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見えなくする化の工夫

試行のゴルフ

タスクシュートのポテンシャルを引き出していなかった

タスクシュートのタスクリストは、「今日一日でやること」しか見えないようになっています。逆に言えば、今日やらなくていいことはタスクリストに載せてはいけないとも言えます。
長年タスクシュートを自己流で使ってきたため、私のタスクシュートにはリピートタスクが大量に登録されています。一日のスタートでタスクシュートが自動的に一日のタスクリストを作成した時点で、見積時間の合計が24時間を超えるようなリストができあがっていました。つまり今日やらなくていいことが大量に載ったタスクリストで毎日を過ごしていました。
前日夜または一日のスタート時点で余裕があればタスクを整理することもありましたが、それでも各セクションは見積時間オーバーのまま。順番も特に最適化していなかったので、今のセクションじゃないタスクを実行することも珍しくなかったですし、当然のように大量に残るタスクを一日の終わりに削除することにも特に何も感じなくなっていました。
しかし、タスクシュートの恩恵を最大限に享受するならこの点は改善が必要だと感じたので、少しずつ取り組みを始めています。 前回記事のプロジェクトやモードの運用の見直しもその一環にあたります。


前日または一日の早い時間にトンネルを作る

「トンネル」とは一日のタスクが適切なセクションに適切な順番で配置された、タスクシュート上のタスクリストと考えています。 これが上手く作れていると、タスクシュートだけ見ながら一日を駆け抜けることができます。もちろん、上手くいかないことも多々あるのですが「トンネル」を作ろうとすることにより、レビューと翌日以降のプランの精度が上がります。
そこで、一日の始まりのできるだけ早い段階で「トンネル」を作るようにしました。

  1. カレンダーをチェックして、時間が決まった予定があればタスクとして追加

  2. Zettelkastenをチェックして、必要に応じてタスクを追加

  3. 各セクションの時間を見積時間の合計が超えないように、タスクを移動、削除、見積時間を変更

私はタスクシュートをサポートするツールとしてGoogleカレンダーとNotionに構築したZettelkastenを使っているので、特に人との約束などを管理するGoogleカレンダーの確認は必須です。

セクションがあふれるまで詰め込まない

とは言うものの今までのクセが抜けきれず、リピートタスクも大量に登録してあるため、各セクションの時間を見積時間が超えないようにするのはなかなか困難です。時間の決まった予定があって考える時間が取れない時は、見積時間超過のまま見切り発車で一日をスタートすることもあります。

リピートタスクを整理する

私のタスクシュートに登録されていたリピートタスクは350以上。すべてがデイリータスクに自動生成されるわけではないのですが、使っていないのにアーカイブしていないリピートタスクが多く、非常に見通しが悪い状態。少し整理して300程度まで減らしましたが、まだまだ無駄なものが多いので引き続き整理を続けています。

プロジェクトを整理した効果

整理したプロジェクトと新たに運用を始めたモードを数日運用してみて、一日のトンネルを作りやすくなったと感じます。特にモードを表すアイコンを各タスクに付与したことで、どのセクションにどのモードのタスクを配置すると実行しやすくなるか・・・という評価がしやすくなったと感じます。

AppleWatchを活用する

「たすくま」はApple Watchと連携することができます。しかも現在のセクションに配置したタスクしか表示されませんので、iPhoneのアプリでタスクリストを見るよりもフォーカスする範囲を限定することができます。「トンネル」が作れていれば他のセクションを見たくなることは無いので、特に集中を要するタスクが多い時間帯はAppleWatchだけで管理できると、より集中しやすくなると思います。

レビューでは自分を責めない

「トンネル」の精度を上げていくには「レビュー」が必須です。「レビュー」は反省ではありません。できなかったこと、不十分だったことをつい責めてしまいがちですが、それよりもタスクの実行時や先送りをした際の感情に適切な対応をすることにフォーカスするようにしています。
例えばこんな感じ。

  • タスクを実行するセクションが適切だったか
    →タスクを配置するセクションを変えてみる

  • タスクの名称は適切だったか
    →やることが具体的にイメージできずに着手できなかったなら名称を変える

  • タスクの見積時間が適切だったか
    →タスクを実行しなかったタイミングで感じたことを反映する

  • 前後のタスクとの関係は適切だったか
    →重いタスクを固めてみる、リフレッシュするタスクをはさんでみる

  • そもそもそのタスクは実行する必要があったのか
    →先送りが続くならタスクから削除する

改善は続くよどこまでも

とまあ現時点ではこんなことを考えながら一日一日を過ごしているのですが、ただログを取るだけだったタスクシュートが、ちょっと使い方を変えるだけで時にはものすごく集中してタスクの消化が捗る時間帯があったり、相変わらずダメダメな時間帯があったりしてコントラストが強くなった感じがしています。でもそれはタスクシュートサイクルを回すための燃料になっているし、決してイヤな感じではありません。
そしてタスクシュートを通して自分自身に向き合っている・・・そんな感覚も芽生えています。

11月4日（土）タスクシュートカフェを開催します

タスクシューターが集まって情報共有できる場として、タスクシュートカフェを開催します。愛知での開催ですので、お近くの方はこの機会にぜひご参加ください。遠方からの参加も歓迎します。


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