小口現金を廃止してキャッシュレス経理

会社の少額経費の支払や、従業員の経費立替の精算には小口現金を用いることが一般的です。しかし、小口現金を保有するということは、現金の紛失リスクや盗難リスクにも対応しなければならず、担当者の心理的負担も増大します。

そこで、小口現金を廃止するという大胆な選択肢があります。手元に現金がなくなったら、ちょっとした支払はどうするのか、気になりますよね？今回は、小口現金を廃止する方法について解説します。

小口現金を廃止するメリット

ますは、小口現金を廃止することによるメリットを説明します。主なメリットは次のとおりです。
・現金の紛失や盗難リスクがなくなる
・毎日、現金残高を実査する必要がなくなる
・小口現金の補充のために銀行に行く必要がなくなる
・現金出納帳を作成する必要がなくなる
・現金残高と出納帳の記録が合わないことによる調整作業がなくなる

いずれも、小口現金がなくなるのだから当然ですね。経理担当の方からは、現金を数えることと、出納帳の記録と合わせることが大変であるとよく言われます。今まで現金管理に費やしていた時間が削減できることにより、経理業務の効率化にも繋がります。

経費精算を活用して小口現金の廃止する

小口現金がない状態でどうやって現金の支払を行うのでしょうか？基本的には、従業員がいったん支払額を立替えて、後日その金額を従業員の口座に振り込む方法を取ります。

しかし、それだと、従業員が短い期間とはいえお金を払わなければならなくなります。金額にもよりますが、それだと従業員の反対が多くて小口現金を廃止することはできないかもしれません。

そのような場合には、その部署の責任者に対して会社から現金を仮払いするという方法があります。この場合、現金の仮払を受けた責任者と従業員の間で精算を行ってもらいます。細かいやり方は責任者に委ねて構いません。責任者は領収書等の証憑書類をとりまとめて会社に提出し、その分の補填を責任者の口座にしてもらいます。こうすれば、責任者の手元には、最初に仮払いしてもらった金額が残ることになります。

決算前には、仮払した金額を責任者から会社に返金してもらいます。これで、仮払がなくなります。

一見すると小口現金と同じようですが、最大の違いは現金の所有者です。会社から責任者に仮払いした段階で、現金は責任者のものになります。つまり、その現金をどのように管理するかは、責任者に任せられるのです。毎日残高を数えても、数えなくてもどちらでも構いません。ただし、仮払額を会社に戻すという責任だけは負ってもらうことで、現金がなくなるという事態を防ぐのです。

ちなみに、仮払の管理は複雑になりますが、各従業員に対して仮払いを行う方法も考えられます。

経費精算用のクレジットカードを使用する

クレジットカードでの支払いができるのであれば、この方法が簡単です。法人名義のクレジットカードを支払が必要な従業員に持たせます。従業員はそのカードを使って決済することで、現金は不要となります。代金は後日会社の口座から引き落とされるので精算も不要です。クレジットカードの明細も記録として残るので、領収書が出ないような支払いにも対応することができます。

終わりに

上記のように、会社で現金を扱わないようにする方法はいくつかあります。しかし、必ずしもキャッシュレス経理が良いとは限りません。現在の現金管理方法と、キャッシュレス経理を比較して、より良い方を採用することになります。