〜最低限知っておきたい〜 就活ビシネスマナー
こんにちは、東京スタートアップ法律事務所の採用担当です。「弁護士就活 お役立ちTips」の第２弾、今回のnoteテーマは、大事なのに意外と知られていない就活ビジネスマナーについてです。この記事をお読みいただくと以下のことが分かります。
・失礼にならないメールのやり取り
・失礼にならない電話のやり取り
・訪問時におさえておきたいポイント
ここで綴っていくのはあくまでも、東京スタートアップ法律事務所（以下「TSL」。）の採用における「これができていれば問題なし！」というラインですが、一般的にも最低限のビジネスマナーは抑えているはずなのでぜひご参考にしてください。
メールのやり取り
就活がスタートすると、採用イベントや事務所訪問含め、メールで事務所とやり取りすることも多いですよね。たとえばこんなシーン。
応募書類をメールで提出する
面接や訪問の日程調整をする
御礼のメールを送る
多くの方は、企業とのビジネスメールをやり取りするのははじめての体験ではないでしょうか。家族や友人、アルバイト先の社員とLINEをするのとは訳が違うので、就活とは言えど最低限のお作法をおさえたやり取りができると安心ですね。
メールのタイトル
メールのタイトルは簡潔に、具体的に書きましょう。社会人になるとびっくりするものですが、多くの担当者は日々、とんでもない数のメールを受信していることがほとんどです。パッと見て「あ、この件か」とわかるようなタイトルを工夫できると良いですね。
例えば以下のような形で記載するとよいでしょう。
77期新人弁護士採用への応募について
一次面接の日程について
事務所訪問の御礼
なお、先方に返信するたびにメールタイトルを変更する必要はありません。何度かラリーが続き「Re:」とタイトルに連なっていくのはそのまま返信してしまっても何ら失礼にはあたりません。
メール本文の書き方
メールはまず宛名を必ず書きます。
その次の最初の一文として、どんな相手にメールを送る時でも絶対に失礼にあたらないのは、以下のような表現です。
お世話になっております、●●です。
お世話になっております、77期予定者の●●です。
お世話になっていなくても、社会人は息をするように「お世話になっております」を繰り出すことで、円滑なコミュニケーションをスタートするのです・・！
その後、必要事項を簡潔に記載しましょう。適度に改行ができていると、相手から見て読みやすいメールになって良いですね。
最後は結びの言葉を添えると丁寧です。
どうぞよろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
ときどきすべてのメールに「末筆ですが、貴所の今後益々のご発展をお祈り申し上げます」と締め括ってくださる方がいらっしゃいますが、毎度ここまで丁寧な結びの言葉は必要ありません。これは例えば選考や内定を辞退するときなど、本当に最後にやり取りする場合のみで大丈夫です。
返信するときの注意
事務所からのメールには、CCで送り主以外のメールアドレスが指定されている場合があります。先方があなたとのやり取りを所内で共有しておきたいということなので、返信するときは必ず全返信にしましょう。
電話をする
事務所に電話をかけるとき、あるいは事務所からの電話を受けるときも、覚えておくと便利な言葉がいくつかあります。
電話をかけるとき
知らない番号に電話をかけるとき（それも志望している事務所ならなおさら）、緊張してしまいますよね。慣れないうちは事前に、要件を整理してメモに書き起こしておきましょう。
通話が先方に繋がったら、間違いない挨拶は以下のような一言です。
お世話になっております、77期予定者の●●と申します。
このように伝えると、先方も「お世話になっております」と返してくれますので、その後要件を伝えましょう。話し終えて通話を終了する際は、以下のような挨拶で締めくくりましょう。
よろしくお願いいたします、失礼いたします。
電話を受けるとき
選考結果や、緊急の連絡を電話で受ける場合もありますよね。普段は知らない番号からの電話は取らない、という方も、就職活動中はなるべく取るようにしましょう。
通話に出て、事務所からの電話だとわかったら、ここでも「お世話になっております」を繰り出しましょう。
あとは、電話は表情が見えない分、いつもより少しだけテンションを高めに受け答えするとちょうど良いです。電話に集中するあまり、低くて小さな声になってしまうと、先方からは「あれ？元気がないのかな？」と思われたり、私などは「・・・電話かけたの、迷惑だったかな！？涙」とちょっと落ち込んだりします。笑
事務所訪問
就活をしていると、面接や個別訪問で事務所を訪れるタイミングがやってきます。清潔感のある身だしなみを整えて行くというのはもちろんですが、その他にも覚えておくと便利なビジネスマナーがいくつかあるので、ぜひご覧ください。
受付に赴く前に
もし冬場、コートを羽織って事務所にいく場合は、受付をする前にコートは脱いでおくのがマナーとされています。会議室に通されてからおもむろに脱ぎ始めたのでは遅いので、注意しましょう。
受付にて
TSLの本店および大阪支店はタッチパネルのシステムで受付を済ませることができますが、一般的には受付に電話が置いてあるパターンも多いです。
受話器を上げたら自動的に受付に繋がるか、受付に繋がる番号が書いてあったりしますので、まずは電話をかけます。通話が繋がったら、以下のような形で取次をお願いするとよいでしょう。
お世話になっております。本日○時から面接のお約束をしております、77期予定者の●●と申します。
事務所によっては、同じ時間帯にほかの来客予約も入っている場合があります。自分が何用で来た何者なのかを簡潔に伝えましょう。
なお、絶妙に迷うのが「何分前に受付すればいいのか」ということ。
担当者は直前まで会議をしていたり他業務にあたっている場合があるため、約束の時間の5〜3分前に受付すると無難です。
受付に専任の担当者が座っているようなパターンも同様です。
服装や持ち物
TSLの採用関連イベントは私服OKとしているので、文字通り私服でお越しいただいて問題ありません！
一方で、選考要素をはらむような事務所訪問や採用面接の場合は、先方から特別に指定がない限りはスーツを着て行きましょう。高価なものを揃える必要はまったくありません。清潔感があり、サイズが合っていたら、就活生としては十分きちんとして見えます。
また持ち物として、事務所によっては履歴書等を紙で持参するよう指定があることもあるでしょう。複数の事務所の選考に進んでいると混乱してしまうこともありますが、事前に案内されている場合は、必ず忘れ物がないようにチェックしてから出かけましょう。
いかがだったでしょうか？「それは知らなかった！」が一つでも見つかり、お役に立てていたら幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。
本記事の内容でも、TSLの選考についてでも、ご質問がある方はお気軽に採用公式X（Twitter）のDMよりご連絡ください。
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