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Salesforce「リストビュー」の社内ルールを整理しました

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  • リストビューがたくさんあって、目的のビューを選択しづらい

  • 名称からしてたぶん今は使われていなさそうだけど、確認元がわからない

  • 「すべて」のリストビューで、知らぬまに検索条件が絞られているじゃんね

という状況を受けて、「リストビュー」の社内ルールを整理しました。

以下、社内への周知内容をもとにご紹介します。

Salesforceを利用するすべてのユーザーに連絡です。

「リストビュー（SFのデータを一覧表示するフィルタのような機能）」は、誰でも自由に作成することができますが、設定によっては「SFを利用するすべてのユーザーに表示」されます。

現在、リストビューの運用ルールがなく、以下のような状態かと思います。
・現在は使われていなさそうだが、誰が利用しているのか不明で削除できないリストビューが存在する
・自分が作成したリストビューの「抽出条件」や「表示項目」が、別のユーザーによって変更されてしまうことがある
・そもそも「リストビュー」の作り方や公開範囲が分からない

今回、「リストビュー」の運用ルールを設け、以下のスライドにまとめました。

Slackチャンネル「#news-sf-salesforce」への周知


p.2
p.3
p.4
p.5

運用ルールに関する詳細の説明スライドを挟んで、

p.9

以上です。


補足1

リストビューで設定可能な共有範囲

  • 自分のみがこのリストビューを表示できる

  • すべてのユーザーがこのリストビューを作成できる

  • リストビューをユーザーグループと共有

のうち、

システム管理者
・自分のみがこのリストビューを表示できる
・すべてのユーザーがこのリストビューを作成できる
・リストビューをユーザーグループと共有

ユーザー
・自分のみがこのリストビューを表示できる
・リストビューをユーザーグループと共有

という整理ができればよかったのですが、

システム管理者権限「公開リストビューの管理」

システム管理者権限「公開リストビューの管理」のTRUE/FALSEで変わるのが、

公開リストビューの管理：FALSE
・自分のみがこのリストビューを表示できる

公開リストビューの管理：TRUE
・自分のみがこのリストビューを表示できる
・すべてのユーザーがこのリストビューを作成できる
・リストビューをユーザーグループと共有

となっており、

今までも権限あったということと、「ユーザーグループとの共有」はユーザー目線で欲しいかなぁ

ということで、「運用でカバー」することになりました。


補足2

「リストビューをユーザーグループと共有」にて、自分が含まれていないユーザーグループと共有する設定にしていても、「公開リストビューの管理」権限をもっているユーザーは、「リストビューをユーザーグループと共有」で作成されたすべてのリストビューが表示されます

ちょうどこの整理を進めていた最中に参加した「JapanDreamin’2025」の『Adminの設定あるある話』セッションにて知りました。「マジか！」と。

そうなると、

システム管理者のほか、各部門の管理者に「公開リストビューの管理」権限を付与して、チーム単位で共有したいリストビューの管理をお願いする

など、「プロファイル」「権限セット」含めた整理が必要になるのですが、そこまでは間に合っていないので、

*但し、全ユーザーに表示されます

という但し書きをつけるにとどまりました。

p.9


今回、自組織での運用をnoteに書くにあたって、

  • 他社さんで、キッチリとした運用されてるところがきっとたくさんあって、自組織の現状について書くのは気が引ける

という気持ちもあったのですが、ルールの整理にあたって自分でも事例を調べてみましたし、何かしらの参考になればうれしいです。


以上です！
（約1,500文字）



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