freee会計で行う！仮払金の管理マニュアル
従業員の出張が多くなり、仮払金の精算が増えると管理が煩雑になってきますよね。
みなさんはどんな方法で仮払金を管理していますか？
エクセルを使って管理している方が多いのではないでしょうか。
今回は、freee会計を使ってかんたんに仮払金を管理する方法をご紹介します。
◆事前準備
1．仮払金の管理をするために、freee会計で従業員ごとに仮払金管理用の口座を登録します。
freee会計では銀行口座やクレジットカード以外にも、管理したい内容にあわせて独自の口座登録できます。
（参考）
https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/7014532403097
2．仮払金の申請があった従業員にお金を渡します。
3．freee会計で、従業員にお金を渡した口座から仮払金口座に資金移動をします。
◆経費の申請と取引登録
【従業員】
仮払金から経費を使用したら、経費申請を上げます。
【経理担当者】
経理担当者は経費申請を確認して、freee会計に取引を登録します。
ポイント💡
経理担当者は、freee会計で仕訳を登録するときに
取引先：従業員名、品目などの欄に「従業員仮払」などと入力しておくと
あとから仮払金の残高を確認しやすくなります。
◆仮払金の精算方法（渡した仮払金が余った場合）
【従業員】
残金を経理に返金します。
例：10,000円を交通費に使い40,000円余ったので経理に戻します。
【経理担当者】
1．経費精算から登録した取引を支払済みにします。
このとき、取引の決済ステータスは「完了」、決済口座は事前準備で作成した「各個人の仮払金口座」に設定します。
2．従業員から返金された仮払金の登録をします。
ポイント💡
取引登録後、仮払金口座の残金と手元の残額が合っていることを確認しましょう！
◆仮払金の精算方法（渡した仮払金が足りなかった場合）
【従業員】
受け取った仮払金が足りなかったときは、差額を従業員が立て替えて、
あとで経理から支払ってもらいます。
この場合、仮払金＋立替金額の総額で経費申請をしましょう。
例：51,000円を交通費に使いました。1,000円足りなかったので、立て替えています。
【経理担当者】
1．経費精算から登録した取引を支払済みにします。
このとき、取引の決済ステータスは「完了」、決済口座は事前準備で作成した「各個人の仮払金口座」に設定します。
2．「差額を相手方が負担し、出金金額に含む」という項目のチェックを外して取引を登録します。
3．従業員が立て替えた分の未払金が1,000円残るので、この金額分を後日精算します。
まとめ
今回はfreee会計を使った仮払金の管理方法をご紹介しました。
煩雑になりがちな仮払金の管理にぜひ活用してみてください♪
最後まで読んでいただきありがとうございました！
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