四半期全社ミーティング
トドケールの社内文化やイベントを紹介するシリーズ、第１弾「プロジェクトカルチャー」、第２弾「Wednesday皇居ラン！」に続く、第３弾の今回は「四半期全社ミーティング」です。
トドケールでは一部フルリモートのエンジニアもおりますが、フルリモートの勤務形態を推奨しているわけではなく、原則として従業員はリモートワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークになっています。
しかし、フルリモートの社員は全くオフィスに来る機会がなくなってしまうので、四半期に一度、東京のオフィスに集合して全社ミーティングに参加していただきます。この時ばかりは狭いオフィスに人が全員集合することになるので、オフィスの椅子と机が足りない状態になります。これが「四半期全社ミーティング」です。
そもそもなんで始まったの？
四半期全社ミーティングが始まったきっかけはリモートワーカーの十河さんが入社したことにあります。それまでトドケールでは毎週金曜日の夕方に全社会議がありました。フルタイムの正社員から業務委託まで、トドケールに関わるすべての人が参加する会議でしたが、この会議については情報が共有されてよいという意見があるのは当然ではありましたが、否定的な意見も多くありました。否定的な意見は、例えば以下のようなものでした。
・毎週、全員の時間を合わせることが大変
・毎週だと大したアップデートがないことが多い
・自分が関係のない業務の報告を聞くことで時間が取られる
しかし、一方で入社のタイミングが違えば社員ごとに持っている情報も異なり、途中から入社した社員からは全社会議のように一律で同じ情報をアップデートしてもらえることはありがたいし、自分の部署以外の情報にも興味があるという声もありました。
こういった「情報が欲しい」という意見と「時間がかかりすぎる」という意見の両者を鑑みたうえで、今後の拡大にあたり、もっと効果的で効率的な方法を検討するべきだと考えるようになりました。また、新しく入社する社員のスムーズなオンボーディングのためにも、もっと効率的な情報共有の方法を検討することにしました。
どんな検討をしたの？
トドケールが提供する郵便物のデジタル管理ツールやデジタル管理サービスは働き方の多様性を確保するためにアナログな情報に対するアクセス性の平等化を実現することを理念としています。その理念と整合しない会社運営はしないというのが我々の方針です。
その理念に沿った働き方を実現するため、我々はリモートワーカーを迎えるにあたって、オフィスにいる社員とリモートワークをする社員の間に情報の格差があってはいけないと考えました。そして、リモートであろうが、オフィスであろうが場所に関係なく、社員に公平に情報を共有する体制を整えるべきであると考えました。そして、検討した結果、いくつかルールを決めることにしました。
１．情報は可能な限りオンラインに保存する
２．情報は自分で探す
３．オフラインがベストであるならばオフラインを選択する
１．情報は可能な限りオンラインに保存する
それまで会議の情報をすべて議事録に残すという文化がありませんでしたが、これを徹底することにしました。Notionを導入し、参加しなかった人も議事録を読めば、参加者、議論の内容、そしてTo Doがわかるように議事録をNotionで残すことを徹底しました。
その他、会社のルールや制度などもすべてをクラウド上に保存し、社員たちは平等に情報にアクセスすることができるようにしました。
２．情報は自分で探す
情報はオンラインに記録として残すことを徹底することにしたため、社員にも情報は自分で探してもらうことを徹底してもらいました。「他人に聞くな」というわけではありませんが、まずは自分で探すことを徹底してもらうことで、他人の時間を奪うことなく会議に参加するかどうかの意思決定と自分の時間管理などすべて自分の意思で行ってもらうようにしました。
「不要」と判断する会議は参加する必要はなく（他者からの要請があった場合は理由がない限り原則参加）、後で議事録を読むなどして自分で補完するという会議運営を徹底しました。
３．オフラインがベストであるならばオフラインを選択する
