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これで新年度も安心！Microsoft365ライセンスの追加・付け替え手順についておさらいします！

あどみ@ティーケーネットサービス

こんにちは、あどみです！
あっという間に3月、来月からは多くの企業で新年度ですね。
年度が替わるタイミングでは、社員の退職や部署異動、新入社員の入社などさまざまなイベントがありますよね。
そこで今回は、Microsoft 365 で必要な操作やユーザーの追加、ライセンスの付与などをおさらいしていきたいと思います。


新入社員が入社する場合

ライセンスの追加

まずは、必要なライセンスを追加で購入しましょう。
購入方法は会社によって異なりますので割愛します。
すでに購入済みであったり、社員の退職や部署異動でライセンスが浮いている場合は次に進んでください。

ユーザーの作成

次にユーザーを作成しましょう。
管理者権限を持つアカウントで、Microsoft 365 管理センターに入ります。

左のメニューから、ユーザー＞アクティブなユーザーを開きます。

ユーザーの追加をクリックします。

名前やユーザー名を入力します。
ユーザー名はテナント内の他のユーザーと重複しないように設定します。また、パスワードについてもここで設定します。

次の画面でライセンスを割り当てます。
もしライセンスの調達がまだ終わっていなければ、あとからでも付与できるので何も選択せずに次へ進んでください。

追加で部署名や役職などの情報を入力したい場合はここで入力します。これも後から編集できるので飛ばしても大丈夫です。

次へをクリックしてユーザーの作成が完了です。

※注意※
オンプレミスのActiveDirectoryでユーザーを管理し、Microsoft 365 に同期をかけている場合は、ActiveDirectoryでユーザーを作成し同期されてからライセンスを付与してください。30分間隔で自動同期がかかりますが、即時反映させたい場合はPowerShellで手動同期のコマンドを流してください。
管理センターから作成したユーザーはActiveDirectoryには同期されませんのでご注意ください。


部署異動して必要なライセンスが変わった場合

このケースはあまりないかもしれませんが…ライセンスの付け替えが必要な場合、とお考えください。

ライセンスを付け替える

※付け替え先のライセンスの調達が済んでいる前提です。
管理者権限を持つアカウントで、Microsoft 365 管理センターに入ります。

左のメニューから、ユーザー＞アクティブなユーザーを開きます。
ライセンスを付け替えたいユーザーを選択し、ライセンスとアプリのタブを開きます。

ここで使わないライセンスのチェックを外す＆必要なライセンスのチェックを付けて変更を保存して完了です。

Microsoft 365 Business Basic から Microsoft 365 Business Standardへ付け替えた場合などは、続けてOfficeアプリケーションのインストールもしてください。
▶実施手順はこちら


社員が退職した場合

こちらは少し手間がかかり、気を付けることが多いです。なので、細かいことは今度別の記事にしたいと思います。
今回は簡潔に手順だけ示します。

  1. 退職者がMicrosoft 365にログインできないようにする

  2. 退職者のメールボックスの内容を保存する or 共有メールボックスに変換する

  3. OneDriveのデータへのアクセス権を退職者の上司などに付与する

  4. ライセンスの割り当てを外す

  5. ユーザーアカウントを削除する

簡単にですが、一般的に社員が退職した場合は上記の手順でライセンスの割り当て解除とユーザーの削除が必要です。ライセンスの割り当て解除後、ユーザーのデータは30日間保持されます。

逆に言うと、ライセンスの割り当て解除をすると、ユーザーのデータが一定期間後に消えてしまうということなので、
「〇〇さんは1年休職するからライセンスだけ外しておこう」と解除してしまうと復職後に困ってしまいます…

そんなときは例えば、休職する社員がMicrosoft 365 Business Standardを使っていたなら、とりあえずOneDriveやメールの内容、Teamsのチームなどがそのまま残っていればいいと思うので、Microsoft 365 Business Basicに付け替えるというのもアリだと思います。

おわりに

今回はMicrosoft 365のライセンスの追加や付け替えについておさらいしました。今回スクリーンショットをいくつか使っていますが、Microsoft 365 はいつ画面のレイアウトが変わるかわからないので、細かいところが違っていたらすみません。流れや考え方自体はほとんど変わらないので、ご参考なれば幸いです。

社内にIT担当がいなかったり、本来業務と兼任でITにまで手が回らないという方は、当社でもお手伝いができますのでお気軽にご相談ください。

それではまた！

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