「シンプルに理解：中小企業のシステム部門化ガイド」利害の無い第三者か新たな担当が救世主

課題対応編

前回までの記事では、中小製造業におけるデジタル化の課題と、長年の凝り固まった関係回復について取り上げました。今回は、これらの問題に対処する方法に焦点を当て、新たな展望を探ります。

「利害の無い第三者か新たな担当が救世主」

中小企業の中でデジタル化の課題に対処する方法の一つは、利害の無い第三者や新たな担当者を導入することです。中小製造業において新しい担当者を採用することは難しいことかもしれませんが、新しい風が必要な時点でのチャンスと言えるでしょう。新しい担当者は、企業内で閉塞感が漂う中に新たな希望をもたらす可能性があります。

なぜ新しい担当者が有効なのでしょうか？
それは、新しい担当者が過去のやり方にとらわれず、新しいアプローチや視点で問題に取り組むことが期待できるからです。彼らは新しいITツールやプロセスを迅速に理解し、古い習慣にとらわれないで変革を進めるでしょう。

利害の無い第三者、つまり新入社員や中途入社の場合には、特に効果的です。なぜなら、彼らは企業内の既存の問題や対立に先入観を持たず、客観的な立場から業務を見つめることができます。このような新たな担当者との組み合わせは、既存の問題に新たな視点をもたらし、問題解決のプロセスを改善するのに役立ちます。

一緒に取り組む「利害の無い第三者」と新しい担当者は、以前に触れたマニュアル作成や情報共有のプロセスを進めます。

新入社員が入った時こそ「業務マニュアル」を整備するチャンス

マニュアルにより、業務の属人化を防ぎ、ナレッジの共有と情報整理が進みます。マニュアルを見ながら簡単なPC設定を行うことで、業務が共有され、現場の負担が軽減されます。また、FAQとして共通の問題や解決策を共有することで、トラブルの対応時間を短縮し、ITサポートの効率化が期待できます。

これにより、軽微なトラブルに対しては自己対応し、IT担当者が対応すべき重要な課題に集中することができます。このアプローチを通じて、問題の見える化が進み、上司からも状況が把握しやすくなります。

具体的な進め方として「事象の棚卸しと優先順位付け」を詳しく解説します。デジタル化への道のりは一歩一歩進めるものであり、新しい担当者との協力が成功につながるでしょう。

「事象の棚卸しと優先順位付け」

デジタル化に取り組む中小製造業が新たな担当者を導入する方法について考えました。
具体的な進め方として「事象の棚卸しと優先順位付け」に焦点を当て、IT担当者の業務や課題を整理し、効果的な取り組みを始める方法について説明します。

担当業務の洗い出し

まず、IT担当者の業務内容や業務範囲を明確にしましょう。このステップは、IT担当者の日常業務を整理し、何に時間を費やしているのかを理解するためのものです。一般的な業務にはPC環境設定、インフラサポート、トラブル対応などが含まれますが、これらを細分化して具体的な業務を洗い出しましょう。これにより、どの業務がルーチンであるか、突発的であるか、優先度が高いか低いかなどが分かるようになります。

業務一覧の作成

業務の洗い出しが終わったら、これらを一覧にまとめます。この業務一覧が、次のステップである優先順位付けの基礎となります。一覧を通じて、IT担当者の業務がどれほど多岐にわたっているのかが把握できるでしょう。

優先順位付け

業務一覧ができたら、それぞれの業務に優先順位を付けましょう。重要なのは、どの業務が優先されるべきかを判断し、適切な対応順位をつけることです。以下は、優先順位を決定する際のポイントです。

• 重要度：業務がビジネスに与える影響や重要性を評価します。例えば、業務が生産ラインの停止につながる可能性がある場合、その業務は高い優先度を持つでしょう。

• 緊急性：業務が緊急な対応を必要とするかどうかを評価します。即座の対応が求められる場合、その業務は高い優先度を持つでしょう。

• リソースと代替：業務に必要なリソースや代替策がどれほど利用可能かを検討します。一部の業務は他の人が代わりに行える可能性があるため、優先度が下がることがあります。

• 予防措置：将来的な問題を予防するための業務にも優先度を付けましょう。問題の未然の回避は、長期的な視点から非常に重要です。

優先順位付けを行うことで、IT担当者はタスクを適切に管理し、最も重要な課題に集中できるようになります。このプロセスは、業務の見える化を提供し、上司や同僚とのコミュニケーションを改善し、問題解決の効率を高めます。

さらに詳細なアプローチとして「マニュアル化と情報のナレッジ化」について解説します。中小製造業のデジタル化への道のりは、小さなステップから始めることで効果的に進められます。

「マニュアル化と情報のナレッジ化：中小製造業のデジタル化の重要ステップ」

デジタル化のプロセスにおいて、マニュアル化と情報のナレッジ化は欠かせない要素です。これらの作業は手間がかかるかもしれませんが、情報を整理し、共有することで、組織全体の効率性を高め、トラブルの対応能力を向上させます。この記事では、なぜマニュアル化と情報のナレッジ化が必要か、そしてそれらの効果について説明します。