我々はオフィスにいる社員とリモートワークをする社員の間に情報の格差があってはいけないと考えている一方、会社としてフルリモートの働き方を推奨しているわけではありません。オンラインとオフラインの働き方にはそれぞれにおいて優れた点があると考えており、働く社員は状況に合わせて最適な選択をする必要があります。
必要なオフライン交流としての全社ミーティング
これらのルールを設定した結果、オフラインで実施した方が良いと考えた会議が「全社ミーティング」です。全社員が集まるような会議は、議題が多く必ずしもすべてをその場で伝えることはできません。詳細な内容を知りたいと思う人は後で担当者に連絡して詳細を確認してもらった方が良いですが、それをオンラインで個別にやっていると担当者の負担が大きいですし、スピードも遅いです。
このような場合は、全体で集まって概要を共有した後、その直後に担当に集まって必要な範囲の人に更なる詳細を共有してもらい、その後のアクションプランをその場で検討して、各自に持ち帰ってもらう方が良いという結論に至りました。
また、フルリモートの働き方ではコミュニケーションがサイロ化する（同じ部署や普段直接仕事をしている近場の人としか話さなくなる現象）ということも研究から報告されています。しかし、イノベーションを実現するためには部門を超えたコミュニケーションが必要とされており、サイロ化を防ぐためにはオフラインで交流してもらうことで、オンラインでは伝わらない人となりを知ってもらい、コミュニケーションがオンライン環境では発生しやすくすることが重要だと考えました。その機会を設ける意味でも全社ミーティングはオフライン開催にすることを決定しました。
四半期全社ミーティングの内容
四半期全社ミーティングの内容は以下の通りです。
・ リモートワーカーは東京に月曜日から3日間出張
・ ハイブリッドワーカーは3日間全員出社
・ 全社会議は初日に1時間
・ 2日目の夜に懇親会
リモートワーカーは東京に月曜日から3日間出張
リモートワーカーの人たちは月曜日から水曜日まで東京のオフィスに出社していただいています。前泊もしくは当日の朝10時までにオフィスに出社するのが基本的なルールです。また、3日間しかないため、全員のカレンダーがほぼ隙間なく埋まるため、話したいことがある場合は事前にアジェンダを用意の上で会議要請をかけるなど周到な準備をしてもらっています。
ホテルや航空券は規定予算の範囲内で、ご自身で手配をしていただいています。業務委託の方に関しては、「コア業務に関わっている」ことと「本人の同意があること」を条件として参加していただいています。
ハイブリッドワーカーは3日間全員出社
せっかく普段直接会えないリモートワーカーが全員集まる機会ですので、ハイブリッドワークの社員についても出社が原則です。これまで「その期間はリモートワークしたい」です、なんてリクエストが来たことはありませんが、ルールとして出社が定められています。
全社会議は初日に1時間
全社会議は初日の午後に1時間実施されます。これまでの会社の業績や現在の課題、今後の方向性といった大きなトピックから、セールス、マーケティング、カスタマーサクセス、オペレーション、プロダクト、デザインに至るまでありとあらゆる部門の状況が報告されます。会議では概要を報告するにとどまり、詳細が気になった場合はその後にオフィス内で更なるディスカッションを進めてもらいます。
2日目の夜に懇親会
メインイベントとも言えるのが2日目の夜の懇親会です。社員も業務委託もアルバイトも全員参加のイベントで全員と交流を図っていただきます。普段、「仕事終わりにみんなで飲みに行こう！」なんてことがめったに起きないドライな外資系カルチャーのトドケールなので、この懇親会は貴重です。（別に社員の仲が悪いわけではなく、そういう文化なんです。。。CEO野島はいつでも飲みに行くお誘いウェルカムらしいです。）オンラインでしか話したことがないあの人やこの人の人となりを知りましょう。
最後に
今回はトドケールのイベントの一つ、「四半期全社ミーティング」を紹介しました。こういった会議体の運営は組織の規模や採用する人材の事情によっても代わっていくものだと思っているので、いずれまた運営方法がアップデートされるかもしれません。
しかし、当面の間は継続する予定でおります。記事を読んでいただいて少しでもトドケールで働くことに興味を持っていただいた方がいらっしゃれば、気軽にカジュアル面談をしてみませんか？