業務改善をしてみた - 入社プロセス編

これは1年数ヶ月前（入社して1ヶ月後ぐらい）に行った入社プロセスの改善についての記事です。もし他社さんで弊社はこうやっているよっていう事例があれば聞いてみたいです。

※今まで入れてないけど、こういうのを入れたのほうが良いのかな？
会社とは関係ない個人的なnoteです。

きっかけ

入社プロセスにおいて、課題だなって思ったキッカケは自身が入社する流れで感じたのが最初でした。単純にもっとこうできそう、ここが課題かも、と感じたのです。

率直に言うと、イケてないなーとｗ

まずは現状把握

個別に課題を解決する前に、現状はどういう流れになっているんだろう？と思いたちました。

人事に時間をとっていただいて、内定後から入社日まで、どのような流れでどんなことをしているのか、をヒアリング。

ヒアリングした内容を元に簡単に業務フローを書いて頭の中の整理をしていきました。（ざっくり↓な感じです）

課題を見つける

現状がわかった上で、次はTo Beをつくたかったのだけど、これがthe・理想！というものは思い浮かばなかった（ここは経験が足りない）

よって、「ココはこうできそう」とか「ここがイケてないな」ってところを課題として抽出することした。

1. PCスペックは人事がメールでヒアリング
2. 被保険者番号などを紙で提出をお願いされる
3. 初日のセキュリティ研修資料がめちゃめちゃむずい
4. PCは新入社員が手動でセットアップ
5. アカウントは個別に申請が必要
6. 自己紹介がない
7. これら内定後から入社までのプロセスが可視化されていない

その時の資料を漁ってみると、こんな感じのことを課題として上げていました（表現は変えています）

例えばPCスペックをメールでヒアリングというのも非効率だし、しかも何もない状態でスペックを聞かれても、どこまでルールとして許されているのかわからず、かなり回答しにくいなと感じました。

また私が入ったことによって、ITも含めた流れに変えていかなければいけないなっと。

それぞれの課題を解決

解決したい課題が見つかったところで、これらを個別に解決していきます。

1. PCは人事がメールでヒアリング
　→　Googleフォームでヒアリング。スペックは選びやすいように構成パターン作って選択できるように変更
2. 被保険者番号などを紙で提出をお願いされる
　→　SmartHRに直接入力する
3. 難しいセキュリティ研修資料
　→　資料と説明をシンプルに。受講記録と改善アンケート付き
4. PCは新入社員がセットアップ
　→　ポリシー策定、Jamf Pro導入することで一定の品質で自動設定
5. アカウントは個別に申請が必要
　→　標準ツールのアカウントは事前に作成。必要なのはパスワード変更やログイン確認のみ
6. 自己紹介がない
　→　Slackでの自己紹介を促す
7. これら内定後から入社までのプロセスが可視化されていない
　→　自分が整理するためにプロセスをドキュメント化

解決によって得たもの

1. 人事とITの工数は削減
2. 新入社員の体験向上
3. プロセス可視化によって今後関係者が増えても理解が早い

今はさらにアップデート

現在は採用のメンバーが増えて、入社時にオリエンまで実施されるようになった。個人的な経験則だと、30名の企業で初日にオリエンが実施されるってめちゃめちゃすごい（PCがセットアップされているのもすごいけどｗ）

その他に小さいレベルではたくさんアップデートされている。

組織が拡大するごとに入社プロセスに関わる人達は増えてくるので、プロセスは複雑になり、最適化が必要になってくると思う。

次回は入社する立場で思うことを書いていきます。