効率化の鍵が「 X X X 」の秘密の扉となっていた件！
経緯
私は小売業でEC事業の商品管理を担当しています。
弊社は、EC運用システムが店舗システムと親和性低く、データ連携やスタッフ間コミュニケーションなど多くの非効率・不具合を抱えています。
EC事業はデジタル技術や知識を多いに発揮できる業務のはずですが、私自身にその知識や技術が備わっていません。
そこで、さまざまな課題を抱えている現状を解決できるかも？という淡い希望をもとに、「まず勉強して動いてみよう！」と、ノーコードツールを中心とした学びを開始しました。
そんな3か月間の経験と学びについて私の忘備録を共有します。
機会
前述の通り、日々多くの課題をモンモンと抱えながらも、無力な私は「知らない世界を知ることで環境を変えたい」という思いを持っておりました。
そんな折、プロトアウトスタジオと出会い、多くの仲間と共に動き出す環境に身を置く機会に遭遇しました。
序盤は、場違いかな？と思うほど、内容や用語が全く分かりません…
ひたすら、検索・知人・質問サイト・ChatGPTを頼りながら、調べまくりの聞きまくりで、なんと食らいついた貴重な3か月間でした。
武装
特に前半戦は、様々なノーコードツールをハンズオンで触れ、知識や技術を身に着け、アウトプットとする習慣を定着化させることに取り組みました。
そのおかげで、日常何気なく触れていたり使っていたアプリや技術の仕組みを理解することができ、自分でもできる可能性を感じることが出来ました。
「勉強」といった感覚よりも、「モノづくり」の感覚でしたが、新たな自分の武器が増えていくことを実感できました。
小さくともプロトアウトすることの重要性を確認できたことは、大きな収穫です。
下記はハンズオンで取り組んだノーコードツール一覧です。
・LINE Bot
・API各種
・Make
・Codepen
・FlowForge
・Glide
・Teachable Machine
・TensorFlow
・ChatGPT
・PowerAutomate DeskTop & クラウド版
・Power Query
プロトアウトした一部を下記にご紹介させていただきます。
ご参考いただけますと幸いです。
発信
しかし、単にアウトプットするだけでは、一馬力にすぎません。
発信力を身に着け、周囲を巻き込みながら組織変革へとつなげなくてはなりません。
社内では当然コミュニケーションを図りますが、「より多くの皆さんに知ってもらう」方法の一つに、Web記事やXへの投稿へ挑戦しました。
より多数かつ多角的なフィードバックをもらうことで、次のステップへつなげていくサイクルにより、私が従来の固定概念にとらわれていたことへの気づきを与えてくれ、表現方法の幅も広げてくれました。
一部投稿記事を下記にご紹介させていただきます。
ご参考いただければ幸いです。
変化
一方、同時進行で「実務での課題洗い出し」と、「解決に向けたプロトアウト」をチームメンバーとヒアリングや議論を重ね模索していました。
周囲を巻き込みながら進めていくことで、メンバーはプロトアウトに対して積極的に考えや意見を出してくれたり、いままで形骸化していた課題に対する解決についても再認識したりと、徐々に周囲の変化を感じ取れる場面も増えていきました。
決定
3か月という期間を区切り、学んだことを活かしながら業務の課題解決へ取り組むことを決めていましたが、何を？どうやって？については、頭を悩ませました。
しかし、メンバーとも議論を重ね、優先順をつけたうえで、PowerAutomateとPowerQueryを活用した「商品マスターメンテナンスの自動化ツール」に決定しました。
直前まで、自作アプリやLIINE Botを活用した華のあるプロトアウトに惹かれていました。
しかし原点に立ち返り、ともに働くメンバーたちの困りごと、事業としての優先課題の観点から冷静に判断し、上記のプロトアウトへ取り組むこと決定しました。
制作
商品マスターメンテンナスを行うためには、多数のデータファイルの抽出・統合・加工といった長い作業工程を経て事前準備を行わねばなりません。
加えて店舗の商品管理システムとECの商品管理システムは互換性はなく、すべてを手作業でつなぎ合わせるため、非常に大変な作業であることが現在の課題です。
このメンテナンス用データの作成は、１商品当たり30項目、１回２時間、ひたすら反復作業、といったこともあり、時間負荷や精神的負荷が大きいです。
今までベテラン社員のみができる職人技のようになっていたため、月一回のみの実施にとどまっていました。
しかし、この工程を自動化できたならば、頻度を上げ毎日実施することも可能であり、その効果は月間46時間もの作業時間削減が見込めます。
そこで、PowerAutomateとPowerQueryを活用し、メンテナンス用データ生成とメール配信を自動化するプロトタイプを制作しました。
この自動化により、各担当者がメンテナンス作業のみに集中でき、属人的な作業依存から脱却し、組織として仕組みを構築することができました。
成果
定量的な成果としては、作業時間の削減となりますが、より重要な成果は周囲の変化でした。
着任当初はみんな感じていた課題も「どうせシステム改善できないから」と内弁慶に形骸化していましたが、今回の体験で「解決できるじゃん！」とメンバーの視野が広がりつつあります。
また、商品数を増やすと作業やトラブルが増えるため積極的ではなかったメンバーもいましたが、この改善を体感したことで、目線や意識が変わり始めています。
当初は、効率化を目的とした業務の自動化でしたが、メンバーや事業の成長へのキッカケにつながったことは、最大の成果だと振り返っています。
「人と事業を巻き込みながら自己変革へ挑戦し続けるサイクルが、成長ホイールの原動力となることが最大の学び」でした。
効率化の鍵は人事業の成長を導く秘密の扉となっていた件について、皆様と共有させていただきました。
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