Google ドキュメントで仕事の生産性を劇的に高める！知られざる機能と活用術
こんにちは。株式会社TSクラウド（以下、TSクラウド） マーケティングチームの古屋です。
今回のテーマは「Google ドキュメント」です！仕事や学業、プライベートなどで使ったことがある方は多いと思いますが、みなさん、Google ドキュメントの数々の機能を使いこなせていますでしょうか？
今回は、Google ドキュメントの意外と知られていない（？）驚きの機能と、活用方法についてご紹介します。
Google ドキュメントとは
Google ドキュメントは、Google が提供するクラウドベースの文書作成ツールです。大きな特徴は以下の3つです。
いつでもどこでも編集可能：インターネットに接続されていれば、パソコンやスマートフォン、タブレットから文書にアクセスできます。
リアルタイム共同編集：複数人で同時に同じ文書を編集でき、場所を問わずチームワークを向上させることができます。
自動保存機能：作業中の文書は自動的に保存されるため、うっかり保存し忘れることがありません。
とはいえ、Google ドキュメントは単なる文書作成ツールではありません。あらゆる機能をフル活用すれば、業務の生産性を大幅に向上できる神ツールです！
ここから Google ドキュメントの具体的な機能を解説します。
知ってる？Google ドキュメントでメール下書き作成
Google ドキュメントの便利機能の内、意外と知られていないのがメール文の下書き機能。例えば、取引先へのメール下書きを作成する際、Google ドキュメント上で「＠」を入力してみてください。「構成要素」の中の「メール下書き」を選ぶとドキュメント上でメールの下書きが作成できます。（メニューバー「挿入」→「構成要素」→「メールの下書き」からでも選択できます）
具体的な手順は次のとおりです。
ドキュメントを開き「@」を入力する
「構成要素」から「メールの下書き」を選択する
3.挿入されたメールの下書きに、宛先、CC、BCC、件名、本文を記入する
4.メールの下書きの左上にある「Gmail でプレビュー」アイコンをクリックすると、Gmail が起動して入力した内容でメールが作成される
メールの下書き機能は、ドキュメント上で共同編集した内容をそのまま Gmail に反映できるため、複数人で相談しながらメールの文面を作成・修正する際に非常に便利です。わざわざコピー＆ペーストする手間が省けるだけでなく、リアルタイムでの共同作業が可能になります。
まだある！便利な機能
スマートチップ
スマートチップ機能とは、ユーザー、ファイル、日付、予定などの様々な情報をドキュメント上に簡単に挿入できる機能です。
具体的な手順は次のとおりです。
ドキュメントを開き「@」を入力する
候補の中から挿入したい情報を選択する
3.選択すると、情報がドキュメントに埋め込まれる
今回は議事録に、日付、場所、ユーザー、ストップウォッチ、投票、ファイルのスマートチップを挿入しました。
日付チップは、カレンダーイベントと連携させることで、スケジュール確認が瞬時に可能になります。ユーザーチップを使用すれば、各メンバーの連絡先情報にすぐにアクセスでき、その場でメールやチャット、Meetを開始したり、カレンダーの予定を作成したりすることが可能です。ファイルチップを埋め込めば、関連資料への直接リンクが可能となり、ファイルの内容をプレビューすることもできます。
私のおすすめは、ストップウォッチチップです。文章作成中の時間を計測したり、休憩時間や締切時間の管理、プレゼンテーション時間計測など、時間の使い方が可視化されて、より効率的に時間を管理できるようになります。
タブ機能
Google ドキュメントに新しく追加された「タブ機能」は、長文のドキュメントを整理しやすくする、便利な機能です。まるで本やウェブサイトのように、ドキュメントを複数のタブに分けて管理できるようになりました。
ドキュメントを開き、左上の「タブとアウトラインを表示」をクリックすると、左側にタブを追加するパネルが表示される
2.パネルの「タブを追加」アイコンをクリックすると、新しいタブが作成される
3.タブに分かりやすい名前をつける（絵文字を入れてもかわいい）
4.ドラッグ＆ドロップでタブの順番を入れ替えることもできる
タブ機能は、ドキュメントをスッキリ整理する魔法のツールです！長文の資料も、タブで区切ることで、まるで本の章のように、必要な情報に迷わず辿り着けます。各タブに分かりやすい名前をつければ、資料全体の構造がパッと見て分かるようになります。共同作業では、タブで担当部分を分けることで、お互いの作業を邪魔することなく、スムーズに進めることができます。
音声入力
キーボード入力が面倒な時は、音声入力機能を活用しましょう。話すだけで文章が自動入力されます。
ドキュメントを開き、「ツール」から「音声入力」を選択する
3.画面に表示されたマイクアイコンをクリックすると、音声入力が開始される
4.もう一度マイクのアイコンをクリックすると音声入力が終了
翻訳機能
Google ドキュメントの翻訳機能は、翻訳ツールを使わずに言語を翻訳できます。
翻訳したい文章が書かれたドキュメントを開き、「ツール」から「ドキュメントの翻訳機能」を選択する
2..希望する言語を選択
4.「翻訳」ボタンをクリックすると、新しいウィンドウで翻訳されたドキュメントのコピーが立ち上がる
おわりに
Google ドキュメントの隠れた便利機能、いかがでしたか？メールの下書きやスマートチップ、タブ機能、翻訳機能など、知らない機能もあったかもしれません。これらを活用すれば、日々の作業がぐっと効率的になるはずです。私も IT 初心者として、新しい機能を発見するたびにワクワクしています。ぜひみなさんも、今日から少しずつ試してみてください！
弊社コラムでは Google ドキュメントについて分かりやすく解説しておりますので、こちらもぜひご覧ください。
執筆者：
古屋恭子（マーケティングチーム所属）
長野県出身。2023年、佐久市のデジタル人材育成プロジェクト「Ｃｏｓｍｏｓｔａ＋（コスモスタプラス）」 のOJT重視型講座を受講し、2024年4月に株式会社TSクラウドに入社。IT推進事業部マーケティングチームに所属し、アシスタント業務を担当している。一児の母。
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