円卓ハイライト：ドキュメンテーション組織構造

Round Table Highlights: Organizational Structures
円卓ハイライト：ドキュメンテーション組織構造
By Sabine Ocker, Comtech Services
Comtech サービス、ザビーネ・オッカー著
The February CIDM Monthly Manager Round Table topic was Matrixed Organizations. Of the members who joined us, only one is planning to move to a dotted-line organization in 2019, and none currently have writers who report directly or indirectly to project managers.
２月の CIDM 月間管理者円卓のトピックは マトリックス組織でした。 我々に合流したメンバーのうち、ただ１人が２０１９年に点線組織に移籍することを計画していて、一人も現在直接的あるいは間接的にプロジェクトマネージャに報告する執筆者を持っていません。
Given that reality, we peripherally touched upon matrixed organizations and we discussed other topics, such as centralized versus engineering-embedded writer resources, the role of collaboration in a highly productive team, and the differences among the successful organizational structures of CIDM member organizations.
その現実という条件のもとで、我々は末梢的にマトリックス組織に簡単に触れました、そして我々は中央集権化対エンジニアリングが埋め込まれた執筆者リソース、大いに生産的なチームの協同の役割と CIDM 加盟団体の成功した組織構成の間の相違のような、他のトピックを議論しました。
 
Members shared great insights and tips, and here are a few.
メンバーが素晴らしい洞察と助言を共有しました。そして下記にその２－３があります。
• The role project managers can play in technical publications writer resource allocation differs from country to country. Some countries have very specific laws that govern reporting structures. For one member’s company, the project managers can provide guidance and direction to writing staff in some countries, while they are kept at arm’s length—even during the interview process—in others. The result: some projects work better than others.
技術出版執筆者資源配分でプロジェクトマネージャが果たすことができる役割は国によって異なります。 若干の国には報告構造を管理する非常に特定の法則があります。 １つのメンバー会社にとって、プロジェクトマネージャは若干の国の執筆スタッフにガイダンスとその方向を提供することができます。他方、彼らは他の人たちの中で－ インタビュープロセスの間でさえ － 一定の距離を置かれます。 結果：若干のプロジェクトは他のものよりうまくいきます。
• One member explained that at his company a project core team, consisting of a quality manager, a development manager, and a project manager, must review and approve all content before it can be published. Writing managers control the writing resource allocation and hiring, but the writers cannot make content available to users without the engagement of the core team. For all intents and purposes, this arrangement functions as a dotted-line structure.
１つのメンバー会社は、彼の会社でプロジェクトの中核となるチームが、品質管理者、開発管理者とプロジェクトマネージャから成り立って、それが出版が可能となる前に、すべて内容を再検討して、そして承認しなくてはならないと説明しました。 執筆マネージャーが執筆資源配分と雇用をコントロールしますが、しかし執筆者は内容を中核となるチームのからみがなければユーザーに提供することができません。 事実上、この取り決めは点線構造として機能します。
• One member explained at a previous organization she often operated as a resource salesperson, advocating to development managers what percentage of writer resources they would get if the writer worked in her team versus the percentage if the writer reported to the development team. The part of the organization that paid the writer’s salary got to determine the work priority. An unexpected outcome of this arrangement is that if she owned the writing resource and tried to move that writer to other work, the project team would get upset. If the development team owned the resource but the writer was looking to her team for guidance and support, that person was usually inundated with work. Neither of these outcomes was ideal and impacted the quality of the completed work product. In response, another member told us she prefers the project team to own the writer's resources. It is easier on her as a manager, but harder on the writers because they have less support and flexibility.
あるメンバーはもし、執筆者が開発チームに報告した割合に対して彼女のチームで働いたなら執筆者リソースの何パーセントを手に入れるであろうかしばしば前の組織で、彼女が、開発マネージャーに代弁してリソース売り込み者として働いたことを説明しました。 執筆者の給料を支払った組織の一部は仕事のプライオリティを決定することに着手しました。 この取り決めの意外な結果は、もし彼女が執筆リソースを所有して、そしてその執筆者を他の仕事に動かそうとしたなら、プロジェクト・チームが狼狽するであろうということです。 もし開発チームがリソースを所有するが、しかし執筆者が指導と支持を彼女のチームに求めたなら、その人は通常仕事であふれました。 これらの結果のいずれも理想的でなく、そして完了した作業製品の品質に影響を与えませんでした。 それに答えて、もう１つ別のメンバーはプロジェクト・チームが執筆者リソースを所有するのをより好むと我々に言いました。それは管理者として彼女にはより易しいですが、執筆者にはより難しいです。何故なら彼らは、よりサポートと柔軟性が少ないからです。
• Another member explained a time when her organization consolidated tools and processes and each product design team had their own writers. The organization’s biggest consumers of the product documentation are dealers, and they found the distributed writer approach introduced content inconsistencies across product lines. Dealers struggled to find the information they needed in Repair Procedures and Maintenance Diagnostics because the information was in different places. The lesson learned, this member opined, is that a non-centralized writing team makes it especially important to have good standards and strong governance to enforce them. Content and information model consistency is harder to maintain in a distributed writing environment.
その他のあるメンバーは彼女の組織が手段とプロセスを強固にした時と、核の製品設計チームが彼ら自身の執筆者を持つことを説明しました。 組織の製品ドキュメンテーションの最大の消費者はディーラーで、彼らは、分散執筆者アプローチが製品群にわたる内容の矛盾をもたらしたことに気付きました。 情報が異なった場所にあるから、ディーラーは、彼らが修理手順と保守診断で必要とした情報を見いだすのに苦闘しました。 その教訓は、このメンバーは意見を述べて曰く、分散執筆チームが彼らに強制する良い標準と強い統治を持っていることが特に重要ということです。 内容と情報モデルの一貫性は分散執筆環境で維持することがいっそう難しいです。