Slackで読んでもらえる全社告知文4つのポイント
こんにちは。SmartHRの副島（そえじま）です。前回公開した「全社告知」に魂を込めた結果」は大変多くの方にお読みいただきました。告知に悩んでいる方が多いことを知れて、また実際に行動を変える方も現れて、とてもうれしく思いました。あの記事の内容はVtuberが登場するなど、若干ぶっ飛んでるところもあったのでw、今回は純粋なテキストによる告知について、日頃私が意識していることをまとめてみました。
リモートワークによってテキストコミュニケーションが課題となる場面も多いかと思います。何かの参考になれば幸いです。ポイントは4つ！
1. 「全文読んでもらえる」という考えを捨てよう
兎にも角にも、これが大前提です。一生懸命書いた自分の文章はかわいいものです。しかし、残念ながらかわいいと思うのは自分だけw 人が書いた文章なんて全文読んではいないし、全文読む時間を取ってもらえるなんて考えがあるならば、まずはそれを払拭しましょう。全社告知をする側は、みんなに何に時間を使ってもらうべきかを考えることが第一歩です。
2. 概要を目でキャッチしてもらおう
概要で「何を伝えようとしているのか」をはっきりできると、「お、あの話のことか、ふむふむ、詳細は？」という流れで引き込むことができます。これが上記1の「全文を読んでもらう前提」になっていると、何の話なのかがぱっと見で把握できず、そうこうしている間にMTGで呼ばれ、他のチャンネルでメンションされ、、、、もうあなたの告知は上の方に流れていってしまうことでしょう。
〜 告知の成功と失敗 〜
1 : n の全社告知における成功とはなんだろうを考えると、 概要をつかんでもらえばさえすれば成功なのではないかと思うのです。逆に全社告知の失敗は何かと考えると、「見てない、そんな話知らない」と言われることではないでしょうか。告知する側は「見てない、知らない」側を責めようとしますが、私は違うと思うんです。
見られない告知をする側の方が改善しなくてはならないのです。なぜならば、全文読んでもらう前提、概要がよくわからない告知を続けると、本当に見てもらえなくなるからです。
「この人の連絡は読むのが億劫」「何言ってるのかわかりづらい」というイメージが刷り込まれると、人は本当に読まなくなっていきます。会社からの重要な連絡が届けられなくなることは、私たちの仕事にも大きな支障があるんです。
3. その文章がなくても目的が伝わるなら書かない
カジュアルでシンプルで、スピード感のあるコミュニケーションが求められるSlack。「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び・・・」なんて書かないわけです。メールやビジネス文書では必要かもですが、この言葉を書かなくても内容が伝わるという場合、それは99%書く必要がないものと思うのがよいでしょう。その文章を読んでもらうことで、人の時間を奪ってしまった！と思うぐらいでも大袈裟ではないと思っています。
さて、ポイント4をご紹介する前に、1つ実際の例を共有します。
これは、「最近入社した方の中には労務専用プライベートチャンネルを知らない方がいるのでは？再告知しよう」ということになり、人事労務 研究所メンバーが下書きで書いてくれた告知文です。
丁寧だし、文章をちゃんと読めば伝わる内容ではあるんですが惜しい！ 私がしたフィードバックはこちら。
■ この告知の目的
・労務専用プライベートチャンネルを知らない人に存在を知ってもらいたい
（逆にいうと、知ってる人には読んでもらう必要がない告知文でもある）
・作成方法の案内
必要なのはこれだけ！ そして改善された告知文章はこちら。
いかがでしょうか？
「知ってますか？・・・」と見出しをつけることで知らない人には「ん？なになに？」と目を引かせ、知ってる人は読まなくて大丈夫だよ、がわかる状態となりました。
書かなくても伝わる文章はざっくり削除することで、伝えたいことが伝わる内容になったと思います。（ここはその会社の文化によります）
人事労務 研究所では、こんな風に常に改善を重ねて全社告知をお届けしております。
そして最後のポイント。
4. お願い系の告知に装飾的な絵文字を多用しない
Slackは絵文字が豊富です。ついつい使いたくなるし、あったほうが効果的なことはあります。しかし、お願い系の告知をする時は狙って使うくらいにすることをオススメしたいです。装飾的にガッチャガチャな絵文字にすると、目が散って、読んでほしい文章が読まれなくなります。
例えば先ほどの改善された告知文、絵文字ガッチャガッチャにするとこんな感じになります。
好みもあるかなーーーとは思います。ただ、流れの早いSlackの中で、お願い系の告知なのに文章に目が行きづらい状態になるのはあまりオススメできません。
「書いてあるのに質問が来てしまう」なんてこと、ありませんか？ それは絵文字によって目を散らせてしまっていることが原因であることが結構あると思うんです。
逆に、装飾ガッチャガチャな絵文字の投稿が正解な場合もあります。例えばこちら。
■ 装飾絵文字OKの告知文
読まずしても、「採用決まったんだな！」がわかるので、ワタシ的にこれは正解な投稿です。読まずしても伝わる。この場合は目的をきっちり果たしてるので正解なんです。これを絵文字なしにすると、
内定、辞退されたのかな？と思ってしまうwww
お願い系の告知で絵文字によって目を散らせてしまうことは、肝心な目的が果たせずなことになるので、お願い系の全社告知においては絵文字は目的を持って使うことを意識すると良いかと思います。
まとめ
1. 「全文読んでもらえる」という考えを捨てよう
2. 概要を目でキャッチしてもらおう
3. その文章がなくても目的が伝わるなら書かない
4. お願い系の告知に装飾的な絵文字を多用しない
これをベースとしてその会社の文化や告知をする人のキャラクターに応じてカスタマイズいただけるとうれしいです。
まだまだ続きそうな外出自粛要請。テキストコミュニケーションがレベルアップできれば、ストレスの軽減にもつながると思います。何より仕事が進めやすくなる！私もまだまだ改善中。
参考になれば幸いです。