ビジネスプラン用 企画書をまとめる技術【読了：3分】
ビジネスプラン作成に用いる、企画書をまとめる技術として「効率的な進め方」について5つまとめる。
1.「聞き手は誰か？」「その人にどう動いてほしいのか？」を整理しよう
企画書の目的は、「人を動かすこと」。伝える相手が誰か、その誰かに、いつ、どう動いてほしいのか？から考えることが大事。
よくある失敗は「伝えたい情報をどうとりまとめようか？」という頭のまま作業に入ること。キレイ・わかりやすい企画書がスキ、という人ほどこの思考回路に入り込みやすくなってしまう傾向がある。
あらためて、「この企画書を読んだ相手を動かすにはどんな情報が必要なのか？」という視点からストーリーを整理すること。大体は伝えるべき情報を整理する過程で、盛り込む情報をスリムにそぎ落としていく形になる。
2.伝えたい情報をストーリー化して、まずテキストのみでまとめる
ビジネス場面で用いる企画書は、社内/社外ともに、最初に「結論を述べること」から入るのがマナー。始めに伝えたい情報を端的に伝えた上で、その後、結論を導いたストーリーを整理する。
<ストーリーをまとめる順>
①現状の問題
②問題に対する解決方針と課題設定
③課題に対する解決策
④解決策の進め方
⑤上記を確実に実行するための保証
ここまでテキストでまとめたら、他者からフィードバックをもらうとよい。
企画書で動かしたい相手と同じ視点・論点を把握している人に見てもらえればベスト。
この時点では、パワポ化しなくてよい。見栄え重視でパワポを真似たり、ツギハギすると、逆に時間がかかってしまうことがある。
3.ストーリーができてから、資料化する
社内向け/社外向けともに、なるべく制作に時間をかけないで、「出来栄えへのこだわり」ではなく「当初設定した目的の達成」にこだわるようにする。
パワーポイント制作の手間削減のコツは下記。
(1)ストーリー別によく使う資料をライブラリ化しておく
(2)ページ内の表現にルールを設ける
(3)デザインのブラッシュアップは、サービスを利用する
4.まずは完成度 6割でOK。その後、フィードバックをもらいながら10割へ。
最初から明確なストーリーで分かりやすい資料構成に仕上げるのは到底無理。頭の良いひとほど完璧を求めてハマる傾向がある。
企画書には、読み手により判断基準が異なる要素が非常に多く、正解がない。例えば・・、読み手が懸念する点/盛り込まれたデータへの解釈/表現の捉え方などコントロール不能なことが多い。
それゆえ、自分で完遂するより第3者を交えて、フィードバックをもらう時間を確保したほうがはるかに効率的。
「聞き手は誰か？」「その人にどう動いてほしいのか？」「それを伝えるためのストーリーは何か？」という、当初の観点に立ち戻り、企画書の出来を確認しながら仕上げる。
最低でもフィードバック回数は2度程度はあるとよい。
5.企画書作成の仕事は、保存するところまで。
企画書は作り手＆チームの大切な資産。作りっぱなし、出しっぱなしはしない。PCファイル整理術は重要性を増す一方。必ず身に着けること。
・ファイル名を揃えて保存する
・保存先フォルダのネーミングを整理する
最後までお読みいただきありがとうございました！