案件の管理とナンバリング

私は建設業界で主に経理を担当しています。
売上に対する見積書・注文書・発注書・請求書を紐付けすることに膨大な時間がかかりました。
というのも全てのデータがExcelと紙による管理が主だったためです。できることから業務改善したいと考え、まず見積書の管理から取り掛かりました。

見積書の利益率を明確にし、ナンバリングすることで簡素化を目指します。見積書の利益率を明確にすることはExcelに原価と関数を仕込むことでわりと簡単に解決できましたが、ナンバリングに苦労しました。

初めは見積書を作成する人と、ナンバリングして提出する人を分けました。
しばらくはうまく回っていましたが、ナンバリングする人が不在の場合提出が遅れることになり困る場面が出てきました。
この時は見積書1枚に対して1から順に番号を振りました。

結果うまくいっている方法は、各自が見積書を作成し、ナンバリングして提出する方法です。
見積書1枚ごとではなく案件1件ごとにナンバリングします。
案件のナンバーを見積書に記載し、ナンバーに営業所・担当者・日付などの意味を持たせることでおおよその分類ができるようにしました。

初回の失敗であるタイムラグを無くすためには、担当者に案件を登録させてナンバーを自動で発行し見積書にナンバリングする必要があります。
これを解決する為にGoogleフォームとスプレッドシート導入しました。
　1.　担当者はGoogleフォームに必要事項を入力して案件を登録する。
　2.　スプレッドシートの関数を使い、自動でナンバーを発行。
　3.　担当者はスプレッドシートでナンバーを確認。
　4.　見積書にナンバーを転記して客へ提出。

これでナンバリングは問題なくできるようになりました。
社員全員で閲覧可能なスプレッドシートに案件がすべて確認できるようにしましたので、見積書・注文書・発注書・請求書の紐づけの統一のナンバーを使用することができ、進捗状況も分かりやすくなりました。

今は、Googleフォームを送信すると自動でナンバーをメールやLINEで通知するようにしたのですが、スプレッドシートの処理速度のせいか一つ前のナンバーを取得してしまうのを修正中です。