Audiostock営業部のツール活用術
こちらはオーディオストック営業部のアドベントカレンダー2021
12月21日の記事です。
おはようございます！Audiostock営業部のさかもとです。
普段は動画や番組制作で使える「音」を販売するサービス「Audiostock」にて、営業を統括しつつ、現場に出てユーザーの皆様へ活用に向けた提案などを担当しています。
Audiostock営業部は東京・岡山の2拠点にそれぞれスタッフがおります。
リモートワークが基本になるので、そんな中でもお互いのパフォーマンスを高めるかにゆるく挑戦しておりました。
そこで本日は、これまで試した中で良かった取り組みや便利なツールについてご紹介します。
Chatwork：「タスク宣言」部屋で声をかけやすい場作り
Audiostockでは全社でChatworkを使っています。
基本は仕事の話が中心ですが、色々な部屋を立てて、それぞれでコミュニケーションをしています。
営業部の特徴としては「タスク宣言部屋」という、業務用timesっぽい部屋を作ってます。
・各自が「これからこれやります」とタスクを報告したり
・「ちょっと相談いい？」と声をかけたい
・「アポ入るので集中するからレス遅れます」など予告したり
などなど。
とは言うものの、実際はこんな感じ。
「アポ」「お昼」「架電」などの単語が飛び交ってます。
オフィスに居た頃と比べると、ふとした雑談や相談をしにくい課題があり、その解決に向け導入しました。
とにかく迷ったらこの部屋で「一瞬いいですか？」と声をかけるなどで意思疎通をはかってます。
声がけの交通整理しているだけなのですが、割とこの部屋があると部内でのコミュニケーションや声のかけやすさが違うように思います。「あの人に声かけたいけど大丈夫かな？」といった心理的なハードルって意外と大きいんだな、と感じました。
ご注文頂いた時やアポが取れた時に賑わうのもこの部屋です。
こちらは依田さんがナイスな受注をした時の様子。賑わいます。
この方法、実は弊社の開発部から教えてもらったコミュニケーションのとり方でして、はどっています。
全社ですと仕事のチャット以外に「雑談」や「飯テロ」などつぶやきが投稿できる部屋があり、社内コミュニケーションの活性化に一躍かっております。
Backlog：商談前の事前準備や見積承認、案件タスクの取りまとめ
提案前の事前準備や見積の承認に利用しています。
課題を親子で管理できるのが便利で重宝しています。
一つの案件に対して複数のタスクが発生する場合などで抜け漏れを起こさず進められるので便利です。
また、Audiostock営業部では提案前に見積・提案書のダブルチェックを必須としていますが、その履歴が残せるのも良いです。
過去の提案内容や、提案に至る迄にどうやり取りしたか等も見れるので、記憶を必死にさかのぼって思い出す…みたいな事も少なくなります。
また、セミナーを実施していた際はこちらで進行管理をしていました。
承認や商談準備よりは、セミナーのようなプロジェクトの管理ツールのように思いますが、便利で重宝しています。
人によっては１日のToDOリストのような形で使うこともしばしば。
私自身も、バックログでの依頼が来ていないかを見て帰っています。
資料作成系（Scrapbox、Gsuite）
■Scrapbox
商談メモや議事録に使っています。
複数人で打合せする際は共通の議事を作ってまとめています。
■Gsuite
特に使っているのはGoogleスライド。
営業時に使う提案資料は雛形を用意しておいて、それを各メンバーがコピペ・編集しています。
パワーポイントだとローカルでの作業やファイルの受け渡しが面倒ですが、これであれば共通のファイルを同時に編集できたりするのが◎です
案件管理／その他
案件管理・予算管理はスプレッドシートとSalesforceを併用しています。
以前はお客さまの情報管理まで全部スプレッドシートで管理してました。
が、行数が膨大になることめちゃくちゃ重たくなったり、本来やりたい事以外の行が増えるので、今年からSalesforceを入れました。
試行錯誤しつつ、スプレッドシートと併用しています。
この辺り、やりたいことは有りつつなかなか手がつけられていないので、来年移行も引き続き挑戦していきます。
12月21日のアドベントカレンダーでした。
明日の記事もお楽しみに！
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