手帳やPCに軍配が上がるかと思います。
• その他おすすめ:テンプレ活用で習慣化
毎朝“ルーチン”としてやりたいことを自動生成するテンプレを作ると、忘れ防止に効果抜群。
例えば読書時間、ストレッチ、日報作成などタスクに自動追加するテンプレを組めば、TODOリストに勝手に出てくるように。
後から実施したかも確認できるので3日坊主で終わらないように工夫できています。
Q4. 読書メモや“断片”の管理はどう？ スペースドリピートって本当に効くの？
A：断片DBで気になった情報を即放り込む→定期的に自動表示されるようにしたら定着率アップ
• 断片DBで見返す→思考が飛ぶ「いい時間泥棒」
中間報告でも紹介しましたが、読書中に気になったフレーズや、Xで拾ったライフハックを“断片”としてポンと放り込むデータベースを作っています。
こうして細切れ情報を一元化しておくと、ちょっとしたスキマ時間に断片DBを眺めて「そういえばこれ気になってたな…」と深掘りし、そこから関連する別の断片に飛んで、さらに考えを発展させ…という流れが楽しい。結果的に知識やアイデアが定着しやすくなっています。
• スペースドリピートの活用で「忘れない」
Notionの数式やボタンを使って、“前回チェック日”から一定日数後に再度リマインドする仕組みを作りました。自動的に過去に入れた情報が表示されるので、どうしても忘れやすい情報が頭に焼き付きます。
表示された項目を見返して、その中で気になったものを1つでも深掘りしていくなど自分ルールを設定しておくと、よりよい読書につながるかも。
• 検索機能との併用
断片DBが膨大になってくると「このキーワードで拾いたい」という瞬間が増えます。Notionの検索はタイトル、プロパティ、ページ本文まで対象なので、例えば「面接」「英語学習」など気になったキーワードを入れれば該当メモが一気に見つかるのが便利。
タグに限らず、何かしら特徴的な言葉をひとつ含めておけばサクッと呼び出せるので、検索機能はぜひ使いこなしたいところ。
Q5. 結局PCが無いとダメ？ スマホ完結で問題ないの？
A：あれば便利だろうけど、スマホだけでも不便に感じる場面は少ない
• 数式やレイアウト編集など「細かい操作」はPCが楽そう
ドラッグ＆ドロップのもっさり感、使える数式の縛りなど、PCの方が便利だろうなという場面はあります。
ただし「PCがないと絶対に作れない」ような機能は多くないので、スマホ単体でも設定を粘り強くやれば同様の仕組みは作れるかなという結論に至りました。
• スマホの手軽さは最強
思いついたときに入力できる手軽さや、外出先や移動中にもDBを確認・更新できるメリットはPCに勝る強み。結果的にNotionを生活の中でこまめに参照する習慣がつきました。
• 「PCがあれば嬉しいけど、なくても困らない」
実際に私はPCを使わずスマホだけでテンプレを作成し、サブタスクやステータス管理、スペースドリピートなどを回して、そこに大きなストレスは感じませんでした。 もちろんPCがあるとレイアウトや数式を一気にいじりやすくなるのでしょうが、あくまでプラスアルファに近い印象です。
まとめ｜スマホ×Notion、悩んでるならまず試してみて
スマホだけでNotionを運用する検証を約3週間続けた結果、私は**「十分いける」**という結論に至りました。もちろん、ビューの一覧性や数式の細かい編集など、PCのほうが快適な部分はあります。けれども、それを補って余りあるスマホならではの手軽さ――思いついた瞬間にタスクを追加したり、読書の断片を即時に記録できたりするメリット――が大きかったのです。
実際、サブタスク化のおかげで大きな仕事を細かく管理できるようになり、締切漏れややり忘れが激減しました。
読書メモも“断片DB”を活用して定期的に振り返ることで、「学んだはずなのに忘れている」というもどかしさがなくなり、記憶が定着しやすくなったと感じます。
ChatGPTとのやり取りを通じて運用をカスタマイズできる点も、スマホ一本での管理を後押ししてくれました。
もし「スマホのタスク管理に限界を感じている」「会社PCに自由にツールを入れられないから仕方なくスマホを使っている」という状況ならば、Notionは思った以上に頼りになる相棒になるかもしれません。
最初は本当にシンプルなデータベースを作るだけで構いません。あとは使いながら「もう少しこうしたい」を見つけたときに追加で設定すれば、十分に自分のワークフローをカバーできるようになります。
詳しいテンプレや初期設定の具体例は、前回までの記事「スマホでNotion運用 検証企画」にもまとめています。今回触れられなかった細かいカスタマイズの仕組みや、筆者が実際に苦労したポイントなども載せていますので、気になる方はそちらも併せてご覧ください。
スマホでもPCでも同じように閲覧・編集できるNotionの強みを活かして、自分なりの管理スタイルを見つければ、今の悩みが一気に解消されるはずですよ。
【最後に】
Notionは確かに多機能ですが、必要以上に怖がることはありません。自分に必要な部分だけ使っていけば、学習コストも抑えられます。
スマホアプリとしても非常に優秀なので、興味があればまずはタスク管理や読書メモから気軽に始めてみてください！
もし「こんな機能使ってるよ」「もっといい設定あるんじゃ？」などご意見や質問があれば、ぜひコメントやメッセージで教えてください。私自身もまだまだ模索中なので、一緒にアップデートしていきましょう！