EcoIP✖Mattermost：システムとチャットツールの連携のお話

明けましておめでとうございます。
今年もよろしくお願いします。

今年最初の記事も、引続きシステムの話です。
詳しくは、社員同士のコミュニケーションツールについて語りたいと思います。

１：皆さんは何ツールを使ってますか？

皆さんは、会社で社員同士のコミュニケーションツールとして、何を使っているんでしょうか？

Chatwork？LINE？Slack？それとも、Email？

私は、前職でChatworkを使っていました。
２０１４年独立してからは、Chatworkと平行してSlackも使っていました。
２０１７年後半からは、ChatworkとSlackを辞め、Mattermostに一本化しました。

現在、我々は、Mattermostを使って社員同士のコミュニケーションを取っています。
しかも、Mattermostにロボットを組み込んで、
EcoIPと連携してメッセージを自動ブッシュさせています。

EcoIPとしては、昔からコミュニケーション・ツールへの情報プッシュ機能を揃っていました。

昔は社内コミュニケーションツールとしてScackを使っていて、EcoIPシステムとSlackを連携させて、一定条件を満たしたらメーッセージをSlackにプッシュさせて使っていました。

その後、無料版Slackの限界を感じ、Slackの代替ツールとして、Mattermostを自前サーバーに構築して、社員同士のコミュニケーションを取っていました。

Slackは無料で利用しようとすると、直近の10,000メッセージまでしか検索できません。30人の社員で、一人1日１０個のメッセージを生み出すとしたら、たった１ヶ月分のメッセージの量になります。すなわち、１ヶ月前のメッセージは検索できないことになります。これは非常に不便でした。

そこで、こんな上限が一切ない、オープンソースのビジネスチャットツールである「Mattermost」に移行しました。

私は、Slackに比べ、Mattermostのほうが優れていると思っています。
Mattermostの良さについては、下記記事参照。

ここでは、特に、Mattermostの基本機能に加え、
我々のEcoIPシステムと、社内チャットツールであるMattermostの連携についてお話します。

２：Mattermostの基本機能

Mattermostを自前サーバーに構築するとこんな感じになります。

EcoIPに入り口が設けられています。

Login画面

このツールは、WEBページ上でもアクセスできるし、

ご覧のように、Mattermostは、PC用ソフト、スマホ専用のアプリを揃っています。
社員同士のやり取りであれば、十分な機能で、Slackとは大差ないと思います。
また、オープンソースなので、自前のサーバーに構築すれば、上限無しで自由に使うことができます。

３：EcoIPとの連携

Mattermostは、基本的に、事務所内の告知や、ノーハウ共有、お茶の会などの一部所員のみが入っているグループを気軽に作れますので、
社員同士がコミュニケーションを取るために気軽に使うことができます。

ご覧の通り、Mattermostは、社内チャットツールとして、我々のEcoIPシステムに組み込まれています。

特に、Mattermostは非常に２次開発しやすい仕組みになっているので、
我々は、MattermostとEcoIPを連携させて、
ワークフローで、タスクが回って来たタイミングで、
担当者に関連事項を自動的にプッシュさせるようにしています。

EcoIPの業務管理

EcoIPシステムでは、
業務管理を非常に重要視しています。
メニューの配置をみても分かるように、
業務管理が案件管理よりも前に置かれています。

業務管理というのは、ワークフローの管理です。
EcoIPは、全ての社員がIDを持っていることを前提としているシステムです。
社員それぞれが自分のIDを持って使って初めて、EcoIPの良さが発揮できるので、お客様には、少なくとも社員数のIDを使うことを推薦しており、実際、社員数よりも多くのIDを発行しています。そのため、EcoIPの利用料金と、ID数の関係性を非常に薄くしています。
この話については後日します。

取り敢えず、EcoIPでは、お客様にお金請求ができる業務について、原則、全てワークフロー（略称：WF）を建ててから回すようにオススメしています。
社員の業績についても、すべてWFから自動的に統計取れるようになるため、WFで回さなかった業務は、そもそも、歩合のカウントがされなくなります。

このように、我々は全ての売上に直結する業務はワークフローで回しているので、
タスクが自分に回って来た時、それをいち早く、的確に担当者にお知らせする必要があります。

それを、我々はMattermostを使って実現しています。

ワークフローの中で、タスクが自分に回って来た時、
Mattermostに作り込んだecoip-botと言うロボットが、担当者宛にメッセージを送ります。

このように、仕事が回って来た時、Mattermostに新規メッセージが届きます。

ここに届くメッセージから把握できる情報は、
（１）どの案件に対する、（２）何の仕事が、（３）誰から回って来たか、
になります。

しかも、各種期限（法定期限、顧客期限、社内期限）と、前の担当者からのコメントも付いています。

更に、
ここで青色になっている、案件番号と、ワークタスク（WT名称）は、クリック可能になっていて、
これらをクリックすると、関連案件や、関連ワークタスクをWEB上で開くことができます。

４：まとめ

このように、自社サーバーにオープンソースのチャットツールであるMattermostを構築し、それを使って社員同士のコミュニケーションを取ることで、日常の零細な情報を蓄積する事が可能になり、上限なく過去分の蓄積された情報を対象に検索を掛けることができ、それらの情報を簡単に使い回すことで、益々業務の効率化が図られます。

しかも、ロボットを使って、システムからのお知らせを、チャットツールに直接飛ばすことで、社員は、漏れなく仕事を推進させることができます。

ＴＲＹ㈱、ＬＴＡＳＳ㈱の代表取締役。
東北大学（CNIHA）工学部、東京理科大MIP卒。２００７年来日、東京の特許調査会社と特許事務所を経て２０１４年に起業。総合的知財管理システムＥＣＯＩＰを自社開発。