関係者・関係するチームが多いプロジェクトの振り返りの難しさを解決するには？

テーマ・投げかけ

関係者・関係するチームが多いプロジェクトの振り返りを実施する場合、まずは各チーム毎に振り返りを行い、それぞれ出てきた課題でチーム間の連携が必要な課題があれば、集まってそれぞれの課題の優先順位付けや解決方法の検討を行う会議体を設けるのはどうか。

振り返りを難しくしている課題

これまで何度か「関係者・関係するチームが多いプロジェクト」で、関係者全員を集めての振り返りを行なったことがあるが、その度にうまく行かないもどかしい思いをしていた。
考えを整理した結果、下記の課題が振り返りを難しくしていることがわかった。

時間による課題

• 人数が多い分出てくる課題の数が多いため、課題の洗い出しに時間がかかる

• 課題の洗い出しやその内容説明など前段の工程に時間がかかり、時間内に後続の工程に辿り着けない（もしくは後続の工程を実施するために前段の工程を不十分な状態で進めてしまう）

関心事の違いによる課題

• 立場やチームにより関心事が異なるため、他チームから出てきた課題に共感しづらく、内容説明や内容理解が困難

• 必然的に自チームの抱える課題の優先度が高くなり、優先順位付けを投票制にした場合にメンバーが多いチームの課題に票が偏る（もしくは関心事の違いから票が分散して優先順位が付けづらくなる）

• ある課題が特定のチームにしか影響のないものだった場合、その課題に一番関心・関係のあるチームが持ち帰って解決方法を検討することになり、関係者全員が集まった意義が薄くなる

解決方法

関係者・関係するチームが多いプロジェクトの振り返りを実施する場合、まずは各チーム毎に振り返りを行い、それぞれ出てきた課題でチーム間の連携が必要な課題があれば、集まってそれぞれの課題の優先順位付けや解決方法の検討を行う会議体を設けるのはどうか。

冒頭の「テーマ・投げかけ」より

まずは各チーム毎に振り返りを行う

各チーム毎に振り返りを行うことで、少人数で短時間に振り返りを行うことができる。
チームは概ね同じような関心事を持っているため、それぞれが抱えている課題の内容理解がしやすく、そこからさらに深掘りをして本質的な課題はどこにあるのか探しやすい。
チームで振り返りをした結果、抱えている課題が全てチーム内で解決できると分かれば、関係者を全員集めるという不要なコストを払わずに済む。

それぞれ出てきた課題でチーム間の連携が必要な課題があれば、集まってそれぞれの課題の優先順位付けや解決方法の検討を行う

各チームで課題を深掘りした状態で集まるので、最初から全員で集まるより課題の解決にフォーカスした話ができる。
各チーム毎の振り返りでどこのチームと連携が必要なのかまで整理されていれば、そもそも全員を集める必要もなくなる。

最後に

以上が私が考えた「関係者・関係するチームが多いプロジェクトの振り返りの難しさ」解決する方法です。
思い付いたことを書いただけでまだ実践していないのですが、機会がきたら実践してみようと思います。

読者の皆さんは今回の文章を読んでどう思われたでしょうか？
振り返りに対する皆さんのご意見をお聞かせください。