伝わらないプレゼン

こんにちは、ゲッコー首藤です。

社外の一般の人へのプレゼンがなかなか伝わらない。
合意形成できない。
よく相談されます。

社内であっても、
役員へのプレゼンなどの場合は同じように伝わりにくくなってしまいます。

どうして？

多くの情報をプレゼンに詰め込んでしまうのが原因です。
話し手と聞き手の情報量の差が大きい時に発生しがちです。

例えば、社内のプロジェクトメンバーで共有しているプレゼンデータで考えましょう。
PJメンバーや業務内容で近接している関係者の情報量は
かなり多い状況です。
そのメンバーや関係者の間でのプレゼンは、お互いに持っている情報をすり合わせて差分を調整していくような作業です。

100個の情報があるとすると、
95個までは同じものを持っていて、
あとの５個の情報の違いを見つけてすり合わせるようなイメージ。

一方で関係者以外にプレゼンする場合、
持っている情報量の差がとても大きくなっています。
社外の人たちはもちろん、社内であっても役員級だと意外にベースとなる情報格差が大きいことがあります。

プレゼンする私が100個の情報を持っているとすると、
みんなは20個ぐらいしか情報を持っていないようなイメージ。

そこで、一気に100個の情報を見せて80個を詰め込もうとすると
伝わらないプレゼンになります。

私の体感ですが、
一回のプレゼンで覚えれる情報は多くて5個。
できれば3個程度に抑えたほうが、
伝わったという感覚を共有できます。

プレゼンの目的は情報共有に加えて合意形成ですからね！
短時間に80個の情報を押し込まれる状況。
恐怖です。

社内資料は情報をたっぷり含んでいます。
その社内資料で、時間がないからとまくしたてられると…
合意形成の前に、拒絶の感情が芽生えます。

話している情報は正しいけれど合意したくない。
これ、最悪の結果です。

セールスに置き換えると
「商品はいいけど、俺は買わないよ」と同じ。
せっかくプレゼンしたのにもったいない結果ですよね。

と、わかっていても、
プレゼン資料を作っていると枚数がどんどん増えていく。

情報をまとめてコンパクトにしたのに関係部署に内容確認すると、
削った内容とは別の情報が追加されて戻ってくる。
むしろまとめる前よりもページ数が増えている。
悩ましい状態です。

そんな状況についてのアドバイスです。

・プレゼン資料以外に情報を分散させる
です。

スクリーンに映し出す資格情報はあまり密度を高くしません。
情報を補う方法で

・プリントアウトしたハンズアウト（事前データでもOK）
・補完する詳細情報などのサイトを紹介

ハンズアウトは文章形式でOKです。
「ナラティブにまとめた『お手元資料』」
という言い方をするとかっこいいです（笑）。

サイト紹介については、
長いURLを記載しても覚えてもらえないので少し工夫が必要です。
私はプレゼン内にQRコードを配置しておきます。
あのパターンを見ただけで
「ああ、サイトを見ればいいんだな」と理解してもらえます。
検索キーワードの列記でもいいですね。

「詳しい情報は、お手元資料やサイトに書いてあります。ここではそのエッセンスの〇〇だけ説明しますね。」という内容で話します。

まとめますと、

・プレゼンに情報を詰め込みすぎない（情報量の差が大きい相手へのプレゼン）
・詰め込めない情報はお手元資料やサイトで補完する

持ち時間をオーバーせず、尻切れトンボにならず、
心地よいプレゼンで好印象を持ってもらいましょう。
悪い印象では合意形成が難しくなります。

好印象だと、
こぼれた情報を集めに来てもらい、合意形成に近づくことができます。

ではまたの機会で。