Notionで自動アーカイブ機能を作成する
はじめに
この記事では、Notionで自動アーカイブ機能を同一データベースのビューを使って作成する方法に関して、説明しています。簡単に、自分がどういう経緯でこの機能を作ったかを説明します。
自分自身は、Notionではタスクの管理や、後から読みたい記事の管理などをしています。特に後から読みたい記事なんかは、save to notionでゴリゴリとデータベースに入れているので、記事が多過ぎて過去のものが読みきれないことがよくあります。
そこでどういう機能があったら改善できるか考えました。１週間とか1ヶ月とか経ったら自動で、アーカイブ(別の位置に移動)されるようにしたらデータベースの奥にあった記事などにも触れられるのでは？と考えました。
ここで言うアーカイブ機能とは、現在の日時と最終更新日時とstatusプロパティを関数を用いることで自動で異なるビュー(アーカイブのビュー)に表示させ、メインのビューから消す機能です。
百聞は一見に如かずということで、
プロパティ一覧
必須なのは、作成日時のプロパティ、最終更新日時のプロパティとStatusプロパティです。(ご自身の用件に応じてプロパティを追加してみてください)
メインのビュー
説明
メインのビューで表示したいものをフィルターで制限しています。
StatusがDoneではない、または最終更新日時が１週間以内のもの
かつ、作成日時が一ヶ月以内のもの
StatusをDoneにを変えるだけで１週間経ったら自動的にメインのビューから消えます。（後述のアーカイブのビューに移動されます)
すぐにアーカイブさせたい人はStatusをDone以外でフィルターすれば良いでしょう。
またStatusに関係なく作成日時が過去一ヶ月より前のものを消すようにしています(理由は後述で、アーカイブに移動されます。)
アーカイブのビュー
説明
アーカイブのビューで表示したいものをフィルターをかけて制限しています。
最終更新日時が過去１週間より前かつ、StatusがDone
または、作成日時が過去一ヶ月より前
こうすることで、メインビューでStatusをDoneにしたものを１週間経ったら自動的にアーカイブビューで表示できます。
また、Statusに関係なく、一ヶ月たったら全てアーカイブビューに自動で移動することで、昔にストックしたものを見る機会が提供されます。さらにアーカイブビューにあるのに、StatusがDoneになっていないものは、読まないといけない気持ちにもなるのでモチベが少し上がる気がします。
ちょっとだけ注意
StatusをDoneにしたら触らないのが前提です。特に触らないかと思いますが、触ったら最終更新日時が更新されていき、１週間経たないので、ずっとメインビューに残ることになります。
最後に
自動でアーカイブすることで、読む記事にメリハリをつけていきましょう！
(フィルターのところミスってたら言ってください….)