【第３回】TRAVESENS特集〜経理編〜
お久しぶりです！
続・TRAVESENS特集の経理編です✨
『TRAVESENS（トラベセンス）』（ https://travesens.com/ ）は、旅行業界の業務効率化のためにTOKIが開発した旅行業務管理サービスです。
現在、大小さまざまな旅行会社に導入いただいてますが、このブログシリーズではまず、開発元であるTOKI社内でどのように使われているかを紹介します。
今回は、TOKIで幅広い業務の中で経理も管轄しているAyumiさんに、TRAVESENSを実務でどのように活用されているかについてお聞きしました！
『TRAVESENS』 を普段どのように使っていますか？
普段、TRAVESENSは、コストのステータス管理、承認回り、払い出し、請求書に関わる銀行振込の入出金管理、クレジットカード決済履歴の管理など幅広く活用しています。
主には、請求書タブで入金を、コストタブで払い出しを、それらを合わせて入出金の管理をしています。
私は以前、別の業界の大手企業で経理業務も担当していましたが、旅行業界特有の「案件ごとに経理する」という概念には当初慣れるのに時間がかかりました。その点、TRAVESENSは案件ごとの管理に徹底して作られています。
例えば、前入金が必要なことも旅行業務の特徴ですが、以前エクセルで管理していたときは、入金されているかの管理もとても大変でした。
TRAVESENSでは、これらの管理がクラウド化されたことにより、クレジットカードの情報も即時に反映され、入出金の状況や急ぎの払い出しがないかなども簡単に管理できるようになりました。
特に便利だなと感じる点はありますか？
①データの突き合わせ
先ほどの話に関連して、データの突き合わせがかなり効率化されました。
以前のエクセル管理の時は、入金されたものがシート上の案件情報と合っているかの整合にとても時間がかかっていました。例えば、海外との送金の際、仲介銀行を介することで手数料が変わり、最終的な着金金額が請求額と異なる場合など、整合を取ることが難しかったです。
それが、TRAVESENSの場合、お客様の送金情報に紐づいているものしか入ってこないため、突き合わせがとても早くなりました。
②請求・コスト管理
案件情報と見積りに請求書が紐づいているので、「請求書がどの案件のどの見積りに対する請求なのか」がすぐに見えるのはありがたいと思っています。これを手動で管理していると、ロストしてしまう企業は多いと思います。例えば、先ほどの例のように、入金の内容がわからない時に、旅程やコスト情報、見積りにもすぐにアクセスできるのはとても便利です。
コスト管理も同様です。案件情報と見積りがコストに紐づいているので、旅程にアクセスすることで、「今はこのためにこれを払っている」というのが一目でわかるのは、経理にとってとてもありがたいです。
③データベース化
過去の案件が全てデータベース化されているので、例えば、同じお客様の過去の案件や、ガイドさんが過去に担当した案件の情報などに全てアクセスでき、特にリピートのお客様などに対して、「前回ありがとうございました」というような対応ができるのも大きいと思っています。
以前の業務と比較して、どのような変化を感じていますか？
①見積もりログ
以前は、特にMICEや大型案件などで、「請求書が見つからない」や「出したバージョンの見積りが見つからない」といったケースが本当に多くありました。場合によっては入金回収まで数年かかるなどのケースもありました。
そのため、TRAVESENSのように見積もりログがあるかないかという違いは本当に大きな変化です。
②返金工数
クレジットカード払いの方への返金がほぼワンクリックで完了するのも、工数がかなり削減しました。TRAVESENSにStripeが紐づいていることにより、返金した情報も返ってきて、領収書が送れたり、オーソリ管理など、情報が集積されるため、案件単位での管理においてメリットが大きいと思います。
以前は、請求書やオーソリなど、機能ごとに違うツールを使っていたため、一つ一つ自分で情報を取りに行く必要がありましたが、TRAVESENSの場合、全ての情報が一箇所に自動で集積されるため、そのメリットは大きいです。
他に工夫して使っている部分はありますか？
Slack連携
TRAVESENSとSlackを連携することで、即時連携性が高まりました。
スプレッドシートで管理していた時は、いつデータが更新されたかが分かりにくい状況がありました。例えば、急ぎの支払い依頼がメールで来たり、コメントで書かれたり、金額がいきなり変わったりする際に、二日おきに働いているパートさんなどは毎回案件担当者に確認を取る必要がありました。
Slack連携により、通知が届くようになったことで、最新情報にアクセスしやすくなり、業務のキャッチアップがとても楽になりました。特に、急ぎの支払いや返金が必要な際にも、Slackの通知により即時連携ができるのもすごく助かっています。
最後に
TRAVESENSには、これまで私が長年の経理業務で感じた全ての問題点を総動員しています。特に、データの突き合わせができない、バージョン履歴がロストする、顧客情報と請求情報が噛み合ってないなどというのは、本当にどの業界でも困ることだと思っています。それが、TRAVESENSの旅程一覧に集積しているのは、一般的な経理目線でもメリットが高いなと感じています。
そして、案件と見積もり、コストと請求書を双方向に行ったり来たりでき、そこに顧客、ガイド、代理店情報も入っているので、全体への回遊導線があるというのは、とても重要だと思います。
その他にも、重宝している細かい機能がたくさんあるので、是非一度試していただけると嬉しいなと思っています。
TRAVESENSのデモ申し込みについて
以下のリンクからデモをお申し込みいただけます。
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