#troccoUG 情報発信も継続は力なり ~ Slackチャンネルを整備しました ~
みなさんこんにちは、troccoUGのコミュニティマネージャー たいがーです🐯
troccoUGでは、オフラインイベントとオンラインコミュニケーションの場であるSlackを用意しています。
現在は既存のSlackチャンネル整備を行っており、その記録をこちらに書いていこうと思います。
過去のやり取りが見えず、コミュニティの雰囲気が掴めない
私が入社前からSlack自体は立ち上がっていました。そのため、入社後にtroccoUGのSlackに招待していただきました。その時のチャンネル一覧がこちらです。
#00_troccoユーザ会に初めて入ったらこちらを読んでください
#01_自己紹介
#02_trocco質問_相談部屋
#03_データにまつわる雑談部屋
#04_ざっくり雑談部屋
#05_ユーザ会イベント部屋
#all_全体共有
チャンネル一覧だけ並べてみると違和感がないように思いますが、問題はその中身でした。
中身が何も見えず、どのような会話がされていたのか把握できない
現在、troccoUGのSlackのワークスペースではフリープランを利用中です。
そのため、各メッセージが90日間のみ表示できます。
結果、上記チャンネルのほとんどの内容が見えない状態になっていました。
00_troccoユーザ会に初めて入ったらこちらを読んでくださいと書いてあるはずなのに、開いてみると何もわからないという状況です。
自己紹介もこれまで話してきた内容も見えないため、どのようなコミュニティメンバーがいるかが分からず、結果的に途中参加してきたメンバーに不安感を煽りかねないものになっていました。
そこで、今回Slackチャンネルの見直しを決意しました。
既存のチャンネルを(ほとんど)アーカイブし、設計を見直す
そもそも、どのような時にSlackを使いたいのでしょうか。
ユーザーさん同士で横の繋がりを作ってもらう
気軽な情報共有の場として使ってもらう
(運営的な情報をアナウンスする)
ざっくりとこのように考えてみました。
その場合、どのチャンネルでどのような情報が流れてくるのかがわかりやすくあるべきだと思い、チャンネル名やそれぞれの内容を見直しました。
そうして出来たチャンネル一覧がこちらです。
#04_ざっくり雑談部屋
#05_ユーザ会イベント部屋
#all_全体共有
#events-kansai
#events-tokyo
#random-data
上から2つのチャンネルは現在移行中で、今月中のアーカイブを予定しております。さらに#all_全体共有 チャンネルも別のチャンネルに移行しようと思っていたのですが、そのまま利用することになりました。(理由は後述)
最初は全てのチャンネルをアーカイブして作り替えることも検討したのですが、事前にアナウンスを行っていたイベントもあったため、一部チャンネルもそのイベント終了まで残すことにしました。
各チャンネルの詳細
既存で残っているもの以外のチャンネルについて、どのようなチャンネルにしたのか書いていきます。
#all_全体共有
こちらのチャンネルでは全体へのアナウンスをメインに行います。
本当は別でチャンネルを立ち上げて全体共有用にしようと思っていたのですが、Slackの仕様上自動追加が行われることが判明しました。
そのため全体共有用チャンネルは移行を行わず、進めていくことにしました。
メンバーは #general チャンネルに自動追加されます。この動作は変更できません。
ゲストはデフォルトのチャンネルに自動追加されません。
こちらのチャンネルでは新しい支部の立ち上がりのお知らせ、全体のスケジュールの共有などを投稿する予定です。
現状ほとんどのイベントを東京で実施しているため、しばらくは各地方のイベントもアナウンスする予定です。
#events-〇〇(地方名)
こちらのチャンネルでは、各地方のイベントの告知・資料の共有や公開などを行います。各地イベントに参加されたことがある方を手作業でまとめ、招待しました。
他の地方のイベントが知りたい方も参加可能という形にしています。
#ramdom-〇〇
こちらは各種雑談チャンネルとして作成しています。現在は、#ramdom-dataのみ作成しました。ユーザーさんが「これはチャンネルを分けた方が良い！」となるまで盛り上がることが目標です！笑
troccoに関するユーザーさんのアウトプットを展開したり、新しいアップデートが出た時に盛り上がる場になって欲しいなと思っています。
#ramdom-dataで情報を発信し続けるためにコンテンツを探る
こちらのnoteでも書かれていますが、Slackでの情報提供は継続することが本当に大事だなと思います。見ていただくためにも「ここは面白い・タメになる情報が流れてくる場だ！」とユーザーさんに気づいてもらうことが大切だと思っています。
