定例ミーティングのススメ！変化の兆しをすばやくキャッチしよう。アジェンダの基本セットもご紹介
こんにちは！ コパイロツトのひらばやしです。
今日はわたしがプロジェクトを運営する際に活用している定例ミーティングについて、利点や、基本のアジェンダなどをご紹介します。
在宅勤務が増えたことでミーティングもリモートでの開催に切り替わりました。対面のときにもミーティングの準備には意識的でしたが、リモートでの開催が増えたことで、よりいっそう、事前準備やファシリテーション、決定事項・タスクの明確化などに、意識的に取り組む必要が出てきたと感じています。
そもそもなんで定例ミーティングにするの？
わたしは定例ミーティングを活用しながらプロジェクトを進めることが多いです。理由はさまざまですが、一番は、状況の変化に対応しやすくなるからです。
プロジェクトに影響を及ぼすような変化が起こってからミーティングを開催するのでは、着手が遅れてしまうことがあります。
ですが、普段から定期ミーティングを開催していれば、「なんだか進みが悪いな」とか、「プロジェクト周辺の状況が変わってきたな」というような変化の兆しを感じたらすぐ、メンバーと相互に共有することができます。
定例ミーティングという議論の場をあらかじめ設定することで、プロジェクト設計のフェーズでも、成果物の明確化や、「どこに向かってわたしたちは走っているのか」というゴールの確認がしやすくなります。そもそもゴールがわからない、という場合にも、ミーティングという場があれば、そこを利用して、あるべき姿と現状のギャップを可視化できます。
といってもプロジェクトのはじまりから終わりまで同じ頻度で開催しつづけるわけではありません。プロジェクトの進みがゆるやかになり、次のプロジェクトへ移行する期間には開催時間を短くしたり、頻度を下げたり、といった対応はしています。
成果物を設定するとよりプロジェクトを進めるためのミーティング運営ができる
仮に、プロジェクトやフェーズのゴールに必ず何かしらの「成果物」があるとしたら、ミーティングは「成果物の制作経過の確認」にも使われます。
ゴールに向かって、仕上げなければならない成果物とそれを確認するミーティングがある。
そのことを意識すると、成果物を仕上げるためにはどんな情報や手順が必要か、分解しやすくなりますし、分解できると、必要な時間のめどもつけやすくなるので、より進みやすくなるのではないでしょうか。
成果物については、以前こちらの記事でも書きましたので、ご興味あればご覧ください！
定例ミーティングでよく使っているアジェンダの基本セット
ミーティングが繰り返し行われるようになると、次第に「毎回入れるアジェンダ」がでてきます。
わたしの良く使っているミーティングの基本セットはこちらです。
・タスクの進捗確認＋アジェンダ作成（今日議論・確認することを決める）
・直近のマイルストーンの確認（マイルストーンの調整が必要ではないか確認）
・今回のミーティングで発生したタスク確認（次回までにやってくるタスクの見落とし防止）
「タスクの進捗確認＋アジェンダ作成」は、毎回ミーティングの最初に差し込んでいます。
これをやると、前回のミーティングでの議論の振り返りもできますし、議論するための前提が揃うため、議論する際のちょっとしたすれ違いを防ぐ効果もあります。
アジェンダ作りはみんなでやると議論の前の認識合わせにもなる
アジェンダが出そろったら、どの順番で議論するかをメンバーに確認します。
関係するアジェンダは寄せたり、議論がしやすくなるよう順番を調整します。相談しながら順番調整をしていると、そこに参加しているひとの間での文脈が揃ってくるので、より議論しやすくなる部分もあるように思います。
ミーティング運営の役割は分担しよう
自分がファシリテーターとして動くときは、書記・レコーダーは別の人にお願いしています。
ファシリテーター、レコーダー、モデレーターなどなど、こうしたミーティングでの役割は、固定にせず、輪番制にしたり、挙手でやってもらうようにするとミーティングのなかで観客になってしまわず、「参加している」という主体性が生まれやすいのでおすすめです。
みんなが参加しやすいミーティングにしていくために
プロジェクトの目的や目指すべきゴール、議論したい内容を可視化し、整理すると、ミーティングに参加している全員が、積極的に議論に関われる状態になります。リモート環境での開催が増えたからこそよりいっそうです。
そう感じているからこそ、弊社ではいま、ミーティング活用ツール「SuperGoodMeetings」の開発を進めています。
テストも兼ねて、普段の業務でもこのツールを使っています。
ミーティング運営をするときに必要な項目がすでに揃っているので、項目を埋めていくだけで議論するのに十分な情報が揃いますし、それを共有すると、認識合わせをするのにも役立ちます。
現在「SuperGoodMeetings」はβ版で提供しています。どなたでもお試しいただけますのでお気軽にご登録ください！
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