郵便物が証拠に？内容証明を作ろう！
郵便局にはいろいろなサービスがありますが、内容証明郵便をご存知でしょうか？
内容証明郵便とは、いつ誰かどんな内容の手紙を出したか公的に証明してくれるサービスです。その為、相手に出す郵便物を郵便局も保管してくれます。
自分用、相手用、郵便局用、の同じ書類3部を郵便局に出し、それぞれが手にすることで公的な資料となります。
主に裁判所などに出す証拠書類として使うことを想定して出すもので、出す場合は条件があります。
区別 字数・行数の制限
縦書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内
文字数なども定められていますが、実は個人でも作れるものです。
難しく見えますが、条件さえ満たせば中身は自由です。
その為、内容証明だからといって単体で強制力はありません。
ただし、内容証明郵便は良い使われ方をしません。
借金の取り立てや、賠償金請求に主に使われます。
また、公的な資料になるということもあって、宣戦布告というような意味合いがあります。
誰かと争いがある場合、書くことになるかもしれません。
これはワードで作ったA4サイズ用の内容証明のテンプレートです。
文字数が設定してあるので、打ち込めば文字数を数える心配はまずありません。
文字数以外の規定は特にないので、こんな感じになっています。
必要なのは
1.会社の住所
2.社長の名前と役職名(代表取締役)
3.自分の住所
4.自分の名前
・内容
・自分の印鑑
になります。
「記」と書いてある部分がありますね。
内容証明は借金や賠償金などの請求によく使われるので、ここに改めて請求額や賠償金を支払う物品名を記載したりします。
なので、いらない場合はなくても大丈夫です。
テンプレートでは支払いの催促に関する返答になっているので、催促の金額が記載してあります。
内容証明は個人で組合に加入した場合などにも、会社へ出す書類の1つです。
内容は自由ですが、敬語が心配な方は参考資料を見ながら作りましょう。
ちなみに、3通分全て同じ文章でなくてはいけません。
打ち込みが終わったら3通分コピーしましょう。
何枚になりましたか？
内容証明は枚数によって値段が違います。
枚数が多いほど高くなります。
基本料金が高額なので、なるべく枚数を少なくすると安く済みます。
謄本 1枚 2枚 3枚 4枚 5枚
料金 440円 700円 960円 1,220円 1,480円
ちなみに、内容証明の書類代と郵送料は別になっています。
基本的に内容証明郵便と配達証明郵をセットで使います。
なので、この謄本料金＋郵送料＋配達証明
が料金となります。
440(内容証明)＋84(郵送料)＋320(配達証明)
＝844円
となり、1枚だけでも800円以上掛かります。
1枚だけなら印鑑は必要ではないのですが、打ち込んでみると住所だけでも文字数があり、行間が広いのですぐに1枚埋まってしまうと思います。
1枚で済むことはほとんどないと考えておいた方がいでしょう。
2枚以上の場合、ホチキスで製本します。ノートと同じ部分にホチキスをすれば大丈夫なので、最低2カ所はホチキスで留めます。
ホチキスで留めたら、見開きに印鑑を押します。
印鑑を押す時に、ホチキスの留め方が浅いと上手く押せません。
少し深めにホチキスで留めるといいでしょう。
製本用のテープなどもありますが、必ず必要ではありません。
基本料金がそもそも高いので、綺麗に折り目が付けば大丈夫です。
印鑑を3つの書類全てに押します。
3つ同じ書類が出来ましたか？
次は封筒を1つ用意しましょう。
なぜ1つかというと、自分用と郵便局用の書類は郵送しないからです。
内容証明の書類は訂正となると、訂正印が必要となります。(※印鑑で大丈夫です)
ですが、大体は「封筒の宛名」で郵便局から訂正を
求められることが多いです。
書類にある名前と1字でも違うと駄目です。
封筒は訂正印はいりません。
二重線や修正テープで大丈夫ですが、不恰好になります。
手書きが多い封筒になると、漢字を間違えたりしがちです。
心配な人は宛名も印字にしてのりで貼るか、無地の封筒をもう1枚持っていきましょう。
印鑑も念のため持って行って下さい。
郵便局員の方が2人以上で確認し、1字1字数えてくれます。
かなり時間が掛かるので、時間にゆとりを持って行きましょう。
内容証明郵便は特殊な郵便となるので、取り扱いがない場合もあります。
出す場合は、本局がおすすめです。
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