報告書類でパワポを禁止した件

みなさん、こんにちわ。

そろそろ役職就きたい著者です。

先日、遂にキレてパワポ禁止にしました。事の顛末を書き出します。

とても見辛い資料に遭遇した

4月のある日にパワポだからこそ出来る、横からシャッ、上からストッとかジワァ〜と浮かび上がってくる文字や画像。これマジで使う奴いるんだな、と思う報告会がありました。

今回の報告会で使う資料の形式には特に決まりはなく、Excelだろうが、PowerPointだろうが、Wordだろうが、メモパッドだろうが良いのです。本社への報告資料はパワポだけど。なので、大体はパワポで作成されて、披露されるのです。

今回の問題の資料は、ある報告者がスクリーンに表示したパワポ資料でした。

記載されていない事項をペラペラと喋りながら、都度、ドヤ顔でエンターキーをポン押しして、文字がシャッとかストッとかジワァ〜。

（中間管理録トネガワ1巻より引用）

画像のように、トネガワの左衛門三郎を彷彿とさせる感じでした。

各事業所の報告会の内容を、報告会で使用された資料を添付して上長へレビューしないといけない役割を今回から任された為、各報告者の作成してプレゼンのあった資料を見返すのですが、文字をアニメーションでコテコテにしてくれてたクソパワポについては、見返しても見返しても見返しても伝えたい事が理解できませんでした。

文字が記載されているのに、書かれている内容が理解できなかったのです。ここでレビュー作業員は「資料を再度書き起こして、その資料をもとにレビューする」という二度手間が必要となるわけです。終わってる。。

ここで思うわけです。「この資料作るのにどれだけ人件費がかかっているのだろうか」と。

作成者にインタビューします。

業務日誌は付けていない事業所なので、作成の過程や作業工程は聞き起こしが必要でした。正直言うと、時間もありませんでしたが、今後もこんな資料を作成されるなんて苦痛の何物でもありませんでしたので、これは取り敢えず聞くしかないと思い、重い腰を上げました。

インタビュー内容
・資料で伝えたい本質はなんだったのか
・資料の作成時間
・報告会での成果（手応え）

上長も「面白そう」とついてきました。

本人は凄い自信で、まず「あの資料で何を伝えたいかわからないの？」と言う姿勢でした。まぁ年下に質問されてるし、それ位の感じできますよね。しかし負けてられません。ここで屈しては、またあの資料を展開されて、意味不明なまま資料を再作成し、上長への報告をしないといけないのです。

すると、またここで長い話が炸裂する訳です。上長ともども、資料には目もくれず、某会長のようにワードをオウム返しして、報告者の報告を理解しようと努めました。

（中間管理録トネガワ1巻より引用）

資料の作成時間を聞いて、「いや君ね、それ資料に書かなくて何処までの人に伝わると思っているの？」と言う思いをもとに、やんわりと「印刷する前提でアニメーションを廃止して口頭で説明しなくても良いようなキチッと報告内容が記載された資料の再作成」を依頼しました。成果（手応え）は聞きませんでした。疲れたから。

ちなみに作業時間は1週間。42時間近くを使い、クソパワポを作成し、報告の練習しての参加だったようです。

再提出された資料を見て

3日経ってから再提出がありました。納期漏れで怒られた次の日です。

資料にはビッチリと日本語と略しがちな英単語が羅列しており、文字の大きさは8ポイント位のパワポが送付されてきました。

文字で起こすなら、Wordを使え。と思いながら取り敢えず次月（5月）に期待しました。

気持ちはわからんでもないかも？

確かにパワーポイントを敢えて使うと言うのは、自身の資料作成能力を誇示することに直結するし、周りもパワポ中心なので使う気持ちはわかるかもしれませんね。また、編集もみんなが実際に使っているから安易で、利用するに越したことはないのかもしれません。

「パワポ　資料作成　コツ」でググれば色々出てくるし、まぁ最初は仕方ないかと思いながら、人の事を言える程に使いこなせていないので、それ以上は踏み込みませんでした。

次月（5月）の報告会の様子

さて、先月（4月）のアレがあった後の報告会です。ちょっと安心して見られるかと思って気を抜いていました。

数人の後に、先月（4月）問題となった人の報告が始まります。

（中間管理録トネガワ1巻より引用）

後ろで笑う上長。（先月のアレで、今回やって来た）

（中間管理録トネガワ3巻より引用）

決断する、パワポの禁止

資料の内容は相変わらずカスカスで、何を伝えたいのか、また言葉を浴びせかける系の報告でした。

　ク　ソ　！　ク　ソ　パ　ワ　ポ　！　ク　ソ　パ　ワ　ポ　撲　滅　し　た　い　！　使　わ　せ　な　い　よ　う　に　し　よ　う　！

その報告会終わりに早速上長へ掛け合い、「好きにしたら良い」と言われたので、この報告会に関してはパワポの使用を禁止にしました。

Wordでの文書作成を主として、最大3ページまでで資料を作るようにしました。さて、来月（6月）以降どうなるのだろうか。

皆さんもパワポ使う際は、怒られないように、見易いけど内容があって訴求力の高いファイルを作成しましょうね。。

Fin.