Notion×小さな英語教室 07 Notionを活用した効率的な生徒情報管理③: アンケートフォームとの連携
こんにちは、「Notion×小さな英語教室」のつばきです。
年度初めは進級や入会などで変化が多く、レッスンの準備や事務方の負荷が増えがちです。忙しい時期ではありますが、「多少時間がかかっても初めにきちんと整えておこう」と自分に言い聞かせ、１か月半を乗り切ってきました。
ということで前回からだいぶ時間がたってしまいましたが、今回はNotionで作った生徒情報データベース（以下、「生徒DB」）をアンケートフォームで収集した情報とつなげて利用している、という話を書きたいと思います。
アンケートで集めた情報を「転記レス」でNotionに
教室運営をしていると、イベントや面談などで保護者にアンケートをとる機会がよくあります。以前はGoogleフォームを使っていましたが、最近はNotionと連携できる「Tally」というサービスを利用しています。
Tallyの魅力は、保護者にアンケートフォームへ入力していただくだけで、自動的にNotionに入力内容が保存されることです。
手順は大きく分けて、①アンケートフォームを作成、②Notionデータベースとの連携、③URLを保護者に送って入力をお願いする、の３ステップです。
具体的な使い方は、Notion公式アンバサダーでコミュニティ「Notion大学」主宰者の円谷さんが分かりやすく解説して下さっている動画があります。ぜひご覧ください！
アンケートフォームで集めた情報を転記レスでNotionにためていける、というのが最大の利点です。
私のようにエンジニアリングの知識がないと、アンケートフォームで集めた情報はいったんスプレッドシートなどに落として、リストに情報を追加して体裁を整えて、、、と、その後の工程が意外に面倒だったりします。
教室にまつわる情報のほぼすべてをNotionで管理している身としては、これほど便利なことはありません。
以下に、Tallyで集めたアンケート情報と生徒DBを連携させて利用している私の利用事例を２つ紹介したいと思います。
CASE１ 保護者面談の日程調整
年1回の保護者面談をするにあたり、下記のようなフォームを作り、保護者のみなさんに希望日時や面談形態を選択式で入力してもらいました。
保護者が入力内容を送信してくれると、自動的に自分のNotionデータベースに情報が入ってくるので、これをもとに面談日程を調整します。
保護者には最低限の情報だけ入力していただき、、生徒DBとリレーションさせることでクラス情報を追加したり、面談記録へさっと飛べるようにしました。（面談の記録については以前に書いた記事もぜひご覧ください）
Tallyを使う前は、Googleフォームでアンケートを取り、Googleカレンダーに登録し、スプレッドシートで面談リストを作り、さらに面談記録を別のファイルで作る、ということをしていましたが、全ての工程をNotionで行えるようになったことで、アプリ間の行き来を大幅に減らすことができました。
余談になりますが、面談だけ独立させて日程管理するよりも、日々のタスクに予定を組み込んでしまう方が、面談をうっかり忘れるといったリスクがなくなります。このため、日程が決まったら、普段使っているタスク管理用のNotionページにも面談予定をリンクさせておきました。日々のタスク管理と面談情報を簡単に行き来することができますし、面談期間が終わればリレーションを切ってしまっても特に問題ありません。必要ならばつなぐ、必要がなくなったら切る、といった柔軟な対応ができるのもNotionのいいところだと思います。
CASE２ イベント開催時のアンケート収集
教室全体で行うイベントは、リスト管理しておきたい生徒情報がいくつもあります。
昨年クリスマスイベントを行ったときは、Tallyを使って出欠確認や、保護者協力などについてアンケートをとり、Notionに集めました。
これを生徒DBとつなげて必要な情報を追加してから、出席簿、金銭授受、協力内容、スピーチ順など様々なリストを作ることができました。
各リストはタブで切り替えることができてスマート。
名簿以外にも、備品リストや当日の進行表など、イベントに関わる情報をNotionですべて1つのページに集めておくことができます。
ファイルを探し回ったり、アプリの開閉にかかる時間を短縮することができ、作業効率が格段に向上します。
情報が１つのページにまとまっていると、次回イベントを開催するときに参照・複製するのにも便利そうです。
おわりに
今回はここまでです。最後までお読みいただきありがとうございました！
私のような小さな個人教室だと、実は力業でどうにかなってしまう事務も多く、作業の効率化にあまり意識が向かなかったりします。
でも、「どうにかなる」も積もり積もると「どうにもならなく」なってしまいます。
忙しいから新しい指導に挑戦できなくなる、というのだけは避けたい！
日頃から小さなストレスを意識して取り除いていくことって結構重要かなあと思います。
また、アンケートフォームと生徒情報の連携が今回のハイライトではありますが、ドキュメント、音声、動画、リンクなどすべて同じアプリで管理できるNotionの良さを改めて実感しています。（個人教室の先生、いっしょにNotion使いませんか(^^)/？）
次回からはNotionで直接教材を作っている、という話を書きたいと思います。フォントなど多少制約はありますが、Notionを教材の格納庫としてだけでなく、教材作成そのものにも使っているよ、という話です。
どうぞお楽しみに(^^)//