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JAWS DAYS 2024@池袋サンシャインを実行委員としてやってきたこと

Typhon666(ﾃﾎﾟ)

どうも、テポ(@Typhon666_death)です。

5年ぶりのオンサイトJAWS DAYS 2024開催に向けて、自分がこれまで携わってきた話をずらずらと。イベントが立ち上がるところからも含めて記憶に残っている限りで書いていこうとおもいます。


経歴紹介

普段は某SIerでセキュリティコンサルタントしてますが、JAWS-UGというコミュニティにおいては、以下のような関わり方をしてきました。

現在は主にSecurity-JAWSの運営をしており、そこではオンサイトもオンラインもハイブリッド配信スタイルの勉強会もしてきましたので、なんかイベントすることには慣れてるつもりです。

日程決め

2023年5月頃、AWSJ コミュニティプログラムマネージャの沼口さんからの相談で来年のJAWS DAYS 2024は3月2日(土)あたりで開催しましょうという相談あって、日程に特別不満もなかったので、だいたいそのあたりで、としました。今回の翌週つまり3/9(土)にJAWS-UG とも縁あるとある方が結婚されるということも先に日程を知っていたので、そこは回避してあげたいなというのは一応考えていました。なお、だいたい今回のような規模のイベントは日程、会場決めも含めて半年ちょっとは工数としてかかります。

会場決め

JAWS DAYS 2017,2018,2019と五反田TOCで開催してきましたが、コロナ禍のうちに会場が取り壊されましたので、新しい会場を都内で見つけるところから。イベント事業会社(KINEさん)にいくつか調べてもらった候補には、過去利用したこともあるベルサール新宿や新しく有明セントラルタワーがあったのですが、ふと5月にサンシャインシティの爬虫類展示イベントに参加してたときに、ロケーションとか飲食できるところとか、実はここありなんじゃないか？と思い、調査候補に追加してもらいました。後々決まる実行委員長も交えて、最終的には今回の会場となった、サンシャインシティの展示ホールに決めました。

実行委員長決め

これも、沼口さんに相談され、沼口さんがイメージされる候補が数名いたんですが、候補の方を選んだ理由なんかも聞いた上で、僕だったら、こういう観点でオファーしてみたらどうか？と思いました

  • プロジェクト遂行能力

    • どんな年齢層のメンバーがいてもリードしていけるというところ

  • 体力・精神力の強さ

    • メンタルで負けない、途中で投げ出さない

当時の頃から一年くらい遡って、そういう素質というか能力をもってそうな各JAWS-UGの運営で思いつく人が、僕の中ではぱっと今回の実行委員長の早川さんが浮かびました。沼口さんとしてもそこでのピースがハマった感じでした。
別件で沼口さん含め別のAWSJの方と相談したい話があったときに、早川さんの知識を借りたくて同席してもらったついでで、実行委員長どうか？という考えを打診し、実行委員長するんだったら、自分もアドバイザーとして入ると伝え、本人がこの打診に、やります！と言ってくれた感じでしたね。

想定スケジュールひき

早川さんが実行委員メンバーとしてアサインしたメンバーのうち、オンサイトイベント参加経験者は非常に少ないという状態だったので、おおよそこんなこと考えないといけないという粗々のスケジュールをひいたものとざっくりTODOリストを起こしたものを紹介しました。JAWS DAYS 2019のときにやったTODOは過去登壇でもお話させてもらっていて、それをスライドにまとめていたものがあり、このあたりも紹介しました。

そんなスケジュールを引いた中で、すでにもうこれできてないとまずいね、といった話もしながら、いろんなことが動き出します。

テーマ決め

JAWS DAYS 2024のテーマ「Leap Beyond」を決めるまで、早川さん、沼口さんとオンラインミーティングしつつ、早川さんならどういうイベントにしたい？といった話をして、それに合うような言葉をChat GPTに問いかけて、より飛躍していけるような言葉に、これ！と早川さんが反応した感じだったかな。いい言葉ですよね。
10月にJAWS FESTA 2023が開催されましたが、例年、このFESTA開催とともにJAWS DAYS 2024の開催地や日程などを発表するというのが恒例ともなっていたので、そこで発表という形にしようとなりました。早川さんはテーマについてこう考えて決めたといった動画を取り、FESTAの最後にその動画を流しました。私は当日FESTAに参加していて、FESTA実行委員長で今回AWS Samuraiを取ったあべたくからも補足説明で喋ってほしいといわれ、急遽、ステージにあげていただきました。画像はTVer Blogより拝借

