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HubSpotを導入してみたよという話

tomohiko ishii

※ この記事は、B2Bマーケティング Advent Calendar 2023の記事です。アドベントカレンダーの記事や感想に関してはXのハッシュタグ「#B2Bマーケアドベント」をご覧ください！

はじめに

しわーっす！
株式会社エコンテのお手伝いディレクターのイシイです。昨日のブライアンさんの「計測できないものに注力するマーケティングの意思決定」からバトンを受けて、5日目行きます！

この記事では、「世の中の“いいコト”を、わかりやすく伝える」をモットーにコンテンツマーケティング支援事業を行うエコンテ社のアカウントチーム（新規の見込み顧客を担当するチーム）が、取り組んだ「HubSpotを導入したときにやったこと」について書いていきます。

B2Bマーケティング Advent Calender2023はこちらからどうぞ。

ちょっと前置き

エコンテ社では、HubSpotのStarterプランを利用しています。
Starterプランではワークフローやキャンペーンの機能が利用できません。ですので、この記事では自動化や便利にする工夫の話は出てきません。また、どのような設定をしたのか？といった話も出てきませんので、ご了承ください。
導入にあたってHubSpot大百科にお世話になりました。自力で導入しようという方にはおすすめです。

導入したきっかけ

HubSpot導入のきっかけは大きく2つです。

  1. エクセル管理から脱却したかった

  2. メールの一括送信を安全に行いたかった

エコンテ社では、お問い合わせだけでなく、エディトリアルカレンダーなどコンテンツ制作に役立つ資料を提供することにより、見込み顧客を獲得していました。特にエディトリアルカレンダーは毎年更新するなど力を入れています。しかし、以前にダウンロードした方々への告知が出来ておらず「きちんと知らせたほうがいいのでは？」という意見がたびたび社内で出ていました。いざ取り組もうとメール送信の準備を進めていくといくつかの課題にぶつかりました。

まず、エクセルでの管理です。資料がダウンロードされるとメールで社内に通知され、それを定期的にエクセルにまとめるという手順で管理されていました。管理の手間がかかる上に、メール送信用リストが作りにくく、運用のボトルネックになることは明らかでした。

そして、メール送信。手動でメーラーから送ろうとするとたくさんの課題が見えてきました。サーバの送信上限問題やヒューマンエラーを未然にどう防ぐかなど、想定しきれないことが多く、メール送信の奥深さがよくわかりました。

こうした課題を乗り越えるべく、いくつかのツールを検討、利用して、現在、HubSpotを利用しています。

「とりあえず」以降にやった3つのステップ

タグを埋めて、フォームを作って、既存のコンタクトを整えると、「とりあえず」メールを送れるようになりました。この時点で、エクセル管理もなくなり、メール送信も安全に行えるようになったので、次は受注までを追えるように整備することに。
その際行ったのは、以下の3つのステップです。

  1. アカウントチームのワークフローの整理

  2. 営業パイプラインの作成

  3. ドキュメントを作る

ひとつずつ見ていきます。

1.アカウントチームのワークフローの整理

アカウントチームでは、それぞれのメンバーが役割を持ち作業を行って、次の人に渡すという形で仕事を進めています。
各メンバーに話を聞き、仕事の流れをまとめて、そこにHubSpotのライフサイクルステージやステータスをのせていくという順番で作成しました。

▲全体のフロー
▲個別のワークフロー

2.営業パイプラインの作成

次に取り組んだのが、営業パイプラインの作成です。取引発生のタイミングで、アカウントチームから営業チーム（プロデューサー）に引き継がれますが、その後をパイプラインで確認できるようにしています。
取引がクローズとなった後、アカウントチームが再度接点作りを担えるように、営業チームに協力してもらいながら更新しています。

▲HubSpotの実際の取引画面

3.ドキュメントの作成

最後に、定義やよく行う作業の手順をドキュメント化しました。HubSpotは公式のヘルプが充実しているので十分ではあるのですが、認識のずれが発生しないように社内の定義や実際の業務に沿った手順をまとめました。
また、ドキュメントは見られないと存在意義がゼロに等しいので、見てもらう工夫も行っています。アカウントチームでは某チャットツールの概要欄に固定でリンクを設置しています。これを自発的にやってくれるチームメンバー、本当に仕事のできる人だと思います。

良かったことと今後やりたいこと

メールを届けたいという理由からHubSpotを導入したわけですが、データが整えられ、レポーティングができるようになったことで、自分たちのやっていることが、受注までのスパンである程度、把握出来るようになりました。（この話は、3日目のYoshiさんの記事でめちゃくちゃ共感するところでした。）
お問い合わせから受注までの見通しがよくなることで、メンバーの視界も開けてくるのではと期待しています。

今後やりたいこと

これですべて完了したわけではありません。今はまだ導入初期の熱量があるため入力や更新ができていますが、モチベーションが低下する時が本当の勝負どころだと考えています。次のステップとして、データ入力の負荷を軽減できる仕組みづくりを行い、苦痛にならない運用方法を作っていきたいと思っています。※
また、今回の取り組みは、アカウントチームでのものでした。将来的には、事業部全体を巻き込み、お取引のある顧客に対してクロスセルやアップセルを通じた価値の提供ができるように仕組みを作っていきたいと思っています。

※HubSpotのProfessionalプランでは、自動化やキャンペーンの管理が出来るようになっており、かゆいところに手が届くツールだと思います。

おわりに

この記事では、今年取り組んだ「HubSpotを導入したときにやったこと」を紹介しました。まだまだ、出来ることややりたいことがあるので、来年も引き続き頑張っていきたいと思います。

「こんなことをしたらよいよー」とかのアドバイスやご意見は、ぜひX（Twitter）、もしくはイシイに直接お寄せください！
→ https://twitter.com/tomohiko_ishii

【お知らせ】
2023年9月29日に東京・代官山でオープンした、国産クラフトビール専門のビアバー「ビビビ。」で、毎週金曜にイシイがビールを注いでいます。
クラフトビールが好き、B2Bマーケの話がしたい方、ぜひお立ち寄りください。

明日12月6日（水）は、じつかわさんの記事『B2Bマーケターは「いなくていい」から始めよう』です。過激なタイトルですね。じつかわさん、実は元同僚でもあり、尊敬する人でもあるので今からとても楽しみです！
他の記事は、#B2Bマーケアドベントカレンダー でご覧ください！


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