フォルダを仮想の部署で分ける

フォルダを下層の部門に分けることによって、イメージが沸きやすくなります。一人でも組織図を作る人がいますが、同じ発想ですね。

おはようございます。
アイ・コミュニケーションの平野友朗です。

「メルマガの本文の文字が小さくなる」
という問題がまだ解決していません。

本文の罫線も短くしないとGmailで縮小されるようです。

さらにアドバイスをいただいたので、
レイアウトを再度変更しました。

（今度はいかがでしょう？？）

実は、私のセミナー受講生の方は
このデザインを参考にしている方が多いので
教えた方がよさそうですね（笑）

さて、本題に入る前に1点お知らせです。

『緊急事態宣言』が発令されたため、
5月10日（日）までセミナールームの貸出停止を決めました。

弊社のセミナールームはマックス20名。

2～3人のセミナーならまだしも
20名だと、かなり厳しいと考えています。

このあたりの制限が出来ませんので、
貸出を停止とすることにしました。

担当のスタッフも在宅勤務にしていますので
今まで通りの対応が難しいという事情もあります。

原則、貸出禁止ですが、
動画の撮影のために使いたいとう要望もあります。
そちらについては、個別に柔軟に対応します。

講義の進め方を助言したり、
動画をうちの機材で撮影して、私が編集したり。

そういうサービスをつくってもいいかも……。

セミナー動画レベルだと、編集は凄く簡単ですので。

それでは、メインコンテンツにいってみましょう！

■フォルダを仮想の部署で分ける

先日、お客さまからこんな相談を受けました。

「フォルダ管理が難しいんですが、
　平野さんは、どんな工夫をしていますか？」

確かに、仕事を長くやっていると
データがドンドンたまっていきます。

意図して分類したり、ファイル名を付けないと
お目当てのものが見つからなくなるでしょう。

まず、ファイル名を付けるときは
以下のようなルールを適用しています。

●和暦ではなく西暦
●西暦は4桁

また、西暦は【2020】という表記にしています。
そして、【年】【月】【日】は書かない。

たとえば、メルマガを保管するとしたらこうなります。

×　令和2年4月13日（メルマガ）
×　2020年4月13日（メルマガ）
×　20年4月13日（メルマガ）
×　200413（メルマガ）
○　20200413（メルマガ）

人が増えると、ファイル名の付け方がバラバラになります。
そこを統一することがまずは重要。

研修の資料の場合は

20200413_ビジネスメールコミュニケーション講座（講師用）.pptx
20200413_ビジネスメールコミュニケーション講座（配布用）.pptx

このように統一しています。

またフォルダ分けをするときには、
研修案件ごとに、フォルダを作っています。

○○会社
　┣講演資料
　┃┣20200413_ビジネスメールコミュニケーション講座（講師用）.pptx
　┃┗20200413_ビジネスメールコミュニケーション講座（配布用）.pptx
　┃
　┣契約書類
　┃┣講師依頼書.docx
　┃┗NDA.pdf
　┃
　┗打ち合わせメモ
　　┗memo.txt

こんな感じの分類をしています。

また、いろんな業務をやっていると
どこに分けていいのか分からなくなります。

そのため、私は一人の時から「部」で分けています。

●経理部
・請求書
・見積書
・領収書
・決算関係

●総務部
・就業規則
・給与関連
・社員の履歴書

●ビジネスメール事業部

●アイ・メール事業部

●実践塾シェアクラブ事業部

●出版事業部

●広報部

こんな感じのイメージです。

大分類が出来ていれば、最低限そこを開くところまでは
まったく考えずにいけるはず。

その先も同様にカテゴリー分けすると
スッキリしていきます。

最近、いろんな人のフォルダ分けを見ますが
これがうまくできていない人が多いんですよね……。

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◆平野からの今日の問いかけ
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一人であっても、フォルダを「部」でわけませんか？

この思考が『0.1％の成長』につながります。
昨日と今日、今日と明日で着実に変化します。

【編集後記】事務所の掃除の日々

緊急ではないが、重要なこと。
今まで、手つかずだったこと。

それを先週行いました。

それが「契約書の整理」。

出版契約書、コンサルティング契約書、覚え書き、
代理店契約書、NDAなど……500枚くらいの書類があります。

それをきちんと分類しているはずが
微妙なものがあったり、途中で処分したり、
その空いているスペースに入れたり。

お目当てのものが見つからない状態でした。

そこで、全ての書類を全て机の上に出し
それらを細かく分類。

テプラでラベルを打ち、本当に綺麗になりました。
3時間かかりましたが、これでスッキリ！！

今週も、時間がかなりあるので（笑）
昨年からのセミナーアンケートを集計する予定。

ちなみに、こちらの書類整理の結果は、
「時間管理セミナーの参加者グループ」のほうにアップします。

みんなが見てくれると思うと、張り合いが出ますね！

本記事は、メルマガ『0.1％の成長』の抜粋です。メルマガを受け取りたい方は、以下のバナーをクリックして、ご登録下さい。今なら、『仕事を高速化する「時間割」の作り方』をプレゼント中。