会議の作法
皆さん会議やっていますか？
その会議の目的は何ですか？
それはみんな集まる必要がありますか？
会議の在り方について考えていきましょう！
※タイトルとは裏腹に会議中のマナーについては書いてませんので、予めご了承ください。
会議の規模と時間
こういう会議ってないですか？
参加者が10人以上、時間が1時間以上
会議は参加者が多くなればなるほど効率が悪くなります。
では何の効率が悪くなるでしょうか？
会議に参加する人の本職は何でしょうか？
会議が本職という方は少ないと思います。
営業職であったり、技術職であったり、生産管理の仕事であったり....
会議の参加者は会議が本職ではなく、情報伝達や意思決定の一手段として参加していると思います。
つまり、本来の仕事とは違う活動をしている時間が会議なのです。
したがって、「会議に参加している時間＝本来の仕事ができていない時間」と考えることもできます。
人数が多くなれば、それだけ本来の仕事をできない人が多くなるということになります。
これは生産性の面で考えるとかなりの非効率的な活動ですよね。
しかも人数が多いというのは、そのタイミングに仕事できない人が増えるということなんですよね。会議で同時に発言できるのは一人しかいないですから。
発言率を考えよう
ここで会議中のある瞬間に会議に参加している人の人数を分母に、発言をしている人の人数を分子にして表せる割合を「発言率」と定義します。
上の図のように、2人の場合、ある瞬間に発言しているのは全体の5割（両者とも発言していない時間は考慮しない）です。
では10人いたらどうでしょうか？
はい、もちろん10人いてもその中の1人しか同時には発言できないので発言率は1割になります。20人いれば0.5割です。
つまり、参加者が多ければ多いほど、会議中に無職になる人が多いということが言えます。
もちろん、会議中にする仕事は話す以外にメモを取ったり、理解したりという仕事もありますので、必ずしも発言率＝仕事率というわけではありませんが、情報共有のためなら後で結果を聞けば済む話ですので、参加することがマストであるとは言えないと思います。
会議のコストを計算してみよう
例えば時給換算2,000円で働いている人がいるとします。
仮にそんな人が10人参加しているとします。その会議が2時間続くとします。一般的に1人雇うためには、その人が給料としてもらう金額の2倍の人件費がかかるといわれています。
つまり、この会議はおおよそ以下の計算のような経費が掛かっていることがわかります。
2,000[円]×2×10[人]×2[時間]＝80,000[円]
しかも、そのうちの1割しか仕事をしていないのです。100歩譲って議長と発言者と書記係が仕事しているとしても3割です。
参加者を絞って、行ったほうが明らかにお得ですよね。
月一回8万円の会議をするなら、情報共有や議論するツールやサービスを同じ金額で導入することも可能です。
チャットツールでちょっとした議論をすることで、そのチャット自体が議事録になります。話し言葉をメモするよりよほど効率的です。
会議をコストと考えることで、それにかかるコストでできることをいろいろ考えることができますね。
議事録は会議後に確認？
次は議事録の話です。
議事録は書記係が書いて、会議の参加者に回覧して確認するという流れで運用しているケースが多いと思います。
ここにも無駄な時間があります。
議事録は会議中に共有してしまえば、確認作業もなしに正式版をリリースできるはずです。
アナログな手法では、ホワイトボードに議題と決定事項と残務リストを書いていく方法があります。ホワイトボードに書いている内容に不備や誤りがあればその場で指摘するようにします。
こうすることで、後で言った言わないのトラブルも防げます。
一歩デジタルに進むと、モニターやスクリーンに書記係のパソコンの画面を共有して確認しながら進めていくと、その場で指摘されなかったことは参加者の中での共通認識であると判断することができます。
もちろん人ですので、あとで気づくこともあるでしょうが、細かな訂正ばかりで議事録の発行に数日かかるなんてことはなくなるでしょう。
もう一歩デジタル側に進むと、参加者がパソコンを持参し、共有ファイルや共有サービスの画面を操作することで互いに書記になるという方法もあります。議事録共有サービスはいろいろあると思いますので、ここでは具体的なサービス名の言及は避けます。
ときどきホワイトボードすら登場しない会議もあるので、そういう場合は、誰かが率先してホワイトボードや議事録表示用パソコンを持ち込むのがまず踏むべき一歩ですね。
まとめ
会議を参加者の発言率やかかるコストの面から考察してみました。
意外と会議にはコストがかかっているのです。
会議にかけるコストを別のサービス導入や設備費、開発費に回すことで、より良い職場環境ができるのではないかと思います。
すべての会議が無駄というわけではありません。
やり方次第で無駄になりうるということもありますし、生産性が上がる場合もあると思います。見直すきっかけになればと思いnoteを書いてみました。
追記（2020/06/07 16:30頃）
何となく、会議タイマーなるWindowsアプリを作ってみました。
参加人数と一人一時間当たりのコストを入力してSTARTを押すとリアルタイムに経過時間と消費コストを表示するアプリです。
今まで使ったことなかったですがgithubのアカウントを取って、アップロードしてみました^^
使用言語はC#です。
実行ファイルもReleaseディレクトリにアップしていますので、ダウンロードすればそのまま使えます。