コロナ禍の忘年会・新年会の非合理を払拭した、SmartHRならではのクフウ1選

SmartHR人事労務研究所の副島（@tomosoe）です。
そうだ、これオープン社内報にすればいいのではと思ったものの、もう年の瀬ですわ。アイキャッチの依頼もしてないし、季節モノでもありますし、個人noteでエイヤしちゃお！という気持ちでお送りしております。

忘年会・新年会の季節ですね。

コロナも以前と比べたら・・・な状況になっていて、忘年会や新年会など、久しぶりにみんなで集まる計画をされている方も多いことでしょう。私も久しぶりにこういった会に参加しまして、とっても楽しかったですし、ところどころで「久しぶり〜」と声を掛け合って古参会が始まったり（@オフィス）

SmartHRはもともと従業員同士の懇親にとても力を入れている会社で、要件に該当する懇親会は会社が費用をバックアップしています。季節柄、忘年会、新年会など、リアルな会がたくさん企画されているんですが、こんな課題が浮上しました。

行くと言ったなら行かなきゃいけない。そんな非合理が”もし”あるならば、それを払拭したい。

コロナ前の全員出社時代は、キャンセルが出た場合は「1人追加募集！」といった告知がSlackで流れて、都合とタイミングの良い人が手を挙げて急遽参加するといったことが普通にありました。なので、キャンセル料に関して問題になったことが（おそらく）なく、議論したことがありませんでした。（ここは弊社ならではなのかも）

しかしリモートワークとのハイブリット出社時代の今、出社人数も1日平均2割程度。出社してる人は何かしらの会に参加するために出社してる可能性も高く、募っても埋まらないことが想定されます。

もともと、感染対策で「事前に検温、体調怪しいと思ったら参加しない！」としていたんですが、キャンセルが言い出しやすい状況になっていないと感染対策になっていないなあと思ったんです。それに新しい変異株の話なんて聞こえてきたら、参加意思が変わるなんて全然ある。それなりの人数の会の場合、事前にお店を予約をしていたり食事の手配をしていたりするため、なおさら言い出しにくくなるかもしれない。そんな気持ちを抱えながらの参加なんて非合理極まりない（泣）。キャンセルが言い出せる空気がほしかったのです。

そこで、先日こういった告知をしました。

リアル開催の忘年会、新年会のキャンセル料は会社負担

- 出席と回答していても「やっぱり・・」となればキャンセルOK
- 主催者は受け入れてね
- 欠席する方は無用に主催者がバタバタしないよう事前に意思表示しようね

告知効果

- 主催者から「やっぱりキャンセルしたい場合は気軽に言ってね！」というメッセージが参加者へ届く
- 参加者の「もし体調不良でキャンセルになった場合、主催者や他の参加者に迷惑かけてしまうかも」「もしかして自腹になる？」といった心配を払拭（無理に参加することにならない）

キャンセル数はいかほど？

こういった告知をしたら大量にキャンセルが出るのではと思う方もいるかもしれませんが、私は当初からそんなにないのでは？と思っていました。（楽しみにしている方が多いことはわかっていたので。）現時点でSlack上で観測する限り、大量にキャンセル出てるといった状況にはなっておりません。

気が変わったらキャンセルが言い出せる空気、体調怪しければキャンセル連絡できる空気感を作ることが一番の目的でした。それが社内にうまく伝わったのではと思っています。

おわりに

弊社の飲食関連の経費精算、Slackにメンションして領収書画像をアップするだけで経費精算システムと連携されるという、なんだかすごすぎて私には説明できないものになっています。そういったものを企画開発してくださったり、申請内容をきっちりチェックしてくださっているコーポレートメンバーのみなさまの尽力あってのものでございます。いつもありがとうございます！

コロナウイルス感染症拡大によっては、オンライン忘年会、新年会に切り替わる可能性があります。