早川さん所信表明
わい補足

会場下見

実際にサンシャイン展示ホールAで行われている別のイベントに参加し、会場レイアウトや使い方も見て、ついでに美味しいものを食べるってことをしてきました。あと、土曜日に参加したんですが、サンシャインシティは家族連れが多いので、ランチタイムになると、施設内飲食店もあるにはあるけど、結構混むんですよね。それも発見。

下見美味しかった

実行委員決め

に携わってはいないですが、自分は主にアドバイザーとして入るとお伝えし、JAWS DAYS 2019でオンサイトでがっつりやったときの知見や当時作成したスタッフマニュアルやアンケートフォームなどをいろいろとシェアする役割として任命されました。でも、アイデアとしてやりたいこととかはあったので、それは色々とお伝えしてやっていった感じです。

サポータープランの確定

突然サポーター募集とか言われても集まらないものはそのとおりで、予め前もってアナウンスし、できれば1ヶ月くらいの猶予をもって、稟議かけてもらうとかできたらいいねとしていて、そのためには、AWS re:Invent前にはアナウンスしておかないとねとなりました。
あらゆる物価が上がりつつある中、会場コストも挙がったのでサポータープランの金額も上げる必要はあったんですが、どこまでサポータープランの最上位金額をあげていいか、実行委員発足当時は読めなかったんですが、8月にSecurity-JAWS DAYSというイベントを開催した際に過去のJAWS DAYSのサポータープランよりも高い金額(税抜き￥200,000)でも多くの企業がサポーターしたい！と言ってくれたことから、一番最上位を￥500,000としても、エントリーは来る！という自信はありました。とはいえ、金額を釣り上げるだけのベネフィットを提供できないと、サポーターは集まりません。ベニューが池袋サンシャインというところもあり、早川さんと会場下見にいった際に、サンシャイン内で行われるイベント展示の広告ってJR駅構内とかどうやって出してるのか聞いたのですが、その中にサンシャイン通りのフラッグ広告があって、これだ！って思ったわけですね。企業にとって自社ロゴが掲載される、ましてコミュニティイベントでサンシャイン通りをジャックとかおそらく他のコミュニティでもやったことはないと思ったので、今回はほんとこれやれてよかった！

池袋サンシャイン通りをJAWS-UGとスポンサー企業でジャック

これは、Diamond Supporter募集締め切りのときの話

これは、Platinum Supporter募集締め切りのときの話

not CfP but CfX

実行委員リレーブログでも書きましたが、ワークショップとかハンズオンをイベントでやりたいと言ってくれる人もいるだろうと考えて、CfXとしました。Call for Proposal じゃない？Xてなに？てのは下記ブログをみていただければ。これを12月の冬休みに応募したい人たちに考えてもらうということで、12月に応募開始、1月冬休み明けに締め切って確定していくという流れとなりました。CfX応募フォームはいったん自分で作り、その後はセッション班担当の実行委員に引き継がれました。会場の回線の弱さもあって、うまくハンズオンができなかったセッションもあり申し訳ございませんでした。一方でRFPセッションやパネルディスカッションなど大変もりあがったものもあり、私としてはこれをやれてよかったと思っています。もう少し、CfXを募集する上での、前提事項などを予め提示できてればよかったなとは思うので、これは近々運営メンバーとKPTで振り返りするので、そこで書いたことを来年のイベントに引き継いで行ければと思います。

AWS BuilderCards日本語化の話

昨年のAWS re:InventでゲームプレイしてもらうことができたAWSのカードゲームをラスベガスにいったときから、AWS Heroの山口さんとは日本語化しようぜーって話してたんですが、主にその企画について、プロジェクトをお越し、スプシに機械翻訳をざっと作ってみたってところまでやりました。そのあとの記述内容やきちんとした日本語翻訳などは山口さん、榎本さんの二人でカード作成社のDavidとやり取りいただき進めてもらいました。そのあたりの経緯は実行委員濱田さんのブログをみてください。

