【スマホ版Notion】「もう不便とは言わせない！」1週間で見つけたタスク管理5つのTips
はじめに
Notionでのタスク管理をスマホアプリだけで完結させられるか？——私はこの問いを抱えて1週間、実際に運用してみました。
結論から言えば、やっぱりスマホ特有の“使いにくさ”はそれなりに感じます。
それでも「スマホだけで全部やりたい！」という思いがあるので、ちょっとした工夫（Tips）を取り入れながら試行錯誤したところ、かなり快適に近づきました。
今回はその中から5つの小ネタを紹介します。
この取り組みは“スマホ版Notionを色々検証する”プロジェクトの一環でもあります。
最後に他の記事へのリンクも載せているので、ぜひそちらもチェックしてみてください！。
Tip1：チェックボックスから脱却！ “ステータス”で誤タップを回避
チェックボックスの落とし穴
タスク管理といえば「完了したらチェック！」というイメージが強いですよね。私も「チェックボックス」を使って完了を表現してました。
でも、スマホ画面だと小さな四角を誤ってタップしてしまいません？
タスクが勝手に完了扱いになって大混乱…という経験がある方も多いのではないでしょうか？
ステータスのメリット
• 誤タップで一覧から消える心配がない
• 「未実施／進行中／完了」など段階を柔軟に増やせる
• すでに着手しているタスクと全く手を付けていないタスクを一目で区別可能
実装方法はシンプル！「チェックボックス」プロパティを「ステータス」に変更し、ステータスの種類を設定するだけ。誤操作ストレスが激減しますよ！
今までチェックを入れてたものは自動的に完了になるのも地味に嬉しいところ。
Tip2：連絡待ちステータスで“人に投げた仕事”をスッキリ管理
埋もれがちな「投げタスク」
「社内依頼や外部先への連絡をしたら、一旦待ちの状態なのに未完了として残っている…」
そんなときメインの実施タスク欄がごちゃつき、抜け漏れのリスクも上がります。かと言って一旦完了にしちゃうと今度はそのまま忘れてしまうことも…
“連絡待ち”を加えるだけ
• ステータスに“連絡待ち”を足し、人へ依頼後はそこへ即切り替え
• メインビューからは除外し、“連絡待ち専用”の別ビューを作る
• 返事が来たら“進行中”へ戻して普通に作業を進める
単純ですが、これだけで「人にボールを投げたまま放置」状態を見落とさなくなるため、抜け漏れが防止できます。
別々で管理することでストレスが減って割とオススメです。
Tip3：テンプレートの繰り返し機能で“定型タスク”を自動発生
毎週・毎月の定型業務、ありませんか？
週報作成や月次レポートなど、期日が決まっている業務を毎回手動で作るのは意外と面倒。
スマホならなおさら、テンプレを呼び出して日付調整…とやるだけでひと手間ですよね。
かといってタスクにいれないのも漏れが怖いですし…
こういったものは自動化してミスなくいきましょう。
繰り返し設定で抜け漏れゼロ
• Notionのテンプレート機能で定型タスクを1回だけ作成
• “繰り返し”を毎週 or 毎月と設定 → 指定日になると自動生成
• 重要作業を忘れずに登録でき、スマホ版でも見落としを防げます
こうすれば、定例ミーティング準備や月初タスクが勝手にポップアップするので、「あ、忘れかけてた！」を減らせるわけですね。
習慣化したい作業を毎日生成してもいいし、いろいろ応用できそうです。
Tip4：緊急度プロパティで“締切が近いタスク”を可視化
緊急度と重要度は違う
ビジネス書ではおなじみ「重要度×緊急度マトリックス」。「締切が迫っているもの＝常に最優先」というわけではないですよね。
優先度１つでの管理ではどうしても締切に追われて1番大事な「緊急ではないが重要なタスク」に手がつかなかったりも。
残り日数を計算しよう
• 終了日と現在日時を 数式で差分計算
• 日数が2日以内なら「高」、5日以内なら「中」…など設定
• これで締切を明確に把握しつつ、あえて今は“緊急度低だが重要度高い”仕事に時間を割くといった調整がしやすくなる
数式の書き方は少し面倒ですが、一度設定すればスマホでも“締切があとどれくらいか”がパッとわかるのが便利。スマホだと邪魔になりがちな日付表示をビューから省けるのも○。
（日付設定や操作手順の詳細は後日アップ予定の記事で解説予定です）
*検証記事アップしました。ぜひご覧ください。
Tip5：サブタスクを別DBにまとめ、進捗を計算
細分化しすぎるとリストが膨大に…
スマホ版で細かいタスクを全部作成すると、タスクビューが見づらくなりがち。
ある程度はタスクを切って管理もしたい。けれどもプロジェクトとして管理するほどのものではない…そんな微妙な悩みはもう一つデータベースを作ることで解消できました。
“サブタスクDB”で進捗度を算出
• メインのタスクDBには大枠の最終目的だけ
• サブタスクは別DBにまとめておいて、リレーションで紐づける
• ロールアップで完了率を算出→メインタスクに「進捗率」の表示
・ 1つのメインタスクに複数のサブタスクをぶら下げても、メインDBの見た目はスッキリ
これなら、大きいタスク1件につき子タスクを好きなだけ持てますし、メインDBがスッキリ保てます。
サブタスクの作成はメインのタスクページから可能で、運用するときはタスクページ下部に“サブタスク専用ビュー”を配置しておけば、ページを開くだけで進捗をチェックできるのも便利です。
（こちらも後日アップ予定の記事で詳細解説します。）
*検証記事アップしました。ぜひご覧ください。
まとめ：スマホ版Notionは工夫でまだまだ伸びる
以上、スマホ版Notionでのタスク管理Tips5選でした。
1. チェックボックス→ステータス
2. 連絡待ちステータス
3. テンプレ＋繰り返し機能
4. 緊急度プロパティ
5. サブタスクDBで進捗計算
スマホ版はやや制限があるものの、一度仕組みを作れば日々の作業は格段に楽になると感じています。
もし他のやり方をご存じの方がいれば、ぜひ教えてください。
さらに詳しいNotion検証レポや、設定手順を深堀りした記事も別ノートにまとめていきます。よかったら下記もしくはプロフィールから他記事も覗いてみてくださいね。
では次の記事もよろしくお願いします！