仕事がデキるようになる！エクセル活用術
あなたは仕事の生産性を高めるための工夫をしていますか？
デスクワークではマイクロソフトオフィスの使い方を習熟することが鍵です。
なお、前回はエクセル活用のアドバイス第1弾をご紹介しました。
今回は、その第2弾として仕事を素早く片付けるために重要なポイントをお伝えします。
このブログを参考に、あなたも仕事がデキるビジネスパーソンとして活躍してください。
はじめに
エクセル作業で大切なのは、あなた以外の人が使いやすいファイルを作ることです。
世の中には、使う側の視点を考えていないエクセルファイルが溢れています。その点を工夫するだけで全体の作業効率が高まります。
ぜひ、使いやすいエクセルファイルを作るために重要なポイントを覚えてください。
方眼エクセルは使わない
方眼エクセルは見た目ばかりを気にした結果の産物です。使い勝手が非常に悪く、極力避けるべきものです。なぜでしょうか？
それはセル結合の多用にあります。
セルの結合はデメリットが多いため、極力使わないようにしてください。その一番の理由は、コピーペーストができないことです。
結合されたセルをコピーして他のセルにペーストしようとすると、エラーが起こります。「セルのサイズが異なる」というエラーメッセージが返ってきます。
そして、コピーペーストは作業の早さにとって重要な機能です。それがスムーズにできないことのストレス、時間の浪費は防ぐべきなのです。
また、行列の編集が難しくなるというデメリットもあります。例えば、ある列を削除しようとして"Ctrl + Shift"で列を選択するシーンです。その時、結合されたセルがあると、他の列も選択されてしまうのです。結合セルに含まれる全ての列が選択されるようにできています。
これは非常にイライラします。このように、セル結合を多用した方眼エクセルは使い勝手が悪いのです。
まずは、本当にエクセルで書類フォーマットを作る必要があるのかを考えてください。そして、エクセルを使うなら極力結合セルを使わないように工夫してください。原則としては、行列の幅を調整して対応することを意識するのです。
セルの数式に数字を含めない
これはベタ打ちと言って業務ミスの温床となります。なぜでしょうか？
まず、数式を見てもその数字がなぜ使われているのか理解できません。下の例を見てください。
そうではなく、数字を入力するセルを別に作ってください。そしてそのセルを参照するように数式を作ってください。
また、特に財務モデルではベタ打ちやリンクのセルは文字の色を変えるというルールがあります。ベタ打ちのセルは青字、他のシートからリンク参照しているセルは緑字です。
そのようにフォーマッティングすることを常に心がけてください。これは投資銀行などの世界では常識です。
あなたの職場にそのルールを知らない人が多いなら、あなたが活躍するチャンスです。
人にとってわかりやすいエクセルを作る。それが、あなたの仕事人としての価値を高めてくれます。
結論
エクセルファイルを作るときは常に使う側の視点に立ってください。
セル結合を多用する方眼エクセルは使い勝手が悪いです。セル結合は極力避けてください。
そして、セルの数式内に数字をベタ打ちすることは禁止です。数字を入力するセルを別に作ってください。
ベタ打ちのセルは青字、リンク参照するセルは緑字です。エクセルのフォーマッティングルールを使いながら覚えてください。
今後も仕事でのエクセル活用術を紹介していきます。このブログを参考に、あなたの仕事の生産性を高めていきましょう！