下記ツイートにいる緑のシャツの方がもともとのカード作成者のDavidさん from ドイツ！

リスク管理マニュアル作成の壁打ち

運営の熊谷さんが作成担当となり、リスク管理をどういう項目で作るのがいいかといった壁打ちをしてました。
この1週間は千葉県沖の頻発に発生する地震もありましたし、数ヶ月前から話題にあるタダ飯おじさんなんかにどう対応するか？警備員を別途用意する？とかいった話になりました。名前は掲載してますが、実行委員メンバーの名字しかないので一旦よしとする。前日には実行委員メンバーの一人も38度の熱だしてたりもあったんですが、発動することなく終わってよかった。おそらく今後のJAWSにおけるオンサイトイベント等では、このACSさんが警備を行ってくれることになっていくのかも

ACSはAmazon Corporate Securityの方々。入口でガードマンされていた方々ですね
こんな感じの項目が80項目以上

メディアサポーター

12月に各サポータープランを募集提示していましたが、やはり、このイベントのことをメディアの方に記事にしていただきたいと思い、パスのあるメディア企業様に個別にベネフィット含め提示させていただき、3つのメディアサポーターについていただけました。近日、JAWS DAYS 2024関連の記事があがることでしょう。皆さんも見つけたらぜひ読んでもらい、拡散にご協力ください。

メディアサポーター

イベントサポーター

せっかくいろんなサポーター企業が出展してくれるのに、ブース回ってくれなかったら、寂しいよなぁ、なにか仕掛けを考えたいな、そう思っていたのが12月後半。AWS HUBという名の年末忘年会が12月下旬に開催されたのですが、そこで久々にJAWS DAYS 2019でスタンプラリーアプリを提供してくれたYappliのエンジニアとお会いしました。また、JAWS DAYSの実行委員されてるんですね、ぜひ協力させてください！といっていただけたので、いいね！と思いオファーすることは早々と考えていました。
一方で、2019でやったことをそのまま擦るのもなぁ感がありました。当時はQRコード読み取りだったんですが、QR読むだけだと参加者はスタンプ集めるだけの機械作業となり、出展企業の情報を知ることもなかったわけです。そこで出展企業の情報が参加者に半強制的に通知され、かつスタンプも押下できる仕組みをって考えたときに、もともとプレーリーカードだけでやろうとしてたスタンプラリーとアイデアをマージすることで、今回のスタンプラリーという形になりました。そういった経緯とかをもろもろ実行委員リレーブログでもかかせていただきました。体験することで、直にサービスの良さをおよそ1000名の方に知ってもらう絶好のチャンスと考えるとやれてよかった。


スタンプコンプ画面
プレーリーカード for Business管理画面、スタンプラリーURLをこちらで仕込み、あとは企業任せ
カードをデザインして一括発注

前日準備

参加者皆さんにお渡しするストラップとクリアケースの取り付けやクリアファイルへの入館証とステッカー入れ、ミニのぼりの作成などを予め行ってました。

全サポーター分のミニのぼり

前夜祭企画

サポーター様や登壇者様に前日の公式前夜祭@目黒AWSJを企画し、タイムテーブルやコンテンツ、スライド作成などを行ってました。
Jeff BarrやDavid、IVSチームも含めたイベントとなりましたね。
海外メンバーがずっと日本語で説明される自己紹介きいててもなと思ったので急遽、好きなAWSサービスを自己紹介してもらう人たちに言ってもらうことで、うちらこんなにAWS好きなんやで、ってのがちょっとでも伝わってたらいいな

前夜祭記念写真

ここから以降はイベント当日です。

展示ブースの見回り

プレーリーカードを各展示ブース企業に手渡しし、当日のプレーリーカードとスタンプラリーへの誘導を促してました。当日の参加者がスタンプラリーアプリを入れてないとかいうのが多々あったので、モニターを持ち込んでいる企業は予めDLサイトを表示しておいてもらったりといったエラスティックな対策をしてくれてて、とても感謝しています。プレーリーカードやスタンプラリーの障害といったことは特になく、プレーリーカード、あれいいね！といった感想や、スタンプラリー全部まわれたよー！といった声も聞けたので、とても良かったです。

