従業員提出の書類に不備･･･年末調整の計算に誤りがあったら会社の責任？

もうすぐ12月ですね。
給与計算を担当されている方は、年末調整の準備で大変な時期だと思います。

私も、自分たちの事務所の給与計算をしているので、そろそろ準備をしなければと思っています。

年末調整のために提出してもらう書類（申告書）は主に次の3枚（もしくは4枚）です。
・扶養控除等（異動）申告書
・基礎控除申告書、配偶者控除等(兼定額減税)申告書及び所得金額調整控除申告書
・保険料控除申告書
・（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書（※該当者のみ）

従業員や役員が作成したこれらの書類を回収して、記載内容に不備がないか、ひとりひとりの申告書を一枚一枚チェックして、今年最後の給与もしくは賞与のときに年末調整をして各従業員の年税額を計算する。

だいたいどこの会社でもこのような流れだと思います。

これが、なかなか大変な作業なんです。
担当者の年末調整業務の負担が大きすぎる･･･そこで、ふと思いました。

もし、従業員が提出した書類（申告書）に不備があり、年末調整後の年税額に間違いがあったら誰の責任？

申告書を作成した従業員？それとも、年末調整を行った給与支払者である会社？

私も、自社の給与計算担当者として気になるところなので、申告書に不備があって年税額が間違っていた場合の責任の所在を、あらためて考えてみました。（※あくまでも個人的な見解です。）

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例えば、扶養控除等（異動）申告書。

申告書に記載する内容は、従業員自身が正確に記載する義務があります。

扶養親族に該当しなくなった場合など、記載内容に異動が生じた場合には、従業員は速やかに、その異動内容を給与支払者（会社）に報告し、申告書を補正しなければなりません。

このことから、年末調整にかかる申告書に従業員が記載した内容に不備があり、その結果として年税額に誤りが生じた場合、基本的にはその責任は申告書を作成した従業員にあるのでは？と思います。

それでは、会社には責任はないのでしょうか？

会社は、従業員から提出された申告書を基に年末調整を行うため、記載内容に不備がある場合には、可能な範囲で確認を行うことが求められます。

そういう意味では、給与支払者（会社側）にも一定の責任があると思います。

ただ、従業員が意図的に虚偽の内容を記載した場合や、会社がその内容を合理的に確認できない場合には、会社はどうしようもありません。

そのようにどうしようもない場合は、最終的な責任は従業員に帰属するのではないでしょうか。

以上のことから、提出された申告書の不備が原因で、年税額に誤りが生じた場合の責任は、基本的には申告書を提出した従業員にあるのではないかと思いますが、会社側も適切な確認を行うことは重要です。

いずれにしても、会社は従業員に、年末調整について必要な情報提供を行い、申告書を正確に作成するように伝えることが大切だと思います。

申告書に不備があった場合は、その責任は申告者本人（従業員）が負うことがあることを年末調整前に周知し、その自覚をもって正しい内容を記載して提出してもらうようにしておく。

そうすれば、明らかに間違っていたり、不自然な記載がある時だけ、従業員へ確認すればよくなるため、担当者の年末調整業務の負担は減ってくるのではないでしょうか。

給与計算担当の皆さんにとっては、これからが本当に大変な時期になりますが、体調管理を万全に乗り切りましょう！

私も頑張ります！