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1か月でEC課題を解決！ノーコードツールで業務効率化への道

tnsato

ここまでの経緯

現在、私は小売業でEC事業を担当しており、私のチームは商品を中心とした業務を担当しています。詳細な経緯や背景については過去記事で詳しく説明していますので、ぜひご覧いただければ幸いです。

課題解決の優先順位とは？

重要度の高い業務課題3選！

これまで、チームメンバーからのヒアリングや議論を重ね、重要な業務課題を3つに絞り込み、解決の道筋も決定してきました。
この中から優先順位をつけ、さらに1つに絞り込み、今回は1か月で課題解決に向けたプロトタイプを作成し、その成果をアウトプットできるよう取り組みます。

優先順位の決定要素とは？

学んでいるノーコードツールは、多種多様で「触れる人の興味をそそるもの」「面白さや派手さを兼ね備えているもの」「見栄えのいいもの」などもたくさんあり、学んだことを組み合わせてあんなことやこんなことに挑戦したいと考えていました。しかし、腰を据えて、本来学んでいる目的なんだっけ？と自身の第一回投稿記事を振り返りました。

【第一回投稿記事引用】
私の知らないデジタル技術やソフトウェアを知ることで効率化したり、気づいていない課題を発見するなど環境改善がすることができるはずです。
デジタルによる解決で環境改善を肌で感じれば、スタッフのデジタルへの関心とリテラシーも向上し、能動的な学習を促進できると考えています。

知識・技術を披露することではなく、組織・メンバーの負担となっている課題や困り事であり、それに直面している頻度を優先順位とするべきです。
同時に、業務の基礎となる領域を改善しなければ、事業の土台はぐらつき連鎖的にその他の業務も弱体化します。
また、メンバーたちが肌で改善・変化を感じ、自分も学んでみよう！と気づき、人と事業の成長につなげることが目的でした。

この振り返りを受け、優先順位付け要素は以下としました。
1.業務全体の基礎を改善
2.チームメンバーが課題解決を素早く体感できること

結果、今回最初のプロトタイプは商品マスターメンテナンスの自動化として取り組みます。
これで、業務の基礎を強固なものとしたのち、EC画像のAI判定⇒リアルタイム価格の自動取得へと挑戦し業績を改善していきます。

課題解決のフロー

課題となっている要因

商品マスターメンテナンスが課題となっている要因は、メンテナンスに必要な基礎となるデータベース作成プロセスにあります。このデータベースを作成するために、複数のシステムにアクセスし、1つずつファイルをダウンロード設定しなければなりません。合計19ファイルが必要で、3つのシステム（6つの環境）で計19回のダウンロード設定が必要です。

このプロセスを中心にPower AutomateとPower Queryを使用して、以下の流れで解決を目指します。

「情報の抽出」最終フォーマットデザイン

抽出される情報は、最終的に商品担当がメンテナンスに活用できるように、使いやすい「最終フォーマット」をデザインしなければなりません。抜け漏れのない、無駄な情報のない、見やすいフォーマットにするために、どのデータがどのシステム・サイトから抽出され、どういう相関性をもっているか、十分に議論し、フォーマットを決定しました。

結論、2つのフォーマットが必要で、それぞれ20項目・21項目が必要となることがわかりました。

データ抽出をPower Automateで自動化

最終フォーマットに必要なデータは以下のとおりです。

  • ECサイトで商品ごとの表示・非表示状況を把握するデータ

  • ECでセット組販売されている商品の組み合わせ情報データ

  • ECサイトに登録のある全ての商品データ

  • 出荷店舗の棚割りデータ

  • 出荷店舗の追加発注可否データ

これらを取得サイトごとにPower Automateのフローを組みました。
ループアクションなども活用しながら効率的に組んだつもりですが、
あまりにも長いフローのため、止まったりつまずいたときのために分割しておかないと、追跡しにくいと考え3分割しました。
合計で547アクションとなりました！長時間作業。。。長かった。。。

特に苦労した点は、いくつかのダウンロードファイルはエンコードをUTF8からANSIへ書き換えなければならなかった点です。
加えてPower AutomateはANSIに対応しておらず、かつメモ帳にも対応していないため、PowerShellでコードを書いてアクションに組み込まねばなりませんでした。
右往左往しながらCHATGPTと格闘しながらなんとか解決できました。

今後のロードマップ

第一週目は、課題抽出の背景、解決方法の道筋を明文化、一部進捗状況の報告となりました。
今後は下記の流れで進めていきたいともいます。

第2週の予定

1.Power Queryを活用したデータ
今まで、気合と根性でコツコツExcelの計算式となるVLOOKUPで各データをつなぎ合わせていましたが、Power Queryをしかっり勉強してモダンExcelへ突入します。
結合⇒整形⇒最終フォーマット　のプロセスをPower Queryで解決します。

2.メンバーのお試しおよびフィードバック
最終フォーマットを関連メンバーでお試してもらい、フィードバックを受けていきます。

第3週の予定

フィードバック反映したプロトアウトの最終形報告
効果検証（短期のため可能な範囲に限定）

第4週の予定

社内含めた関係者への成果報告

ドタバタなこともあるかもしれませんが、決意を持って頑張ります！


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