当日は比較的一緒に行動してもらったYappliとプレーリーカードのお二人、懇親会で自己紹介

キーノート

キーノートで Jeff Barr さんが来ることはもともと発表されていましたが、AWSJ 長崎さん(現社長)がコミュニティイベントにて少しばかりお話してくれると決まったのがイベントの一週間前、絶対SNSにも書いてはだめ！という我慢をしながら、お二人が並ばれた姿でのお話や実行委員長の早川さんもキーノートでJeff と交互に登壇しました。いやー、自分が実行委員長やった2019はお二人からビデオレターは貰ったけど、登壇にまではこぎつけれなかったからね、目頭にこみ上げるものがすでにありました。

わい、Jeff Barrさん、早川さん
沼口さん、早川さん、AWSJ 長崎さん、わい、米澤くん(今回のWeb担当)

C-9 セッション登壇

登壇者としても、松井さん、古里さん、USから来たIVSサービスチームと一緒に日米混合で登壇もできました。今年8月にJAWS PANKRATION 2024を開催予定です。今回は主にCfX採択された松井さんにてスライド作成、要所要所で私、古里さんでお話したり、USメンバーにこんなこともできるよっと話してもらったり、聴講者の方々に意見を求めたりといった不思議なセッションでしたね。

懇親会

イベントサポーター以来時に2社にはサービス紹介時間を作るといってお願いさせていただいたのもあって、その2社に登壇いただきました。（上部の画像)
次にAWS Samurai発表でしたが、2週間前くらいのタイミングで沼口さんと昼から飲んでたときにｗ AWS Samuraiとして実績考えたら、誰だとおもう？と言われ、僕は4名名前を上げ、その実績についても話したところ、沼口さんも同じ意見・考えでした。てことで、そういったところは一緒だよなぁーと思って今回4名の方がAWS Samuraiとなられました。おめでとうございます！

スタンプラリーの抽選プレゼントは数も多くて、なんとなく手伝いたくなってマイク握って当選番号喋ったり確認したりとしてました。当選者の方々おめでとうございました！

SNSでの感謝の声がけ・クレーム確認

これはJAWS DAYS 2019の実行委員長したときから自発的にやってることなんですが、やはり実行委員としてやったイベントでみんながどんなアウトプットしているのか、それが喜びのメッセージなのか、クレームメッセージなのか。
なので、WebでJAWS DAYS 2024、Twitterで「JAWS DAYS」「#jawsdays2024」「#jawsdays」「#jawsug」くらいはウォッチさせてもらってたりします。そんな中で、参加できてよかったー！と言ってくれる人がいたらレスしたり、ブログかいてたら読ませてもらったり。基本、気にしいの性格なものでｗ

終わりに

僕が主に携わったタスクとしては主にそんなところかなぁと。でも、イベント行うにはスタッフ集めたり、スタッフマニュアル作ったり、サポーター集まった後の集金だったり、企業ロゴの取り扱いであれこれ言われることもあったり、インボイス対応がうんたらー、Webサイトのこの文字を書き換えて、とかほんと色々とやることがあって、それらを他の実行委員たちがたくさんやってきているので、ぜひ彼らに労いの声をかけて上げて下さい。
今回のイベントに参加して、とても楽しかった！という声を多くいただき、嬉しくおもいます。
来年もJAWS DAYS 2025が現時点でいついつ開催されるとはいえないですが、JAWS-UGというコミュニティがこれからも色んな方々にとっていい形で影響を提供できるところとして、あれたらいいなとおもいます。

ぜひ、今回の参加を踏まえて、セッションをきいて、どうだったか、感想のブログであったり、それとともに来年あなたはまた参加したいか？そのときはスタッフとして？それとも登壇者として？それとも運営？といったのも添えてブログ書いてもらえると、運営もきっと嬉しく読めるとおもってます。

まだまだ〆作業が残っているんですが、あと少し頑張らせていただこうと思います！

ご参加いただいた皆様ありがとうございました！！！

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