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メディアキャラバンの準備物紹介

とみまつあいこ/広報コンサルタント

みなさんこんにちは。

フリーランスで企業広報の支援をしているとみまつあいこです。
私は今まで300件以上のメディアキャラバンを行ってきました。ここ数カ月では、キャラバンの仕事が集中したこともあり、30名近くの記者さんや編集部の方々にオンラインキャラバンの時間をいただきました。

その中でだんだん自分のやり方が見えてきたのもあり、先日こんな投稿をしました。

メディアアプローチは広報の一つの手法にすぎないですが、想像以上に反応をいただけて、私にとっては当たり前のことでも、誰かのヒントになることもあるのかな？と思い、今回改めてnoteに詳しく書いてみようと思いました。

使っているプリンターや録音アプリも紹介していますので、
広報に関わるの方々の何かのヒントになればうれしいです。

私は今、10カ月になる息子を自宅保育しながら在宅で仕事をしているので、キャラバンも基本オンライン（zoom）でお願いしています。
最近はメディアさんの方から「オンラインで！」とご指定があるくらいマスメディアでも、リモートでキャラバンすることが一般化しましたよね。

リモートでも、対面と同じように、もしくはそれ以上に情報を正しくお伝えし、ネクストアクションにつながる情報交換ができれば最高ですよね。

前置きが長くなりましたが、メディアさんとの限られた時間を有益な時間にするために、私が準備している（使っている）ものをご紹介します。

★準備物一式はこちら★
①各社の会社概要印刷したもの
②要点を書いたメモ帳
③PCでは相手のプロフィールや記事を開く
④会社概要やニュースレターもPCで全部開いておく
⑤携帯は録音セット
（自分の振り返り用）
⑥手元には3色ペン


まず、①各社の会社概要印刷したものについて。

いくつかの企業を一気に紹介するので、私自身も頭が混乱することもあります。すぐに質問に答えることができるように、印刷したものを必ず手元に用意しています。
そのため、印刷機を買い換えました！！！
それがこちら↓
HP Tango X Printer


軽くて場所を取らなくて、携帯からも印刷できるのが特徴です！（オシャレ）
自宅のデスクに置くのにちょうど良い大きさで、使い勝手もよいのでオススメです。

そして、私がプレスリリースや資料作成で心がけているのが、最後は必ず紙印刷して誤字やフォントの確認をすること。
メディアの方々は紙でみる事も多いので、印刷した時の見え方は気にするようにしています。また、書き物を印刷して見返すことで、自分の書いた文面と距離を置くことができます。データ上で完璧！って思ったものでも、紙チェック時に誤字や違和感に気付くことも多い！（不思議ですよね～）

次に、②要点を書いたメモ帳

キャラバンの時間で絶対に伝えたいことや質問を忘れないように書いておきます。
また、キャラバン開始の冒頭で、「今日この時間では三つ伝えたいことがありまして～」みたいにはじめに要点を伝えるとメディアの方の頭の整理にもなるので、それを言葉にするために事前にまとめています。

後々メールで、という流れも以前はしていましたし、今でもする時もありますが、メディアの方は日々多くの情報を受け取っているので、キャラバンとは別に後日資料を読み込んでいただける、ということはあまりないです。（と思います。）

対面で話をしているその時間の中で記事化のイメージや企画案を思い描いていただくのがとても大切なので、自分が伝えたいことを先に伝えつつ、
私はこんな感じの時間にしたいと思っていますが、あなたはどのような話ができたら嬉しいですか？
と先に会話しておくと有意義な時間になります。
その為のメモです。

③PCでは相手のプロフィールや記事を開く
④会社概要やニュースレターもPCで全部開いておく
これはそのままの通りですが、

キャラバンのアイスブレイクでプロフィールに書かれていることをお話ししたりもしますし、どの分野にご興味があるのか、どういう切り口の記事が多いのかなども把握した上でお話ししています。〇〇の記事見ました！みたいな会話もできますしね。

また、事前に必要な資料はすぐに画面共有できるように開いておきます。
以外と資料を出して画面を切り替える時間って間延びしちゃうし、なによりせっかくの対面時間で数秒でももったいない！
伝えたいことや関連することが書かれているものは先に準備しておきます。

⑤携帯は録音セット（自分の振り返り用）
私、忘れっぽいので最近は録音アプリに頼っています。笑
子どもが生まれてさらに忘れっぽくなったし、zoomだからこそ聞き間違えたり、聞き取れないこともあります。
また、今は一度に複数企業を紹介するので、中には私が知らない専門用語がでてきたりも。
その都度それは？なんて聞けないので、後から録音で確認して復習したり、
クライアントにフィードバックを伝える時も、文章の流れで意味が変わってしまうこともあるので前後の話の流れも踏まえて適切にメディアの方の言葉を伝えられるように、自分の確認用として録音しています。

ちなみに、私が今使っている録音アプリはこちら。

アプリで録音しておけばそのまま文字起こしもできるので、インタビューはアプリ、キャラバンは携帯のボイスメモ、みたいに使い分けています。
（他にもいいアプリ探し中！）

⑥手元には3色ペン
黒で自分の事前メモ、青でキャラバン中のメモ、最後に聞きたいことやチェックしたいことは赤で囲んでおくようにしています。

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以上が私のオンラインキャラバンでの準備物です！
今回はオンラインキャラバン時の準備物をご紹介しましたが、私はキャラバンを有益な時間にするには事前準備が大切だと思っています。記者さんの事を調べるのはもちろん、今後どのような情報交換をしていけば興味を持っていただけるのかリサーチ！

キャラバン前は緊張で手汗かきまくりですが、
常に笑顔で！時間を作ってくださった感謝の気持ちを持って、素直にその時間を自分も楽しむように心がけています。

他にもこんなもの準備するといいよ！みたいなのあれば私も知りたいのでぜひ教えてください！

おまけ

あと、フリーランスになったタイミングでzoomの有料会員になりました。
基本的には私の方でzoomのURLを発行してメディアさんに事前にお伝えしています。


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