【初心者向け】3分で分かる！Power Automateでできることは？
この記事では、Microsoftの自動化ツール「Power Automate」の基本を解説します。
1. はじめに
この記事では、Microsoftの自動化ツール「Power Automate」の基本を解説します。
Power Automateがどのようなタスクを自動化できるのか、その活用事例や実際のデモを交えながらわかりやすく紹介します。
本記事を読むことで、Power Automateを利用した業務効率化の可能性を感じていただけるはずです。
2. Power Automateとは？
Power Automateは、日常の業務を自動化するためのツールです。例えば、メールで受信した請求書を自動的にMicrosoft Teamsで通知する、といったフローを簡単に構築できます。
Power Automateは、Microsoftの「Power Platform」に属するもので、Power Automate以外にも次のような関連ツールのがあります。
Power BI: データの可視化・分析・意思決定に利用できるツール。
Power Apps: コーディング不要で業務アプリを作成可能。
Power Pages: ローコードでWebサイトを作成できるツール。
Power Virtual Agents: ノーコードでチャットボットを作成できるツール。
Power Automateは、これらのツールと連携することで、さらなる効率化が可能です。
3. Power AutomateとPower Automate Desktopの違い
Power AutomateとPower Automate Desktopは似た名前（紛らわしく、ややこしい）ですが、対象範囲が異なります。
Power Automate: Webサービス上の操作（例: メール、SharePoint）を自動化。
Power Automate Desktop: PC上のアプリ操作やファイル管理などのRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を実現。
具体例として、Power AutomateではSharePointリストの更新時にTeamsへ通知を送る、といった操作が可能。
一方で、Power Automate DesktopではExcel内のデータを業務システムに入力するといったPC操作の自動化が得意です。
4. Power Automateの契約や無料版の使用
Power Automateの契約の種類や無料版の利用については、以下をご覧ください。
5. Power Automateの活用事例
Power Automateの具体的な使用例をいくつか挙げてみます。
請求書メールの自動処理: メール受信時にSharePointリストへ内容を追加し、Teamsに通知。
データの承認フロー: 新しい申請が登録されると、担当者に承認依頼を通知し、結果を自動で記録。
SNS連携: Twitterで特定のハッシュタグが投稿された際、自動的にTeamsに通知。
このように、さまざまな業務を効率化できます。
6. Power Platformとの連携による効果的な業務効率化
Power Automateは単独でも十分効果的ですが、Power Appsなどと連携することで、さらに大きな効果を得られます。以下はその一例です。
申請業務のフロー:
（１）社員がPower Appsを使って承認者に向けた申請内容を登録。
登録すると申請内容がSharePointリストに保存される
（２）SharePointリストに保存されたことを契機に自動でTeamsへ通知。（３）承認者が申請内容を確認し、承認結果をTeamsで社員へ送信し申請
結果をSharePointリストに保存する
このフローにより、業務の自動化が向上し、対応工数も削減されます。
7. 申請業務フローの一部である承認フローの作成の概要
上記「申請業務フロー」の（１）でSharePointリストの保存を契機に自動で動くPower Automateを使った承認フローの作成手順の概要を紹介します。
詳しい手順は別記事で紹介するので、大まかな流れだけ掴んでください。
➀新しいフローの作成:
Power Automateで「自動化されたクラウドフロー」を選択（画面左上）
②トリガーとしてSharePointリストに「項目が作成されたとき」を選択
③承認プロセスの設定
SharePointリストに「項目が作成されたとき」にTeamsで承認者へ承認依頼メッセージを送るための設定を行う
承認者が「承認」または「却下」を選択できるように設定。
承認者の「承認」または「却下」の選択結果に応じて「はいの場合」と「いいえの場合」に分かれる。
Teamsで社員へ承認結果の送信と、SharePointリストに承認結果の更新を行う
このような、簡単な設定で、効率的な承認フローを実現できます。
8. まとめ
Power Automateは、日常業務の自動化を簡単に実現できるツールです。また、Power AppsやPower BIとの連携によって、さらなる業務効率化とデータ活用が可能になります。
この記事を通じて、Power Automateを活用する第一歩を踏み出してみませんか？
次回は、さらに具体的な実装方法を解説する予定ですので、お楽しみに！
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