Third place day 申込締切と運営追い込み
Third place day（2024/12/3開催）イベントは参加方法によって、申込締め切りを分けてきました。
なぜ、わざわざタイミングを分けたのでしょうか。その理由を掘り下げてみましょう。
また、運営メンバーとの準備の追い込みについて書かせていただきます。
Third place day申込締切の順番をなぜ分けたのか？
Third place dayは、リアルの会場参加をメインとしつつ、オンラインでの参加も可能という「ハイブリット」型のイベントとして設計しました。
コロナ禍を経て、オンラインシフトしたイベントをリアルのオフラインの形に戻しつつつも、双方のメリットを活かすには、ハイブリット型が最適なのは理解しています。（もちろん、運営スタイルとして大変なのは事実ですが）
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① 運営スタッフ枠（事前・当日の運営協力）
※ 締切：11/1（金）19時まで
0円 10人
② リアル会場参加枠（懇親会代含む）
※ 締切：11/27（水）19時まで
3000円 100人
③ オンライン・ライブ参加枠（Zoom参加）
※ 締切：11/29（金）19時まで
500円 100人
④ アーカイブ参加枠（後日録画視聴）
※ 締切：12/1（日）19時まで
500円 100人
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上記４パターンの参加申込スタイルを設けて、締切時期も分散して設定しています。
リアル参加枠は２パターン
まずは、規模を考えると、運営は一人でできるはずはないので、協力者を集めなければいけません。
参加費を0円にして、協力に関わる対価をギフトするために、10名枠で設定します。
こちらは協力見込みの方に、事前に打診済みだったのですが、これはスタート当初の申し込みの勢いをつけたい、という意味でも大事でした。
当然、準備への協力も伴うので、開催の1ヶ月前、Peatixのイベントページをリリースして１週間以内という短期に設定しています。
次に、リアル会場参加枠ですが、こちらを一番集めたいので、力点をおく必要があります。
悩ましいのは参加費です。
会場や環境、振る舞う食事などを考慮すると、一定の値付けをしなければいけません。
ただ、価格が高いと参加に渋ってしまう気持ちはわかります。
また、赤字になると、主催者としては頭が痛くなります。
Peatixの場合、参加費徴収として精算処理などの負担がなく、とても便利な反面、手数料がかかるという点も無視できません。
今回、会場に参加するための入館証となるQRコード発行を考えると開催の１週間前に締切としないと、処理や連絡が間に合わなくなります。
オンライン枠の話
リアルのオフラインだけにすると、開催会場との物理的な距離、開催時間に間に合わない、当日は別件の予定がある、仕事の都合で無理、という方が一定数はいるものです。
だからこそ、リアル開催の前半パートは、zoomを使っての参加を行えるライブ配信型を設けました。
これは、オンタイムで会場とは熱量は劣るものの、伝わるライブ感は良いものです。
この模様を録画して、アーカイブ枠として、展開する枠を設けます。
「オンライン枠なんて無料が当たり前だろ！」
という批判的な思いは理解できますが、運営負担だけでなく、コンテンツの価値を踏まえると無料にするわけにはいかない！と決断しました。
価格設定は頭が痛いものの、ワンコインの500円と設定しました。
このオンラインの２種類の枠は、開催期日、ギリギリに近いところまで申込期限を設けました。
運営追い込みの話
参加人数が見えてこないと、会場の中で配置、必要なケータリングの量、コストも見えてきません。
リアル開催の締切に向けて、当日のスケジュールを流し込んできます。
タイムテーブルと役割の確認、漏れがないように、１つ１つ潰していきます。
運営メンバーだけでなく、ケータリング業者さんのスケジュールや支払いの段取りもあり、会場内の配置とコンテンツの段取りも続いていきます。
整理していくと、細かい漏れも見えてきますし、役割の追加などを行っていくと、当日のシミュレーションが見えてきます。
結果として開催5日前からは、毎日、オンラインのMTGを数回に分けて、運営メンバーと話をして、共有を進めています。
開催直前まで、アドレナリンを出しながら、全力で走っています。