仕事を楽にして何が悪い？
職場で Google Workspace のアカウント管理をしています… 多くの作業は、管理コンソールによる Web UI でちまちま操作する感じになります。
アカウントを作成する場合には、CSV ファイル作成して一括作成できますが、それ以外の操作はちまちま操作する場合が多いです。
単発的な設定変更は、あまり苦にならないのですが…
年次処理的な多くのアカウントを対象に処理しなければならない場合や、いろいろと面倒に感じた場合には、それらの操作が管理用の API によって GAS で処理できないかを確認して、極力自動化するようにしています。
これまでに自動化したのは、
新規作成するアカウントの CSV ファイルを確認して、既存アカウントに上書きしないかをチェックする。
改姓の連絡があったアカウントの氏名やエイリアスを変更し、その旨を本人にメールで通知。また、一か月後に旧姓のエイリアスを削除することをカレンダーに登録する。
指定したアカウントを利用停止状態にして、削除保留アカウントをプールしておく組織部門に移動させる。
といったもの。
処理内容が一般的ではないので、以下のマガジンで公開するようなものではありませんが、わたしの業務としてはこれらの GAS のスクリプトが仕事を楽にしてくれています。
ちまちま Web UI で操作していると、時間もかかるし、手数が増えるほどに操作漏れが生じてしまう可能性が増えてしまいます。
GAS で自動化すれば、スクリプト内に記述された処理は確実に処理され、Web UI よりも早く終わります。こういった便利な機能が存在していることを知り、仕事を楽にすることはいけないことでしょうか？ もっと、このテクニックが広まればいいなと思います…
何か面白そうなネタがあれば、ご連絡ください。対応可能なものであれば、チャレンジしてみようと思います！