イケてる人が共通する打ち合わせルールを8箇条にまとめてみた！
打ち合わせをセットする人の進め方や、その打ち合わせに挑む人たちの姿勢をみてある程度その人のビジネスに対する姿勢の質がわかると思います。
打ち合わせは社内・社外両方で発生します。社外の人との打ち合わせでは「お、この会社、皆レベル高そう！」など打ち合わせの仕方である程度判断されているものです。（私はよくレベル高い！あ、イマイチだなと勝手に感じてますお許しください。ただ本当に会社のクオリティがでるところなので日々私自身も常日頃学んでます）
できていない箇所は何個あるか意識しながらいていただけると嬉しいです。意外とできていない人が多いのではないでしょうか？私も完璧にできているわけでなくいつも見返しています。
では、イケてると感じた箇所を打ち合わせルールにまとめているのでぜひご参考ください。
"前提として"打合せは主催者だけでなく、参加者全員で有意義な内容にすべきと考えましょう。
打ち合わせは、1時間セットさせることが多いです。決して短い時間ではありません。2人の時もあれば10人くらいになることも多いです。10人ですと、ざっくり時給1,200円だとしても1万2,000円以上のコストが掛かっていいることは確実です。（ゲームソフト2本買えますやん！）積み重ねでミーティング時間もものすごいコストが掛かっているかと思います。なので関係者全員がせっかく時間を抑えているので有意義な時間を過ごせなければいけません。中には他業務で話を聞いていなくそして、建設的ではない意見をいきなり言ってしまい話が外れ無駄な時間を費やすこともしばしば。それは主催者や一部の人間だけが頑張るのではなく、皆でより良いミーティングにする意識が重要です。これをまず意識してください。
1.関係者をカレンダーで招待しよう
カレンダー入れる際は会議室や打合せ『目的』を記入。アジェンダはきまっていないが目的は決まっている状態でミーティングがセットされることが多いと思います。皆の時間を確保するためにも目的のみで十分です。
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2.アジェンダを事前に共有しよう（※ブレーインストーミング型は例外）
アジェンダと時間配分を記載した状態で共有しておきましょう。予め時間配分を気にしていないと、一気に時間の使い方が雑になります。また、その時間に終わらせるという意識を高めて効率よく答えを出す修行も大事です。時間は有限です。
3.打合せ開始時間は守ろう（遅れる場合は必ず主催者に連絡する）
これもね。大抵当たり前のように時間を意識している人であればたいていは皆時間通りにきます。ただ、できる人は皆が時間通りに集まらない空気を感じたら「はい！時間だよ」と言います。かたや言わない人黙ってみんなの時間を待つタイプはもうアカンです。また、絶対に遅れてはいけないとは言っています。何か事情がある場合は事前に連絡しましょう。l
4.他業務でパソコンや携帯を使用する場合は事前に伝えよう
他業務してはいけないわけではないと思っています。ただ、何か打ち合わせと並行して他業務やる場合は事前にミーティングメンバーに共有しましょう。事前に伝えることで周りからの見られ方が変わります。そのような人がいると皆にも伝染して他業務をはじめ実りのないミーティングに近づくため意識したいところ。何より、打ち合わせをセッティングしている人にとっては一番、嫌な思いするやつですね。「あれ、話聞いてる..？」ってなります。集中せず他の業務をやっている方はその人の気持ちがわからないということもあり、あまり主体的にミーティングセットせず他の人がセットしたミーティングに取り敢えず乗っているタイプが多い傾向があると思ってます。
5.主催者は打合せの目的・ゴールを必ずはじめに伝えよう
ゴールは意識的に必ず先にアジェンダと一緒にいいましょう。打ち合わせ中「あれ、この打ち合わせなんの時間だっけ？」となること皆さん経験しているでしょう。ゴールがないとどこに向かって議論しているかわからなくなります。話が散らばることは仕方ないです、ただその時はゴールを思い出しましょうそして、意識的に起動修正しましょう（全員が意識すべきです）
6.目的・ゴールが達成したか皆で最後に確認しよう
ディスカッションを終えると必ず、今回のゴールを達成できたか皆で見返しましょう。よくわからないミーティングにならないように。
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7.終了時間を守ろう
必ず主催者だけではなく皆が時間を気にしながらゴールに近づけよう
時間以内に終了できない = 参加者全員、ヨミが甘い、計画性がないと思い、予定時刻を必ず守れるそしてヨミも鋭いイケてる人材になりましょう。
8.会議室を使用した場合、原状回復に努めよう**
椅子を戻しましょう。プロジェクターを消しましょう。電源コードなども戻しましょう。当たり前です。会社への物に感謝しましょう。
以上なりけり
どうでしか？他にも気をつけなければいけないことは多くあると思いますが私が感じるいいミーティングと悪いミーティングの差分をまとめています。
少しでも会社全員のクオリティを高めていきましょう！