#69 組織内の共有ドライブの一覧を作成する

2023年1月18日 19:11

Google Workspace の管理コンソールで「アプリ」→「Google Workspace」→「ドライブとドキュメントの設定」→「共有ドライブの管理」と選択すると、組織内で作成されている共有ドライブについて、以下のような項目で一覧表示できます。

１ページに表示できる件数は、デフォルト（既定値）で 20件ですが、10、20、30、40、50 と変更が可能です。
また、フィルタによる絞り込みも可能です。

組織の規模や使い方にもよるのでしょうが、多くの共有ドライブが運用されている環境だと、一覧にしたいと思うのではないでしょうか？
ということで、API を確認して、プログラムを作ってみました。

作成したプログラム

作成したプログラムは、下図のような Google スプレッドシートに埋め込んであります。メニューから「共有ドライブ」→「一覧作成」と選択することで、組織内の共有ドライブを一覧にできます。

管理者でなければ、メンバーではない共有ドライブの情報を取得できないので、「特権管理者」の権限が付与された Google アカウントでログインしている状態で、下記の URL にアクセスします。GAS のプログラムが保存されたスプレッドシートが、自身の Google ドライブにコピーされます。

前述のように、メニューからプログラムを実行すれば、相応の時間はかかりますが、一覧を作成してくれます。
なお、スクリプトの初回実行時には、実行するアカウントによる確認作業が必要になります。詳しくは以下の投稿をご覧ください。

一覧では、共有ドライブの 5つの権限に、どのようなユーザー／グループが設定されているのかを表示できます。

管理コンソールでも確認できる「メンバーなし」「管理者なし」の共有ドライブについては、列 I にその旨のメッセージが表示されるので、判別しやすいと思います。

わたしの所属する組織の Google Workspace では、1600個くらいの共有ドライブが作成されていましたが、10分かからないくらいで処理が終わっていました。
GAS の実行時間制限に引っかからないだろうと考えて、時間内に処理が終わらなかった時のことは考慮してありません。

今回のプログラムでは、以下のページで案内されている高度なドライブサービス（英語では、Advanced Drive Service）を用いたものです。

このページの説明に従って、GAS のプロジェクトにサービスを利用するためのサービスを追加すると、Drive オブジェクトによって API が利用できます。

しかしながら、上図に表示されているように対応している API のバージョンは v2 にしか対応しておらず、一覧にはできたものの、管理コンソールの一覧では表示されていた「作成日」や「使用容量」は表示できていません。

のいずれかの対応を行えば、より細かな処理が行えるのかもしれませんが、v2 の API では一覧を作成するくらいしかできませんでした。

最後に、お決まりのフレーズなどを書いておきます。

GAS に提供されている簡単な API では、前述したように一覧は作成できたものの、簡単な一覧しか作成できませんでした。今後、機会があれば Google OAuth 2.0 を用いたプログラムにもチャレンジしてみたいと思います。