お役立ち！海外の大学へのアポの取り方

去年の10月から1ヵ月間、ドイツ中を周って色んな大学を訪問してきました。このnoteでは訪問中の経験をもとに、大学へのアポの取り方から面談当日まで使える知識などをまとめていこうと思います。

大学の先生へのアポイントメント

海外の大学 (特にドイツ) はコースごとに専用のページを持っていることが多いです。授業のシラバスから出願の方法まで、必要なことは一通り網羅されています。プログラム担当の先生の連絡先もページに掲載されています。

University of Hohenheim - Crop Sciences (Master's)
https://www.uni-hohenheim.de/en/crop-sciences-masters

アポは留学生担当の先生や学科の問い合わせ担当の先生にメールを送るとスムーズです。基本的に1,2日以内に返信が返ってきます。

ただ、長期休暇中の場合一切返信が返ってこないので注意で (本当に全く返ってこない)、根気よくいきましょう。

アポのメールの書き方

特に決まりはありませんが、次の4項目をしっかり記入すればOKです。

・件名は "About the Appointment Request (自分の名前, 所属)"
・自己紹介
・その大学に出願したいという旨
・希望する日時 (具体的であると良い)

私が使っていたメールのテンプレート (カンボジアの先輩との共作) がありますので、良ければ使ってください。

件名: About the Appointment Request (自分の名前, 所属)
Dear (担当の方の名前),

Greetings! I hope this email finds you well.

As we have never met before, please allow me first to introduce myself. My name is (名前), I am (自身の所属). I hope that you do not mind me sending you this email directly. Kindly allow me to elaborate the reason for my request. 

I am going to apply for "(コース名)" at your university. (出願しようと思ったきっかけ等). I then resolved that I am very much interested to study on the courses. I am writing this email to humbly request for permission to meet and talk with you during my stay to learn more about the program and how I may be able to study. I will stay in (都市名等) from (滞在する期間) in my schedule. If you are amenable to this request, may I ask which date is more convenient for you to meet.

Thank you very much for your valuable time in reading my email and I anticipate with great gratitude hearing from you soon.

Yours Sincerely,

(名前)
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署名
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催促のメールの書き方

返信が来ない場合や遅れている場合、先生がメールを見逃していたり、忘れたりしている可能性があるので催促のメールを送ります。ただ、文章次第では失礼になりかねませんので注意です。以下、テンプレートです。

件名: Reminder: About the Appointment Request (名前, 所属)
Dear (担当の方の名前),

Greetings!

This is just to remind you that I have not received your response to my e-mail which I sent you on (送信日時). I am afraid my e-mail may not have reached you.

I would be grateful if you could let me have your answer by (これまでに返信が来ないと困る日).

I hope to hear from you soon.

Yours Sincerely,

(名前)
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(署名)
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面談当日

面談当日は早めに行って、場所を確認してから近くでゆっくりしておけばOKです。どの先生も予定の時間には部屋にいらっしゃいました。

もし、当日遅れる場合はできる限り早く連絡のメールを入れます。もちろん電話のほうが確実です。

面談は、先生にもよりますが、ゆったりした雰囲気で行われます。男性の先生はやや圧迫面接気味な傾向があってちょっと怖いです… なんにせよ先生への質問をしっかり予習しておかないと当日困ります。

ちなみに手土産はNGです。担当の先生は合格審査委員を兼ねていることが多く、プレゼントは賄賂になりかねません。実際のところ私が日本酒を持っていったらガッツリ断られました。

大学の印象や日本での生活、ドイツ滞在の思い出など、土産話をプレゼントするのがベターです。私の場合、酒蔵での体験談が鉄板でした。

面談後

今後、出願手続きの際に何度もメールをやりとりすることになるので、面談後のお礼メールはマストです。時間を取ってもらったことと、有益な情報を得られたことに対するお礼など、シンプルでもいいので送ります。

件名: Thank you for the meeting (名前, 所属)

Dear (担当の方の名前),

Hallo.
I appreciate for taking your valuable time and telling me a lot about (コース名). You allowed me make steps toward my goal much more than before.

(後日談など)
ex.) And now I'm in Colmar. I took lunch at PFEFFEL and had wonderful encounter with Mr. Philippe who is a wine brewer from Dampierre. He gave me his wine. I'm looking forward to drinking it with my family in Japan.

Yours Sincerely,

(名前)
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(署名)
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ぜひ、大学訪問の際にご活用ください。