現在、ユーザーさんやprimeNumber社員が書いている技術ブログを見直しています。どのような発信をされているのかを見ることで、実際にコミュニティイベントの参考にもなるかと思い、日付順にスプレッドシートに格納していただくようにしました。
(元々、社内のSlackチャンネルのみにブログをbotでポストするようにしていたものを、スプレッドシートにも流し込むようにしていただきました。D先生ありがとう…)
合わせて、「これはいい記事だ！！」と思ったものを週1ペースでSlack(#ramdom-data)に流すようにしています。
こんにちは。弊社あるあるのご共有です。初めてtroccoに関わる人は大体toroccoとタイポする
先日、とあるユーザーさんがこんなポストをしてくださって、とてもほっこりしました。(そしてあるあるらしく、たくさんリアクションがついていましたw)
こうやって一緒に盛り上げてくださる方がいるのはありがたいですね…これからも一緒に頑張っていきたいところです！
さて、ここまではチャンネルのお話をしていきましたが、そもそも移行までの準備でやったことについても書いていこうと思います。
チャンネル移行のための準備
どのチャンネルにどなたを入れるか決める
今回の整備では、全体の雑談チャンネルとなり得る#ramdom-dataに全員招待することにしました。
他にも、#event-〇〇 のチャンネルでどこまでを招待するかを決める必要がありましたが、これまで各地方イベントに参加した方を洗い出して招待することにしました。
メンバーリストのダウンロード
Slackの管理者はワークスペース内のメンバーリストをダウンロードすることができます。
こちらのリストはCSV形式でダウンロードされます。
Slackのチャンネル招待はメールアドレスでも実行可能なため、CSVファイルからメールアドレスだけを取得し、招待を実施しました。
既存イベントの参加者リストの洗い出し
合わせて今まで開催したイベントの参加者の方を洗い出し、各地方のイベントに参加された方のみを招待しました。
こちらはGoogleスプレッドシートを見ながらリストを作り、実施しました。
デフォルトのチャンネルを設定する
これは途中まで忘れていたのですが、最後にデフォルトで参加するチャンネルの設定を変更しました。
こちらを設定していないと、既存のチャンネルのみに招待されるので、整備しても意味がなくなるところでした。
(今後、もしかしたらフリープランではできない)Welcome botを導入したい
新しくSlackに入った方に自動でチャンネルの紹介を投げられるようになったらいいなとは思っているのですが、おそらく自動化は有料プランのみらしく人力で頑張る形になるかなと思っています。
(試せていないのですが、こちらならできるのかな…と思うので、いつか試したいなと思っています。)
Slack整備の時に参考にさせていただいたnoteたち
今回の整備にあたり、Slackユーザーコミュニティ JCNのさよさんのnoteを本当に参考にさせていただきました。
そして、このブログがあったからこそ「私もnote書くか！」という気持ちになりました。ありがとうございます！(Xでシェアした時にさよさんから丁寧にコメントをいただいて嬉しかったです！)
他にも命名規則の参考に、こちらも拝見しました。
今はこれで！と決めて運用を始めていますが、社内からチャンネル名は日本語の方が良いのでは？というコメントもあり、難しいなと感じています。しばらくは今回決めたもので進める予定です！
コミュニティ活動はまだまだ始まったばかり
とにかく今はSlackをガンガン動かすことが重要だなと思っています。ユーザーさんからのコメントも増えてくると嬉しいですね！
ユーザーの方からフィードバックをいただいたことも大きなきっかけに
いつかやらなきゃなと思っていたのですが、正直少し後回しになっていたSlackの整備。
先日troccoUGにも毎度参加してくださっているユーザーさんと直接お話する機会があり、ユーザー会Slackについてもお話しさせていただきました。
「Slackの過去履歴が見られないのが気になる…過去の登壇資料が見られるようになって欲しい。」とフィードバックをいただきました。
まずは改革の第一歩として、Slackの整備を行いました。
資料公開については事前の案内でカバーできる部分も多そうなので、今後のイベントでは調整していく予定です。ただ資料の公開は企業文化によっても可否が異なってくるため、ユーザーさんと折衷案を探りながら進めていこうと思っています。
アウトプットいただくことで、企業の採用や登壇者の方自身のキャリアにも影響していくのではないかと思うので、ぜひ公開いただけるようにしていきたいですね。
これからもコミュニティを盛り上げられるように頑張っていきます！ぜひ懇親会等でフィードバックなどいただけると嬉しいです。
以上、たいがーでした🐯
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